Managertoday 經理人

賦予合理期限,準時開工、準時收工

2019-11-13 07:07:58
Managertoday
http://4.bp.blogspot.com/-mdd9mQwqm6w/VFGufuZAdAI/AAAAAAAAR9Y/nNQs04QbQ58/s720/shutterstock_159702644.jpg
<span style="color: #ff9900;">整理‧撰文 /  吳升皓      審訂 / 吳念祖(資策會數位教育研究所資訊技術訓練中心組長)</span> 專案的特性之

整理‧撰文 /  吳升皓      審訂 / 吳念祖(資策會數位教育研究所資訊技術訓練中心組長)

專案的特性之一,就在於它有明確的起點和終點,亦即有時間限制。一個成功的專案,必須要能如期完成,甚至能夠提前,才能搶得先機。例如在競爭激烈的科技資訊產業,能愈快推出新產品,就能預先在市場卡位、超前對手。執行專案時,時間絕對是最需要掌握的因素之一,而「專案時間管理」涉及的知識領域,就是確保每一個專案都能「如期完成」所需要的流程。

確定要做什麼、要哪些資源,再發展時程

根據《PMP摘金術》,專案時間管理可分為6個流程:

1.定義活動(Define Activities):「活動」指的是專案執行過程中,一項工作的構成要素;至於定義活動,則是為了釐清要做哪些事,才能如期交付出成果。

2.排序活動(Sequence Activities):指的是確認活動之間的前後邏輯關係,繪製專案進度網路圖(標示出各項專案活動之間的關係,並以圖形表現出來,又稱「箭號圖」),並以進度控制方法,如期完成專案目標。無論活動的順序如何安排,重點在於讓活動執行的先後順序,能夠符合專案實際執行的需求。

3.估算活動資源(Estimate Activity Resource;活動所需的人、設備、材料):意指在如期完成專案的目標之下,估算需要什麼資源、多少資源,以及何時需要。這項流程也和成本估算流程高度相關,因為唯有當專案所需的人力、物力都確定之後,才能精算出成本。

4.估算活動期程(Estimate Activity Duration):估算「完成每一項計畫活動所需投入的資源數量、付出的努力,以及工作時數」,這個步驟通常由專案團隊中最熟悉活動的成員負責。

5.發展時程(Develop Schedule):專案團隊可藉由反覆檢視、修正專案的時間與資源估算,制定出符合專案目標與要求的專案執行時程,並在高階主管簽核同意之後,成為專案執行的基準時程。要注意的是,這是一個不斷循環的過程,因為實際運作時,可能會發生各種狀況,所以要視情況隨時調整,以訂定最適合的時程,並同步做資源的調度,以避免更大的風險產生。

6.控制時程(Control Schedule):目的在於監控、判斷專案的現狀,以更新專案進度和管理時程基準的變更。如果專案進度有所改變,便要找出原因,並設法改善。

綜上所述,前5項均屬於專案管理五大流程中的「規畫」流程,只有第6項屬於專案管理流程中的「監控」流程。

專案經理需要權限,以協調時間衝突

雖說「準確的時程是最好的時程」,不過在實務上要做到卻不容易,專案經理人常會遭遇到許多挑戰:

首先,專案時程多是由專案經理排定,但專案經理未必能全盤掌握所有關鍵,因此安排的時程未必精確或符合實際狀況。造成這種狀況的原因,不外是專案經理「權小責重」;要不就是專案團隊是由跨部門成員所組成,當專案進度與成員原屬部門的任務相衝突時,兩邊的工作未能妥善協調。

這時,組織應賦予專案經理更多權限,了解執行人員手上的專案時間是否互有重疊,或是與原有工作產生衝突,從而將任務分出輕重緩急和先後順序。

其次,「專案時間過長」也常導致專案規畫有瑕疵。然而,專案時程其實很難精確估算,很多時候都會發生在專案規畫初期意想不到的狀況。

對此,《我懂了!專案管理》一書建議,可將整個專案切分成數個作業,而且每項作業的期限,平均不要超過4~6周,讓工作量限制在可控制的狀態,也保有修正、調整的彈性,避免不斷追趕進度;或是因沒能即時調整,到最後才發現進度完全失控,拖垮整個專案。

再來則是,管理者在安排工作時,常忽略掉這個簡單的事實:每一項工作都需要時間,而且是「合理的時間」。比方說,開發一項程式明明需要一星期,管理階層卻只肯給4天,結果就是收到有很多bug的爛程式。壓縮執行者的時間,不僅不會提高效率,之後可能還要追加更多時間來除錯(debug)。

最後、也是管理者最常犯的疏失,就是容易被工作分配表或時程表誤導:

.誤以為執行者在完成上一個任務之後,理當可以立即展開下一個任務。然而,真實的情況多半是,一項任務完成後,才是進行後續修改的開始。

.只看到各項專案的「起迄時間」不同,未能深入了解執行者是否還在上個專案的中、後階段(忽略了各專案間重疊的時間),於是就要他們加入或開啟新專案。例如,當某個網路活動正式上線之後,表面上看起來是活動網頁已設計完成,但實際上卻是網站企畫、工程師和設計師開始檢驗流量、做修改的時候。

在時間管理實務上,想要用有限資源,完成過量工作,注定會讓時程拖延失控。因此,時程的排定,考驗專案經理或管理者對於工作者能力、工作細節的了解及掌握。