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安排工作3祕訣,做事俐落、效率高

2019-11-19 21:31:23
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">取材自《工作一次就做對──成為可靠的職場紅人超簡單53招》,小田切展子著,春光出版。整理 / 廖婉芸</span> 即使是同

取材自《工作一次就做對──成為可靠的職場紅人超簡單53招》,小田切展子著,春光出版。整理 / 廖婉芸

即使是同樣的工作內容,每個人所花費的時間與完成工作的品質,顯然還是有相當大的差異。其實只要掌握以下這3大訣竅,任何人都能在不出錯的情況下,乾淨俐落地完成工作。

1.整頓辦公環境:
丟滿凌亂文件的辦公桌,以及堆積如山的未處理案件,會讓人有一種「不知該從哪裡著手才好」的緊張感覺。要是把已處理的文件與尚未處理的文件混在一起,則會造成更大的問題。

所幸,只要先確實做好分類,就能順利地進行工作。

你可以先準備一個專門放文件的盒子,能讓送來的文件(例如上司交代的工作、郵件、傳真等等)整齊地收納在盒子裡,以免送件人隨意放置,導致文件散亂、甚至丟失。

碰到要出差或放假時,可在最後上班日的下班前,先在辦公桌上放一個盒子,請大家「把文件放在這裡」;當然,像公司內部公報之類的分發刊物或傳閱的資料等等,也可以放進盒子裡。

這樣的話,就能避免桌面陷入整個被文件埋起來的「混亂狀態」。

此外,建議使用網狀或是透明壓克力製成的盒子,這樣即使將盒子疊在一起,也可以一眼就判斷出裡面是不是有文件。

2.依緊急程度決定優先順序:
分類與處理文件的要訣,就是判斷文件的「緊急度」;至於處理的優先順序,便是按照緊急度來決定。

一般而言,必須趕快處理的文件,大多會蓋著「緊急」(urgent)的印章,所以在著手處理之前,請先檢視所有文件,挑出緊急度高的文件優先處理。

不過,當看到緊急度高的文件時,雖然想立刻開始著手處理,但是,最好先將所有文件檢查一遍。

因為,在還沒確認的文件中,可能會有進一步的消息,或更新/訂正的內容,所以必須先行確認,以免在還沒完全弄清楚狀況時就開始處理。同時也要檢查電子郵件信箱,因為有可能會透過電子郵件收到後續聯絡的相關內容。

在工作場合中,除了例行事務之外,通常也會出現各式各樣不同的工作,而且大部分都設有期限,所以如果同時處理好幾件案子,就要考量每個案子的完成期限及所需時間,來判斷優先順序。這裡舉一個簡單的例子來做具體說明:

工作①和工作②的期限差了1小時,所以先做完①再做②也沒問題。順序就是①→②→③。
但是,因為工作②有人正等著收文件,考慮到這個工作只要30秒就能完成,所以就可以按照②→①→③的順序處理。

其實,工作的方法或順序並沒有正確答案,重點在於「用頭腦思考如何提升工作效率」,如此就能從每次工作時獲得的教訓中抓住要領,來確立自己「安排工作的方法」。

3.事先排定每日「工作紀錄表」:
「工作紀錄表」是為了管理日程而製作、像日曆一樣的東西。不管是使用有日期的記事本,或是自己做都可以(自製工作紀錄表,只要用影印紙裁切之後再裝訂即可)。

「工作紀錄表」的內容其實就是按照工作類型,寫上當天必須完成的工作。每天按表操課,就能省下不少時間,更不怕工作有所遺漏。

一旦工作告一段落,就可以確定「下次會有動作的日期」,並在確定時間點的當下,寫上預定的工作內容,藉以確實掌握某件工作是「處理完畢」或「尚未處理」。如果有尚未完成的工作,而且即使延期處理也沒有什麼影響,那就再謄寫到下一個上班日。