Managertoday 經理人

用有系統的思維理則,有效解決問題

2019-11-22 07:41:30
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 /  吳升皓</span>   我常覺得,學校教育與業界期待是有落差的,因為企業要的人,通常都不

整理、撰文 /  吳升皓

 

我常覺得,學校教育與業界期待是有落差的,因為企業要的人,通常都不是學校現行教育所能教的。企業的首要之務是求生存,進而追求持續發展與獲利,並建立良好的企業形象,所以亟需能夠協助企業達成經營目標、解決問題的人才,而善用專案管理的知識與流程,基本上可以滿足企業這方面的需求。

專案管理是一種思維理則、一種工作的邏輯與態度。它不但可以整合一般管理知識體系,創造出管理綜效(synergy);藉由這樣一套系統化、結構化的方法論,還能幫助工作者更容易抓到重點。

以《專案管理知識體指南》(PMBOK® Guide)中所述的9個知識領域為例,若能將之整合運用到專案的5個流程群組,或相關的工作上,將有助於管理者在思路中形成一套「做事的邏輯」與「解決問題的方法」。過去,擁有一張國際專案管理師(PMP)證照,在職場上是plus(加分),但隨著PMP人數日增(當前台灣已有7500位PMP;全球超過36萬人),取得專案管理證照可說已成為must(必要)了。

有「整合」能力,才有執行力

專案管理總共涉及9個知識領域,可大致區分為硬技能(hard skill)和軟技能(soft skill),前者包括判定需求、確認範疇、排定工作順序與進度、估算成本、評估風險及規畫品質等;後者則強調人際互動、領導藝術、團隊發展、決策制定、溝通、協商、解決衝突,以及管理利害關係者期望的能力。

在這諸多技能中,尤以「整合力」最為重要。所謂整合力,就是在組織內部透過垂直及橫向方式,與上下階層或平行部門展開溝通協調、資源統一運用、集成規畫、指揮調度與有效監控的能力。

舉凡企業經營成效的好壞(例如,能否快速因應金融海嘯衝擊)、政府施政績效的良窳(例如,能否在天災人禍發生後,即時有效地賑災),在在都取決於「整合力」的發揮與否。所以可說,沒有整合力,就不會有執行力;沒有整合力,再好的策略與嚴謹的計畫,也都是空談。

不過,就算是讀完《專案管理知識體指南》,也只是表示我們掌握了專案管理的「know what」(知道是什麼)及「know why」(知道為什麼),至於專案管理最重要的價值——「know how」(知道如何做),則是絕大多數PMP面臨的最大挑戰。

「能知並不代表能做」,而要培養及建立專案管理的know how,專案成員不但必須對know what融會貫通、對know why有深入的領悟及運用,更要持續地累積實戰經驗。因此,企業或組織絕不能只是把《專案管理知識體指南》的內容「照單全收」,而要其根據產業的特質、組織的特性,以及與專案本身的需求來做「裁適」(tailoring)。

工作邏輯、流程、制度,有助於建立共識

無論是對企業或政府而言,推行專案管理的「最佳實務」(best practice),就在於建立起良好專案管理的制度、流程、方法論、文件製作和文檔管理,並且能夠將這一切標準化,從而融入成為組織文化的一部分。而要創造這些最佳實務,則有賴專案管理人才的培育。一旦組織內有相當數量的PMP,或是從上到下都懂得專案管理,使它成為一種工作上的共通語言,組織成員自然就能在制度、流程與邏輯上建立起共識。

包括美國政府在內許多組織,都會制訂一套標準化的專案管理流程,並要求組織成員確實遵守,所以就算工作者沒學過專案管理,但是受到公司制度與文化的影響,自然而然也會將這樣的邏輯與思維,內化成為一種價值觀,並融入到工作中。

在我看來,面對此次金融海嘯所造成的巨大衝擊,有些企業之所以應變不及,就是因為過去沒有花心思導入系統工程、專案管理、六標準差等工具及流程,以提升生產效益和研發品質。畢竟,值此非常時期,「體質愈健康、管理愈上軌道、制度和流程愈完善、人力資源與成本愈精簡、愈能創造極大效益」的企業,就愈能生存。

另外,我想從我累積多年的顧問經驗中,針對專案管理提出一些建議與提醒。

我一直認為,相對於許多先進國家,台灣的商業環境始終都還不夠成熟,一般所謂的「常規」,套用在這裡就行不通。原因之一可能就是,台灣從政府到企業都不夠重視專案管理;其中又以「買方獨大」的心態是「最大的亂源」。

就我個人觀察,「買方業主」在與「賣方」合作專案時,經常會有諸多抱怨;然而,追根究柢往往是買方不夠專業:不是選出不夠專業的賣方,就是說不清楚自己的需求(不會寫「需求文件」),結果等到賣方為其定義需求、簽訂合約並執行之後,不但隨意變更需求,還不同意賣方加價。

要注意的是,「委外專案,其實是買賣雙方要共同負責成敗的專案」。許多賣方執行專案失敗主要原因之一,就是「買方未積極參與及監督」。

 

取得PMP之後,仍需自我提升
我是1998年在美國參加PMP證照考試。當時總共花了7.5個小時,做完320題「五選一」選擇題,平均通過率低於30%。而且考試合格不代表就可獲得PMP資格,每位申請者還必須提送學歷及專案經歷資料、檢附3封推薦函,然後再等待1個月,由PMI旗下的認證委員會,認定資格無誤者,才會被正式授予PMP證書。當年要能拿到PMP非常不容易。
近幾年,PMI將PMP授證門檻降低後,一方面固然達到了「普及化」的目的,使得PMP人數每年呈倍數增長,但在此同時,卻也使得PMP的專業性與價值遭到質疑。就像有些人考了駕照卻不敢開車上路一樣,確實有許多PMP仍不知如何做專案,所以我呼籲所有PMP必須不斷地自我充實與提升,尤其要知道如何「身體力行」,不要淪為只是「紙上PMP」。

 

熊培霖
現任PSIG集團大中華區執行長、PMI國際專案管理學會台灣分會理事長。美國喬治華盛頓大學(George Washington University)科技及研發管理博士及系統分析及管理碩士。台灣第一位專案管理師(PMP),有20年以上領導與參與專案的經驗。