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3步驟活用「文件管理箱」工作絕不延遲

2019-11-12 09:36:06
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">取材自《零加班業績才能長紅》,吉越浩一郎著,春光出版。整理 / 陳芳毓 </span> 有「加班文化終結者」之稱的吉越

取材自《零加班業績才能長紅》,吉越浩一郎著,春光出版。整理 / 陳芳毓

有「加班文化終結者」之稱的吉越浩一郎,曾任日本黛安芬(Triumph)公司社長,以零加班制度提升員工的效率,創下讓公司連續19年業績持續成長的亮眼成績。

吉越目前自行創業,擔任顧問協助企業建立零加班制度。他認為,零加班制度的關鍵在於「完成期限」,也就是為每一件工作設定完成日期,這是白領工作者在不景氣當中,最重要的工作術。

吉越是在進入德商Melitta(專營咖啡機和周邊器材)工作時,初次接觸到「完成期限」這個詞。當他一走進Melitta的辦公室,便瞥見標示著1~12月與1~31日的大箱子,被稱為「文件管理箱」。箱內放的是依照月份與日期分類的檔案匣。每個檔案匣裡,都有當月或當天待完成工作的相關文件。

檔案匣的功用在於提升工作效率,使用方法包括以下3個步驟:
步驟1:一收到交派的工作,就從完成期限開始倒推,決定從什麼時候著手進行,然後將相關的筆記及文件等,全放入當月箱子當中。

步驟2:待完成月份迫近時,再換到標示「1~31日」的箱子,這次是針對哪天要做什麼工作,來進行分類,並將相關文件放入完成期限當日的檔案匣裡。

步驟3:早上一到公司先打開箱子,確認今天要做什麼事,努力完成就對了。
這樣一來,由於所有工作都訂有「完成期限」,不但能確保每件工作在一定時間內完成,也能確實提高工作效率,遠比依照案件分類更為精確。