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捨棄流程用直覺?

2019-11-13 11:31:44
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">何飛鵬 城邦出版集團副董事長、商周出版發行人。曾任《卓越》雜誌、《保險行銷》雜誌總編輯,曾被金石堂書店選為1997年出版風雲人物。何

何飛鵬
城邦出版集團副董事長、商周出版發行人。曾任《卓越》雜誌、《保險行銷》雜誌總編輯,曾被金石堂書店選為1997年出版風雲人物。何飛鵬部落格:
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我的祕書緊急安排了一場電話會議,人在德國法蘭克福書展(Frankfurt Book Fair)現場的主管,為了購買一套大書,要預付幾百萬的權利金,想聽聽我的意見。許久不接觸實務的我,覺得可以對部屬有所貢獻,也就樂意參加會議。

會議中,該主管請在台灣的同事帶來資料,我看到了這套書完整的介紹,關於作者、作品以及在當地國出版的實際銷售狀況,都有清楚的說明,都是國外版權商提供的資料,但卻沒有我的團隊所做的新書市場評估分析資料,以及成本試算平損表。

我問他們,是不是因為時間緊急,所以來不及做完所有評估、分析及試算流程?他們告訴我不是,這套書從9月間就開始談,都是他們的主管直接負責,他們沒有被要求進行評估分析流程。

我不得已直接撥電話到德國詢問,為何沒有進行嚴密的成本試算分析。他們的主管在電話中告訴我,這套書的成本分析,他腦中大概有數,而且談判尚稱順利,所以一直沒有做精算分析。只是最後因為其他同業加價搶購,才會麻煩我協助判斷…


聽完這段話,我一腔怒火,直想破口大罵,但因為是在電話線上,而且人不在現場,我忍住脾氣,勉強結束會議。

這是我最痛恨的事,為了確保決策及工作品質正確,我努力建立了許多標準作業程序(SOP)。以購買版權為例,我要求一定要填兩張表:一張是「新書資料表」,其中有完整的內容分析、目標市場分析、競品分析及行銷可能分析等等。另一張則是「成本、銷售試算表」,可以看出完整的毛利、平損點及獲利可能。

透過這兩張表,我們幾乎是把所有的不確定,變成嚴謹的精算,也使生意的風險降到最低,我透過主管嚴格要求所有工作者要進行評估流程,才能出版新書。

可是身為管理者的主管,卻忽視流程的重要性,在他自主負責的工作上,「捨棄流程用直覺」,這無疑是做了最壞的示範,也使組織努力建立的制度,被徹底破壞。

嚴謹的法律,需要人才能徹底執行。有效的流程,也要人精準地執行,才能發揮功能。徒制度無法自行,我在公司中花了很多精神,要求所有工作者放棄直覺,改用系統、用流程,每一個步驟精準完成,試圖把紀律、效率、流程,內化到組織文化中。而就在略見成效之際,我信賴的主管,卻自毀長城。

經過這次事件,我知道企業流程改造永無止境,只要稍一不慎,工作者都會因疏忽而自作聰明,主管也會放縱自己,成為制度的破壞者。久而久之,所有的系統、制度、流程,都會徒具形式,讓企業走上衰亡之路。
我已盡其可能地在ERP(Enterprise Resource Planning)的流程中,設下各種檢查點,但這仍然不夠。我知道,人與制度、流程的戰爭,將永不停止。