Managertoday 經理人

讓對的人,做對的事

2019-11-22 06:07:48
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 /  齊立文</span> 如果說「管理的首要技巧,就是做決策的技巧」,那麼彼得‧杜拉克接著還要強調,「沒有任何

整理、撰文 /  齊立文

如果說「管理的首要技巧,就是做決策的技巧」,那麼彼得‧杜拉克接著還要強調,「沒有任何決策,比人事決策的影響更深遠;也沒有任何決策,像人事決策一樣難以迴避。」

很少人能在看人、用人上,做到百無一失,但杜拉克認為,即使完美境界不可得,也必須趨近於完美,因為人事決策是我們最熟悉的領域。然而研究顯示,所有人事決策的平均打擊率僅三成三(真正成功的只占三分之一,另外三分之一差強人意,其餘三分之一則是徹底失敗),而「在其他管理領域,我們絕不容許這種見不得人的成績」。在著手制訂人才招募及升遷決策之前,杜拉克建議經理人應先掌握以下4個原則:

1.經理人指派某員工擔任某項工作,結果對方無法勝任,那是經理人的錯。經理人既不能抱怨,更不能遷怒於該名員工。

2.「士兵有權要求有能力的指揮官來指揮。」因此,經理人的職責是指派有能力的人,到合適的職位上發揮所長。從另個角度來看,經理人不能任由不適任、無法勝任的人,繼續擔任重要職務。

3.人事決策對組織績效影響重大,所以是主管每天所做決策中,最重要的一項。

4.重要任務應交付給經理人熟知其習性、且信任其能力的人,切勿指派新人負責重要專案,否則將提高失敗風險。新進主管應暫時安排從事原本熟悉的職務,明確告知對其工作表現的期望,並給予必要的協助。

杜拉克非常強調發揮人的長處,而非挑剔人的短處,所以主管如果無法做到適才適所的人事安排,絕對是主管的錯。針對聘雇新人和人事升遷這個重要且困難的決策,杜拉克歸納出6個步驟:

■Step1思考任務內容(job description):
要找到對的人,首先要了解出缺職位的主要任務是什麼。職務內容不同,需要的人才也不同。
例如,同樣是徵求業務經理,如果既有業務員均已屆退休年齡,則該業務經理的專長及主要任務,應鎖定在招募和培育新人;而如果公司目前的問題是產品無法打入新市場,那麼業務經理的主要任務,就該著重於開拓新市場。

■Step2找出「多位」候選人:
首先,公司應明確訂定求職者必須具備的條件及資格,凡低於標準者,一律不予考慮。其次,經理人至少要在「3~5位合格候選人」中,挑出選最合適的人,擁有「多個選項」是挑到合適人才的關鍵之一。

■Step3適才適所:
人各有所長,經理人專注的焦點不該放在「求職者能做什麼、不能做什麼」,而應關切「該職位目前最需要什麼樣的能力?」因此,即使求職者是技術一流的工程師,但如果該職位現階段所需的能力是籌組研發團隊,而求職者又缺乏此一能力,就只能說他不適合該職務。

反之,如果某候選人的技術未必在求職者中居冠,但在建立團隊上有過人長處,他就是合適人選,因為其他技術專才可補足他在這方面的不足。

■Step4徵詢各方意見:
經理人不應憑個人好惡驟下判斷,應該多方徵詢意見,從多個面向了解求職者或員工。具體的做法便是私下徵詢三、四位曾經與候選人共事過的上司、工作夥伴或同事。

■Step5確保新人或升遷者,了解工作內容:
獲得升遷者,往往是因為前一份工作表現良好。然而,一旦經理人發現新人或員工在接任新職三、四個月後,尚未展現出足以勝任的具體表現或潛能,就該給予提醒及協助。

■Step6定期檢討:
落實人事決策6~9月後,就要檢討執行成果。如果發現結果不如預期得好,經理人不該認為是員工表現不好,而是自己做錯了人事決定。尤其是針對升遷後卻不適任的員工,公司還應該開放讓他們可以選擇回任原來職務(儘管大多數人都會選擇離職),如此將可鼓勵員工勇於接受新職務的挑戰。

另外,如果有一個職務,接連讓「多個」過去表現非常優異的員工鎩羽而歸,那麼該職務就成了所謂的「寡婦製造者」(widow maker),因為誰都無法勝任。這時,經理人應該思考的是重新設計職務,而非繼續尋找能夠勝任該項「不可能任務」的人才。杜拉克強調,有效的經理人知道,「要讓組織成功,不能仰賴尋覓天才,而是要憑藉能使平凡的人也能有優秀成績的經營能力。」

人事決策的最大風險及變數在於,即使是十拿九穩的判斷,也要等到那人實際做了才知結果。不過,所有經理人都應該體認到一個事實:在公司做的許多決策當中,不見得人人都有興趣去探討其究竟明智與否(例如,公司收購了某項新事業、推出了某項新產品),只要自己目前的工作不受影響即可。

然而,只要公司找來的是個人才或庸才、升遷了對的人或錯的人,每個人心裡都有數。更嚴重的後果是,組織成員會模仿或強化上級所獎勵或看重的行為——如果某人明明能力不足卻獲得升遷、憑著巴結奉承得到上司重用,或是攀關係而得以進公司工作,那麼用不了多久,公司就會充斥著同性質的人。

難怪杜拉克會說:「相較於沒有把工作做好的經理人,未能用心制訂人事決策的主管,風險更高。他們將失去外界對該組織的尊重。」

 

招募升遷6步驟
Step1
思考任務內容
了解出缺職位的主要工作內容。
Step2
找出多位候選人
至少要有在3~5個合格候選人可供挑選。
Step3
適才適所
聚焦於「出缺職位目前最需要什麼樣的能力?」
Step4
徵詢多方意見
詢問候選人至少3~4位上司或同事的看法。
Step5
確保員工了解工作內容
新人(官)任職3~4個月仍無表現,主管應給予提醒與協助。
Step6
定期檢討
人事決策完成6~9個月,檢討執行成果,必要時讓員工回任舊職或重新設計職務內容。