Managertoday 經理人

每次開會都有貢獻

2019-11-19 18:50:57
Managertoday
http://3.bp.blogspot.com/-3CZa2CVg8G0/VFGubE9992I/AAAAAAAAR8o/KbWIbdO_FgA/s720/shutterstock_92273905.jpg
<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 /  齊立文 </span> 關於開會這個「必要之惡」,彼得‧杜拉克(Peter Drucker)直言,「

整理、撰文 /  齊立文

關於開會這個「必要之惡」,彼得‧杜拉克(Peter Drucker)直言,「成員一天到晚都在開會的組織,就是沒人在做事的組織。」在一段特定時間裡,我們可以用來開會或工作,就是無法同時開會又工作。

在杜拉克看來,一個設計完善的理想組織,根本沒必要開會,因為每個人都已充分掌握工作所需的資訊與資源。不過,由於一個人無法具備完成特定任務所需的全部知識或經驗,必須集思廣益、團隊合作,使得會議仍有其必要。

既然會議無可避免,就要開得有效果,才能提高主管效能。因此,開會前應先問:「為什麼要開這個會?」以決定會議的類型。例如,若開會目的是為了提供資訊,就不要淪為「自由討論」;若是為了腦力激盪,就不要只由一人做簡報,而要開放、甚至規定所有人參與討論;若是部屬向主管報告,主管就該聆聽、發問,不做報告,只做總結。

明確界定會議目的之後,其次要清楚說明:「預期藉由會議獲得什麼具體的貢獻?」待會議尾聲時,還要將結論與開會目的加以連結,「確認會議的結果,是否有利於原本預期的貢獻?」

杜拉克認為,開會要有效果,必須人人自律,嚴守會議型態,一旦達成會議目的,就立即散會,不要提出別的議題來討論。

「會議成功最基本的原則是,一開始就要把焦點放在貢獻上。」杜拉克認為,事情本身永遠是失序模糊的,如果只探討事情本身,無法辨識出真正有意義的部分。唯有專注於「做出貢獻」,才能找出事物之間的關連性。

更重要的是,鎖定在貢獻上,有助於管理者將會議轉化為匯聚眾人智慧與長才的泉源,並得以將目光投向組織外部,追求組織的成果,不至於囿限在組織內部的工作與各種關係上。

不過,杜拉克也提醒,「如果主管經常花費相當時間在開會,該組織一定有某種缺陷」(例如,職務分派紊亂,導致權責分散),因此組織及管理者應設法「使會議成為例外,不要成為正常活動」。

 

開一場有效的會議
Step1會議前
(1)界定「會議目的」
詢問:「為什麼要開會?」
(2)詳述「預期貢獻」
詢問:「預期藉由會議
獲致什麼貢獻?」
Step2會議中
主導會議朝既定目的進行,聚焦於貢獻上。
Step3會議尾聲
將會議結論與目的做連結,確認會議結論有利於預期貢獻。
Step4會議後
後續追蹤,確保行動與原本目的相符。