3步驟活用「文件管理箱」工作絕不延遲

取材自《零加班業績才能長紅》，吉越浩一郎著，春光出版。整理 / 陳芳毓

有「加班文化終結者」之稱的吉越浩一郎，曾任日本黛安芬（Triumph）公司社長，以零加班制度提升員工的效率，創下讓公司連續19年業績持續成長的亮眼成績。

吉越目前自行創業，擔任顧問協助企業建立零加班制度。他認為，零加班制度的關鍵在於「完成期限」，也就是為每一件工作設定完成日期，這是白領工作者在不景氣當中，最重要的工作術。

吉越是在進入德商Ｍelitta（專營咖啡機和周邊器材）工作時，初次接觸到「完成期限」這個詞。當他一走進Ｍelitta的辦公室，便瞥見標示著1～12月與1～31日的大箱子，被稱為「文件管理箱」。箱內放的是依照月份與日期分類的檔案匣。每個檔案匣裡，都有當月或當天待完成工作的相關文件。

檔案匣的功用在於提升工作效率，使用方法包括以下3個步驟：
步驟1：一收到交派的工作，就從完成期限開始倒推，決定從什麼時候著手進行，然後將相關的筆記及文件等，全放入當月箱子當中。

步驟2：待完成月份迫近時，再換到標示「1～31日」的箱子，這次是針對哪天要做什麼工作，來進行分類，並將相關文件放入完成期限當日的檔案匣裡。

步驟3：早上一到公司先打開箱子，確認今天要做什麼事，努力完成就對了。
這樣一來，由於所有工作都訂有「完成期限」，不但能確保每件工作在一定時間內完成，也能確實提高工作效率，遠比依照案件分類更為精確。