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提高專注力4招,打造高生產力辦公空間

2019-11-19 10:51:52
Managertoday
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##員工對空間舒適度的4種反應 一般而言,員工對於辦公空間舒適度的反應,可歸納為4種類型: ###1.噪音敏感型: 對於同事交談或電話鈴聲等外部刺激相當敏感(如果你身邊有這類員工,最好避免

員工對空間舒適度的4種反應

一般而言,員工對於辦公空間舒適度的反應,可歸納為4種類型:

1.噪音敏感型:

對於同事交談或電話鈴聲等外部刺激相當敏感(如果你身邊有這類員工,最好避免在辦公室鼓譟,或將電話鈴聲的音量調至最低);

2.環境敏感型:

非常在意工作環境舒適度,例如,辦公室燈光的亮度與柔和度、座椅的合身度、背後有人走過引發的驚恐度,或人們在辦公室走動而映入眼簾的視覺干擾度(畢竟,沒人喜歡「背後有人」的感覺,所以如果你經過這類員工後方走道時,最好吸氣縮腹、側身而過,以免經過時身體碰觸員工的椅子驚擾對方);

3.複合敏感型:

對辦公室的噪音與環境舒適度都非常敏感,他們通常是耳塞或抗噪音耳機的愛用者(你可以說他們太敏感了,其實喧囂擾攘的辦公室,員工很難專心工作);

4.我行我素型:

不受噪音和環境因素的影響(他們通常是兩種極端——不是辦公室噪音源的大聲公,就是隨遇而安的禪定者)。

營造專心工作空間的4種方法

根據調查,一般職場中「複合敏感型」的員工最多,「我行我素型」最少。想要提升工作效率、營造專心工作的辦公空間,以下有4種方法:

1.凝聚注意力,工作就像看電影:

一般人注意力只能持續兩小時,注意力一旦中斷(例如,接電話、與同事交談),就要再花15分鐘才能再次集中。因此不妨準備一張適合自己的舒適椅子,讓自己即使暫時被打斷,還是能立刻回到專心狀態。

此外,如果無論如何都必須開一場冗長的會議時,不妨提出臨時動議,讓與會者可以每兩個小時休息一次,並於再度開始會議之前,花10分鐘確認上一段的結論,以提高與會者的注意力。就像戲院會在正式放映電影前,先播放10分鐘左右的預告片或廣告,以音樂和旁白集中觀眾的注意力,如果工作也能跟看電影一樣投入,一定會更有效率。

2.設置會議「引導員」或「站著開會」:

例行會議、跨部會議、主管會議——看看自己的一周行程表,閉著眼睛就能猜得到哪些是浪費時間且毫無意義的會議。近年來出現一種負責主導「會有議、議能決、決而行、行有效」的職位,名叫「引導員」(facilitator,或譯為「助導員」),他們並不是照本宣科的議長或司儀,而是能夠適時修正與會者偏題的閒聊,將討論導回議程設定的主題,也會關照會議全局,注意每一位與會者都有發言機會,不至於發生某一位與會者唱獨角戲的情形。

如果公司裡沒有引導員,不妨讓大家「站著開會」,以「起立會議」的方式進行會議,結果可能有所不同。以站立姿勢進行溝通,既不容易睡著,也能促進討論,更重要的是,一直站著很容易疲勞,所以,大家心知肚明必須說重點,早點結束會議。

如果因為某些因素無法讓與會者一直站著開會,也可以變更桌子高度,或時站時坐,藉由改變姿勢,帶給會議不同的刺激。

3.依據心情,保持最舒服的放鬆坐姿:

每個人各有不同的體型與喜歡的放鬆姿態,所以坐姿各不相同。吃飯時、休息時、工作時,想坐的椅子也不一樣。同樣是在工作,寫字時、打電腦時、思考時、跟別人說話時,姿勢也會隨著改變。例如,發呆時身體往後伸展、思考時身體往前傾,或隨著工作狀態不同而調整座位高度或椅背角度。因此,只有一種椅子的辦公室,容易壓抑人的情緒、降低工作效率。

不妨在辦公室中放些大小、高度、硬度、材質、形狀、顏色不同的椅子,增加新鮮有趣的氣氛,讓員工可以配合不同的心情與用途,選擇適合自己的椅子;或在會議室、交誼廳等公共開放空間,讓椅子種類多點變化。只要多準備幾種椅子,員工就能配合當下心情自由選用,可以輕鬆坐下的沙發、適合用餐的餐椅或適合討論交談的會議椅,藉以提高工作效率。

4.桌面擺飾,提高工作效率:

調查顯示,只要禁止大學生在宿舍房間牆上貼海報,或是禁止學生更改房間裝潢,很多學生就會喪失讀書的動力;甚至,在遭到退學處分的學生房間裡,比在學學生的房間更缺乏個人化裝飾。所以,在辦公桌上擺放裝飾品的個人化行為,是提升效率的重要元素之一。

工作場合也是一樣,辦公室桌面上的擺飾對員工心理層面的貢獻包括:轉換心情、開心地工作、打造自己的避風港、刺激靈感、提高注意力、有助於溝通等。如果你的辦公室禁止員工打造個人化桌面,不妨讓他們可以自由發揮,甚至獎勵最有個性的桌面裝飾,以提升工作效率。

(取材自《站著開會比坐著好!打造知識創造型辦公室的50個提案》,臉譜出版。)

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