Managertoday 經理人

步驟標準化,不用想就行動

2019-11-23 00:19:14
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理 /  謝明彧 </span> 即使訂立了長、中、短期目標,甚至安排好每天要做什麼,很多人光想到一天要完成的事,就

整理 /  謝明彧

即使訂立了長、中、短期目標,甚至安排好每天要做什麼,很多人光想到一天要完成的事,就覺得好煩、好累,於是一時的怠惰,演變成不斷的拖延,最後導致計畫中斷。

對此現象,日本財務學院董事長泉正人在暢銷書《提早6小時下班的工作術》中指出,對於執行感到麻煩,很大的原因是「得花時間思考該怎麼做」,而思考是件麻煩事,一般人都會有意無意地迴避。

因此,如果能讓工作變成不用多想,就能立即動手執行,或許就能降低抗拒心理,讓行動得以持續。

區分工作性質,將工作架構化

泉正人指出,每人每天所從事的工作,大致上都可分為以下兩大類:

1.作業型工作:不需運用過多腦力就可以完成的工作,主要是利用四肢配合實際動作的實務或例行工作,例如文件製作、帳務製作、會議前置作業、會議流程安排、整理桌面等。

2.思考型工作:必須使用頭腦思考的工作,屬於智慧型作業,例如新事業的規畫、企畫案的擬定、原稿撰寫、經營策略、作業排程等。

一般而言,人們害怕「勞心」更甚於「勞力」,例如打算運動健身,但如果每天都還得考慮幾點出門、去哪運動、做哪項運動、穿什麼衣服、帶哪些用具……,不出一周,一定會光想到「要去跑步」就感到厭煩,還不如賴在沙發上看電視來得輕鬆。

所以,為了避免自己「一想到就煩」,乾脆就讓自己「不要想」,將作業完全標準化,規定自己「每天晚上8點去鄰近學校操場跑5圈」,而且每天早上就將「運動服、鞋子、水壺」先準備好放在客廳,當事情變成不需思考就可直接進行,就比較不會中斷行動的意願。

排除不確定因素,降低執行阻力

在為工作建立架構時,泉正人提醒,有3項重要原則一定要遵守,才能有效降低不確定性,方便順利執行:
1.不依賴才能:很多人會覺得訂定標準步驟很麻煩,依照臨場狀況來調整會更方便,這就是「依靠個人才能來做事」。

然而,當一件事缺乏標準做法,端賴彈性變通,在執行過程中必定會產生無效率之處,不但會造成時間與精力的浪費,還會耗損「持續做一件事」的動力。

所以,在為工作建立架構時,務必要詳細記錄每一個步驟,盡量減少「臨場決定」的模糊地帶。

2.不仰賴意志力:無可避免地,人的意志力很容易受到身心狀態所影響,有時能完全克制自己的欲望,有時則較為隨性。因此,在制訂工作方法時,應該是「靠架構來推動自己,而非藉助於堅強的意志力」。

泉正人表示,有了架構,只要照著步驟做,成果就會顯現出來,無須在每次工作時,勉強擠出意志力來,如此執行的壓力便會大減,過程也就會變得愉快,輕鬆就能維持習慣。

3.不依靠記憶力:人一天中說過的話,隔天有九成都會忘記,因此泉正人建議,架構工作術的觀念之一,就是不依賴記憶力,把要進行的行動步驟,用筆記和電腦記錄下來,化成可依循的行動準則。

否則每次執行相同作業時,還得花時間回溯之前的做法、拼湊模糊的記憶,很容易會感到疲憊,行動也就難以為繼。

建立行動檢核表,讓行動不用動腦

由上可知,所謂「將工作架構化」,就是建立起一套固定的工作模式,讓人在執行時不用動腦。而最容易採行的工作架構化方法,就是將工作的內容和程序轉化為「檢查表」,以做為執行的根據,方便自我提醒與檢核進度。

在製作行動檢查表時,泉正人提醒,一定要盡可能把重要細節都寫下來,避免任何「還需要經過判斷的要素」,因為「判斷=思考=麻煩」,只要行動表上存有模糊空間,就等於給自己可以偷懶的機會。

例如,想透過飲食控制來減肥,只提醒自己「少吃一點」絕對達不到目的,因為這等於讓自己「每次吃東西前,都還要做判斷」,很容易就因為懶得想,而購買了過多食物。

反之,如果能事先調查好各種食物的熱量,擬定一份「每周用餐計畫表」,規定自己「周一早餐吃○○便利商店2顆○○口味飯糰+1瓶無糖豆漿;午餐吃××餐館餛飩麵套餐;晚餐吃……」,讓每次餐前都不需思考,只要照表行動,就可大幅減低執行難度,甚至連續照表吃上兩、三個月可能都不成問題。

因此,將麻煩的工作都徹底標準化,並將所有的行動細節予以明確化,讓自己的行為可以照表操課、不需思考,就是「透過架構,讓自己做事有持續力」的關鍵,也就能夠輕鬆消解想偷懶、逃避的心情,避免怠惰發生。