Managertoday 經理人

以全盤視野,掌控專案全程

2019-11-19 17:55:52
Managertoday
http://3.bp.blogspot.com/-ZTo_713Eup8/VFGZv-5CUXI/AAAAAAAARgQ/xqFtqlXFuV0/s720/ZZ066016.jpg
<span style="color: #ff9900;">整理‧撰文 /  謝明彧     審訂 / 吳念祖(資策會數位教育研究所資訊技術訓練中心組長)</span> 專案要成功,需

整理‧撰文 /  謝明彧     審訂 / 吳念祖(資策會數位教育研究所資訊技術訓練中心組長)

專案要成功,需要專案經理(PM,project manager)的縝密規畫、徹底執行與嚴密控管,以求在交期、品質與成本間取得最佳平衡。

要做好這件事,專案經理必須融合專案管理各知識領域的知識,應用在五大流程中,對每件事「為什麼要做」「該做什麼」「要怎麼做」有通盤了解,才能確保所有工作都能做到位、不出錯。

專案牽一髮動全身,不可視為獨立事件

這項「協調專案各項活動」的任務,在專案管理稱之為「專案整合管理」(Project Integration Management),也就是藉由釐清專案管理與執行的架構、說明各項管理活動之間的關係,協調各個不同的知識領域,將專案管理五大流程及其各項子流程結合起來,成為一整個連續而緊密的系統,以達成專案目標,並滿足專案利害關係人的需求。它是專案經理能否成功管理專案的第一道門檻,也是決定專案成敗的關鍵。

專案整合管理之所以如此重要,是因為一項專案在實際執行時,各項活動與流程都不可能獨立於他者之外,必定會彼此影響與牽連。專案經理若未能以「整合全局」的心態主事,只將各項工作視為「獨立事件」來思考與管理,很容易便會忽略許多隱藏性的問題,導致計畫在進入執行階段時,必須不斷地修正,甚至是決策難以落實的情形。

舉例來說,在一個資料庫系統的建置專案中,若打算增加資料庫的容量,絕不是增加硬體預算,多買兩顆硬碟就可以打發,還必須考量硬體相容性、程式改寫、預算排擠等問題;而這些工作便牽涉了成本、時程、風險等不同專案知識領域的內容。

因此,在擬定、甚或變更任何計畫之前,專案經理都要以整體的視野,確認各項活動的影響範圍,利用如「實獲值管理」(Earn Value Management)等工具,掌握對專案品質影響甚鉅的範圍、成本和時間這三大要素,做好通盤考量,以做出最佳決策。

◎8/19(二)一次搞懂!專案管理講座,熱烈報名中

貫穿五大流程,整合所有專案活動
相對於專案管理的其他知識領域,整合管理由於必須「整合專案所有內容」,因此其工作顯得非常龐大複雜。根據國際專案管理學會(PMI,Project Management Institute)的定義,專案整合管理依照專案的5個流程,主要包含以下6項工作:

■起始階段:1.發展專案章程(Develop Project Charter)
「專案章程」指的是「核准此一專案,並授予專案經理合法分配與運用組織資源的權力,來達成專案目標」的正式文件。「發展專案章程」就是將專案的需求與目標,「文件化」為合約、專案工作說明書等,再經由專案發起人認可,專案經理便可獲得向組織其他部門取得資源的合法性,正式啟動專案。

■規畫階段:2.發展專案管理計畫書(Develop Project Management Plan)
「專案管理計畫書」是用以定義專案該如何執行、監控與結案的說明文件。在制訂過程中,專案經理必須對必要的各項活動進行定義與整合,並協調各項子計畫,例如範圍管理、時間管理、成本管理、風險管理等等,使之成為完整且可執行的專案管理母計畫。

■執行階段:3.指導及管理專案執行(Direct and Manage Project Execution)
「指導及管理專案執行」是指,由專案經理和團隊成員負責執行專案管理計畫,完成各項專案工作。在過程中,專案經理除了必須帶領團隊成員,漸次產出具體的產品或服務,還必須評估專案執行的績效,製作工作績效資訊表。此外,若遇到無法順利執行專案或發生作業問題,專案經理亦可提出變更請求,或進行糾正措施。

■監控階段:4.監控專案工作(Monitor and Control Project Work)
專案團隊在執行計畫的整個過程中,必須進行持續性的監控,以了解專案執行的績效,其行動可分為「預防」和「改善」兩部分:針對潛在問題,採取有效的預防措施;若發現錯誤已發生,則必須採取適當的補救措施。

■5.執行整體變更控制(Perform Integrated Change Control)
在實務上,幾乎沒有一個專案能夠百分之百按照原訂計畫進行,為因應變化,專案計畫會需要進行許多「變更」。然而,每做一次計畫變更,都會影響到日後的成本估算、活動順序、行程日期、資源需求及風險控管的決策,因此專案經理必須以整體的角度,對「變更」進行控制、確認與紀錄。

■結案階段:6.專案結案(Close Project or Phase)
「專案結案」在程序上,可大致劃分為以下兩者:
.「外部的」合約結案程序:著重在如何依合約結案,透過驗收專案文件,與顧客或發起人協調互動,共同驗收專案成果;
.「內部的」行政結案程序:專注於組織內部的專案紀錄,藉由各種結案文件與資料檔案,進行組織的專案知識管理。
簡而言之,由於專案是一連串環環相扣的活動,所以專案經理必須透過整合管理,來確認專案的架構,說明工作關係,辨識、定義、結合、統一與協調專案管理的各個流程與活動,從而有效分配有限的資源,協調促成專案的各項工作,確保所有流程都能緊密結合,有效達成專案目標。

◎8/19(二)一次搞懂!專案管理講座,熱烈報名中