Managertoday 經理人

釐清參與程度,化解模糊地帶

2019-11-20 08:09:07
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理‧撰文 / 林奐呈</span> 希臘哲學家亞里斯多德(Aristotle)曾說:「沒有圖示,就沒有深思。」(The s

整理‧撰文 / 林奐呈

希臘哲學家亞里斯多德(Aristotle)曾說:「沒有圖示,就沒有深思。」(The soul never thinks without a picture)。在企業運作中,對於團隊間的責任歸屬,常出現空白或模糊地帶,嚴重威脅執行力的貫徹。

在職場上,每個人的工作權責劃分,是否也可以使用圖解來說明?最佳的解決之道,就是運用ARCI法則,建立ARCI矩陣責任圖解。透過清楚的責任圖解模式,可以替我們闡明:「誰負責什麼?」(Who is responsible for what?)或「誰做些什麼?」(Who does what?)並且更精準地定義介入的程度,及當責者之所當為。

用ARCI,精準定義誰負責什麼

ARCI責任圖解的基本模式如【附圖】所示,團隊或組織要建立ARCI矩陣責任圖解,基本上有以下7步驟可以供參考:

1.確認關鍵性商業流程、功能、決定或活動,進一步分析這些流程與活動,視需要再細分成細項工作。此部分為【附圖】中ARCI矩陣之最左欄目。

2.確認須介入的人員、職位或部門。列成ARCI矩陣中的上端水平欄目。

3.建立中間區的角色與責任草圖。最初只與少數決策者進行,將A、R、C、I分別排入矩陣之中間部分。

4.召集所有參與人員,召開ARCI會議。說明、溝通並解決矩陣「草圖」中在流程/次流程、活動/次活動、人員/職位角色,及ARCI責任分配中的問題與建議,全體成員達成共識。

5.建檔已成立共識的ARCI矩陣責任圖。並將複本分送所有參與者及支援介面單位,公告周知,確定沒有人裝迷糊。

6.在後續會議中繼續溝通。強化ARCI責任圖解及當責的價值觀。

7.繼續追蹤,確保ARCI關係的正常運作。鼓勵參與人員遵守該有的角色,如有需要,則在過程中重審角色與責任,重建責任圖解。

ARCI是企業在經營時的重要工具,英特爾(Intel)前執行長安迪‧葛洛夫(Andy Grove)也曾跳下來在一個跨部門團隊裡當R(負責者),定期向他的A(當責者)報告,此時,就不是「官大學問大」,一切權責分明。

先進行水平分析、垂直分析

在這裡要提醒一點:建立責任圖解之前,要先做ARCI矩陣的「水平分析」和「垂直分析」。其中「水平分析」的重點在於,分析每一項活動/次活動包括哪些功能性角色,是否能夠順利完成;而「垂直分析」則針對個人或部門,分析責任分配的狀態,是否被閒置或壓力太大。

■水平分析:ARCI矩陣每一橫列的活動──
◎如果沒有R:工作沒人做,大家等著被批核、諮詢、告知,沒人把工作當成自己的。
◎如果沒有A:沒有人負全責。(注意:太多A也不行,只能有一個A。)
◎如果太多C:顧問諮詢意味著時間流失、成本增加,應該先自問:「我們真的需要顧問嗎?」
◎如果太多I:真的有這麼多人需要正式且定期的告知嗎?

■垂直分析:ARCI矩陣每一直欄的個人或部門──
◎如果太多R:這個人真的能夠執行這麼多工作嗎?活動能否進一步簡化?
◎如果是滿格(意指所有活動/次活動皆參與):這人需要介入這麼多活動嗎?他擔任的C可否降為I?擔任的I可否取消?
◎如果沒有A或R:如果這不是幕僚單位,那該考慮廢除或增強這人的功能。
◎如果太多A:主管有適當授權嗎?有些A可不可以退化成C或R?

特別注意:ARCI運作的形式準則
1.以「當責」概念形成的新文化,必須盡量減少重複、官僚的「『核對者』核對『核對』者」(Checkers checking checkers)、減少多層式輾轉報告(multiple reporting)。
2.盡量將A(當責者)和R(負責者)派往可能的、最低的階層,讓上位者不虛攬工作,下位者權、責、利益相符。
3.每一個活動只能有一個A。
4.權力必須與當責相隨,當責者要獲得適當授權。
5.盡量減少C和I人員的數目
6.所有的角色和責任必須定案、歸檔並完整溝通。