Managertoday 經理人

3分鐘,搞定大小事

2019-11-12 03:42:48
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 /  文及元</span> 如果會議比預期時間提早結束、提前完成工作,或是比預定時間提前抵達目的地時,臨時突然多

整理、撰文 /  文及元

如果會議比預期時間提早結束、提前完成工作,或是比預定時間提前抵達目的地時,臨時突然多出來3分鐘的時間,究竟可以做些什麼事?

為了讓時間更能有效運用,不妨平時就在隨身記事本或手機裡,寫下一些3分鐘可以完成的事,一旦有空檔,就能立即把握零碎時間。例如,思考工作優先順序、隨時充電學習,或整理凌亂的辦公室桌面。

學習 3種工具,隨時隨地充電
《創意工作祕技》作者小山龍介大學畢業後,一邊工作、一邊在下班後準備留學,4年後終於如願前往美國攻讀MBA學位。談起這段準備留學的學習經驗,他認為關鍵在於,做好隨時可以充電進修的準備,即使突然多出來3分鐘,也能把握這段零碎時間,隨時輸入(input)知識。

這個短短3分鐘的「零碎時間充電法」,可透過活用3種工具完成:

隨身筆記本:將雜誌圖表縮印並貼在隨身記事本,隨時隨地都能打開記事本學習。

3C產品:智慧型手機(上網吸收最新資訊)、iPod(收聽有聲書)、錄音筆(將重要資訊用自己的聲音朗讀並錄音,以便隨時反覆收聽)。

隨身小字典:以筆記本建立隨身小字典,將工作上遇到的專有名詞或大師名言寫下來,並建立索引,以能隨時隨地充電。

工作  3個指標,判斷優先順序
許多基層主管或中階經理人,經常得面對管理與工作兩頭燒、被事情追著跑的窘境,想讓工作更有效率地進行,最重要的是判斷工作的優先順序。判斷指標有3種:

1.緊急度:待辦事項距離截限時間還有多久?如果提早完成待辦事項有什麼好處或優勢?

2.重要度:我需要親自處理待辦事項嗎?可以授權給他人嗎?或是需要我和其他人一起處理待辦事項?

3.耗時度:這件待辦事項需要多少時間處理完成?是否需要非常專注?

整理  3項守則+3個箱子,告別凌亂空間
辦公室桌上的文件堆積如山,一不小心就造成「土石流」──想避免這種情形,平日不妨為自己訂定3項守則,打造適合專心工作的辦公空間。能夠提高專注力的方法就是整理與打掃,如果覺得自己精神渙散時,不妨開始從整理辦公室桌面開始,有以下3種方法:

1.每天訂定「丟棄時間」:例如固定在午休或下班前整理桌面、丟棄不需要的物品。

2.決定所有物品的放置點:最常使用的文具或物品放在順手邊(右撇子放在右手邊、左撇子放在左手邊)。每完成一項工作,立即物歸原處。

3.放在「顯眼處」:以容易對別人說明「東西放在哪裡」的方式,來決定文具或物品的位置,以免當有一天人不在辦公室,必須請同事幫忙找東西時,別人可以很快找到。

此外,「先收拾再整理」是讓整理更有效率的原則,「收拾」包括3個原則:

1.分類:將凌亂的雜物分門別類。

2.歸位:將物品放回原來位置。

3.捨棄:丟掉不需要的物品。如果很難判斷時,可準備3個箱子,運用以下3個方式判斷:

留置:這些物品具有留下來的價值。
廢物:這些物品要丟掉或送到資源回收處。
暫存:給自己兩周的考慮時間,如果這段期間內沒用到也不影響工作,兩周後就丟掉或送到資源回收處。

參考書目:《一分鐘提高績效》,時報出版、《整理達人》《上班族整理術》,商周出版