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用最快速度,找出所有可能性

2019-11-17 01:25:03
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 /  謝明彧</span> <span style="color: #ff6600;">金寶利銷售公司(Sales

整理、撰文 /  謝明彧

金寶利銷售公司(Sales at Good as Gold)是一家中型專業零售商,業績已經衰退好一陣子。地區經銷經理萊斯莉‧蕭(Leslie Shore)一提到她所管轄的幾位銷售主任,心裡就有氣:「每次我提議做些新的促銷計畫,這些人就讓我碰軟釘子,老是建議沿用舊方法,總是說:『萊斯莉,一切照舊就行了,我已經這樣做好多年了,一直很成功』。我只好讓他們再試一次,可惜,就是沒有任何效果。」
——《決策管理》,法蘭克‧葉慈(Frank Yates)

日常生活中,有些人就連購買衛生紙這樣的日用品,都會先上網比價,看哪個牌子較便宜、哪個通路有特惠;然而,在面臨重大決策時,人們有時候竟會將選擇範圍限縮在狹小區間內,甚至根本不做任何研究,直接採用某個提案,忽略了「把選擇面放寬」這項做決策的基本常識,為什麼會這樣?

選擇愈多元,成本愈高

保羅‧納特(Paul Nutt)在《決策之難》一書中指出,有40%的決策者,在背負著速戰速決的壓力之際,會採用「機會主義」做法,放棄進一步研究,而直接接受最先得到的提案;尤其當決策者本身毫無想法時,更容易在少數狂熱份子的煽動下,驟然接受特定意見。

針對決策者會便宜行事地直接採用現成意見,美國密西根大學教授法蘭克‧葉慈在《決策管理》一書中做出了解釋:原因之一是,要找出一個「包含多個最佳方案的選項組合」,並非易事。決策者要做出有意義的選擇,先決條件是手邊要握有夠多、夠好的選項,否則不是選項太少,就是得面臨在「一堆爛蘋果」裡面,挑出「比較不爛的蘋果」的窘境。

第二個原因是,在多個選項當中做抉擇時,決策者必須付出成本;而且當選擇愈多,成本就愈高,亦即「機會成本」的概念。例如,當決策者專注於評選各個方案時,可能會因為怠忽工作,而造成公司營收上的損失;或者,決策者因為與其他人意見不合,而產生摩擦與困擾。更讓人氣惱的是,這些物質面或情感面的成本,很多時候其實是浪費在一些毫無助益的提案上。

正因為「選擇」是一件麻煩事,再加上時間壓力,導致決策者經常忽視尋求更好解決方案的可能,在接獲「感覺還可以」的方案時便貿然行動,或乾脆沿用舊例。

發揮創意,尋找更多選項

葉慈引述研究發現指出,有25%的決策都需要創新性的解決方案,因此決策者需要的是迥異於「現成計畫」或「他人做法」的新構想。針對如何提升創意、激發新的點子,他在書中從最消極到最積極,提出了8種「尋找更多可選方案」的可行做法:

1.等待:讓我們等一下,看情況如何改變
決策者可張貼廣告徵求好點子,然後靜待提案上門。這固然最節省決策成本,但效益也最低。

2.規勸告誡:加油!再努力想一想
督促大家多提一點想法,通常能夠得到新的提案;若再搭配實質的獎勵機制,會更有用。不過,要是發想者不知道如何構思與使用新方法,效果恐怕也很有限。

3.邀約:如果有什麼好點子,請務必讓我們知道
透過提案制度,邀請更多人參與提案。不過葉慈也提醒,決策者要留意湧來的大批意見,很可能只有極少數值得參考。果真如此,不但徒增決策者困擾,「提案被採用機會極低」的現象,也會造成提案者士氣低落。

4.諮詢:請教擅於解決這類型問題的專家
透過「顧問」,常可以得到品質優良的建議;尤其某些問題可能是決策者前所未見,但對專家卻已是老生常談。要注意的是,應請顧問提供多個、而非一個選擇方案,否則形同是將問題的決策權完全交由對方代為決定,反而會招致不必要的風險。

5.模仿:類似問題有沒有已知的解決方案?
學習其他人在類似問題時的最佳實務做法(best practice),可讓決策者少走冤枉路,用最少的成本,獲得品質極佳的解決方案。要做到這點,決策者自身必須對於問題有著透徹的思考與界定,否則硬是將不恰當的前例套用在前所未見的問題上,往往會造成重大災難。

6.全面尋思與構想:翻遍每一顆石頭!徹底構思任何可能性
決策者有時會動員所有人,絞盡腦汁搜尋所有可能的選項,以免錯失任何一個機會,不過這往往也會造成決策成本激增。葉慈建議,「在深思熟慮的有限範圍之內」採行這個做法,不但較符合成本效益,也可避免人力的浪費。

7.腦力激盪術:讓我們開個會,激發彼此的想像力
腦力激盪主要是用來打破成規,以獲取最天馬行空的創意,在執行時應遵守以下4個原則:「發揮最大創意,提出大量點子」「不壓抑,想法愈新奇獨特愈好」「禁止批評他人見解」「隨時擷取他人意見,進行組合或修正」。研究發現,人在正面積極時最有創意,因此創造輕鬆的交談環境,也是決策者的重要工作之一。

8.推理衍生:在既定目標和現行工作方法下,我們做什麼事才有意義?
所謂的推理衍生,指的是在外部條件非常明確的情況下,決策者可透過確認各項變數,找出最佳解決方案;這個方法尤其適合用在數據控制精密的情境下(如生產線或作業流程等),可透過演算法等方式,精算出最好的選項。不過,即使數據明確,葉慈建議決策者還是要推演出至少3種不同、獨立開發的選項,以免因為過於自信,而高估了方案的周延性。