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挑選優質外包商,提升成本效益

2019-11-19 11:00:01
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理‧撰文 / 吳升皓   </span><span style="color: #ff9900;">審訂 / 吳念祖(資策會數位教育研究所

整理‧撰文 / 吳升皓   審訂 / 吳念祖(資策會數位教育研究所資訊技術訓練中心組長)

專案採購指的是,當專案團隊無法自行生產某些產品或服務時,為了讓專案團隊的時程安排更順暢,以及提高工作效益,就會考量將之外包給其他廠商。而針對這些從外部(外包廠商)取得產品、服務或結果的所有流程進行掌控,即為專案採購管理。

在專案管理的9個知識領域中,採購管理或許不像時間管理、成本管理和範疇管理那樣受到關注,被視為是專案管理的重要支柱,然而採購的影響力也不容輕忽,像是公共工程採購發包管理的優劣,不但關係到工程執行的成敗,甚至還會牽動到後續的公共安全。

6道程序,嚴守採購管理

根據《專案管理知識體指南》(PMBOK® Guide)定義,專案採購管理流程包括4部分:

1.規畫採購:簡單地說,就是決定產品或服務要自製、租賃或外包。如果選擇外包,則要擬出外包計畫,以及訂出產品及服務的規格。

在與賣方議定合約時,主要的判斷依據是產品的型態、成本或各項資源的可取得性;並且視專案的需求,選擇不同的合約類型;最後再以「合約工作說明書」,詳述工作內容及附帶工作條件(例如,要定期進行進度報告),讓賣方明白專案的需求及工作目標。

選定合約之後,接著還必須開出採購清單及規格,訂出找尋賣方的遊戲規則;其中最重要的步驟就是,備齊所有外購所需的文件或表單,例如邀請廠商參與競標的「投標邀請書」、用於價格詢問的「詢價書」等。通常,專案團隊在這個階段,也應該著手建立供應商選擇時的SOP(standard operating procedure,標準作業程序)和評定標準。

2.執行採購:廠商根據買方開出的需求(例如,確認要購買的項目、數量,以及所需的功能和規格),提供賣方報價單。在此階段,專案團隊將必須在「招標說明會」上,回覆賣方所提出的諸多問題,並在說明會結束後,將所有答詢紀錄文件化,傳送給所有的賣方(廠商),確保所有潛在賣方都能接收到相同並正確的資訊。

在完成了「合格賣方清單」「賣方建議書」或標單後,再來就是進行賣方選定:這個工作的重點就在於列出最能滿足專案需求,並且能有效降低專案風險的賣方。在一般狀況下,專案團隊通常都會同時選擇多個賣方,以分散專案風險;除非是專案面臨了很大時程壓力、賣方具有專案所需產品的專利權、賣方具有獨特能力或資格(例如,具有某國際認證),或是雙方已簽訂長期合作條約等情況下,才會選擇單一賣方。

另外,選擇賣方時,為了降低主觀認知或偏見,專案團隊會採用「加權系統」(Weighting System),依專案需求、重要性等評量項目,權衡給分,最後再以總分計算選擇。

3.管理採購:完成賣方選定之後,這時就進入了「合約管理」的階段,目的是要確認買、賣雙方都確實遵守合約中,白紙黑字定下來的規範和權利義務,同時維護雙方權益。有些組織會為了集中管理各項合約,而設立專職單位,此舉的優點是能提升合約處理的專業性;不過,這種分成兩個單位作業的方式,也會造成專案經理難以取得合約專業人員的協助。

4.結束採購:在結案之前,必須完成每一項專案採購的流程。除了要按照合約上的結案程序,驗收外包專案產品/採購項目,同時也要從此次採購流程中累積知識與技能,將專案中的經驗值、實務上的風險或規畫,轉化成文件,方便日後其他專案參考之用。在採購過程中,專案經理雖然不直接處理合約相關事宜,但還是要協助採購人員,辨識所有風險,完成專案風險分析,同時協助建立、修改及管理合約。

嚴選供應商,把關品質

中華採購管理協會常務理事廖國明,曾在其部落格發表一篇談專案採購管理的文章中指出,在專案管理中,採購是很容易被忽略的一環,常會發生因採購環節規畫不夠嚴謹、樣品延遲送到,造成試驗時間也跟著往後拖,因而牽動到其他流程等等問題發生。

專案採購畢竟不同於一般日常採購,並未設有明確的KPI(關鍵績效指標)或衡量標準,因此對採購而言,他們很難判斷該如何適時地提供資源,協助專案完成,而這也形成了專案實務上的盲點,執行時應特別留意。

此外,在採購實務上最不可輕忽的一件事,就是「供應商的挑選」。廖國明寫道,在招商作業時,新產品開發專案,與一般工程或其他專案,有很大的差異。新產品開發專案因為屬於連續性製造的一環,當產品開發完、專案結束之後,就會移轉到生產線,成為日常管理的一部分,所以通常會從公司既有的合作對象中,遴選供應商。

然而,對一般專案或公共工程來說,一個案子做完後,不知相隔多久之後,才會再有類似專案出現,對供應商的了解,很難從過去交易紀錄來判斷;也因此,即使想要審慎評估供應商的資格和品質,也只能透過書面資料來評估,挑選過程自然無法像新產品開發專案那樣嚴謹。

針對如何評估「陌生或不熟悉廠商」的品質或能力,廖國明建議可參考過去的案例,或調查客戶口碑;至於經常被納入考量的ISO認證,則因為許多廠商的「文件製作技術」優於其「執行經驗」,因此僅供參考即可。