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商務英文e-mial:149篇萬用情境範例即時抄

2019-11-14 06:53:09
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資料提供 / 麥格羅•希爾 <span style="color: #ff6600;">《懶人專用商務英文e-mail》 作    者:約翰.凱利(John A. Carey)

資料提供 / 麥格羅•希爾

《懶人專用商務英文e-mail》
作    者:約翰.凱利(John A. Carey)
譯    者:邱天欣
定    價:340元
出版日期:2009年12月24日

本章提供一些範例來協助撰寫傳達善意的E-mail。這類E-mail可大致分為表達「專業認同」與「公司立場」兩種類別。這些E-mail的內容大多著重在特定的活動、成就和議題上。

「專業認同」包括:
■ 感謝對方提供建議
■ 表達對員工的感激
■ 到職週年紀念
■ 演說
■ 邀請
■ 祝賀
■ 對外部廠商的優異表現表達感謝
■ 感謝對方的成就
■ 售後追蹤

「公司立場」包括:
■ 說明公司規定和立場
■ 鼓勵員工
■ 宣告新的附加福利
■ 工作調整

其他傳達善意的E-mail類別,在第4章與第7章會陸續提到。

在每一封E-mail的頁邊,列有每個部分的簡短說明。第一封會詳細說明每個細部,之後則只針對基本格式上的改變加以說明。

撰寫要領
這些E-mail的目的是要提升客戶和員工之間的友好關係。下列提供三個步驟,清楚說明每個部份依序應該包含的內容。

步驟一:陳述目的。
依據撰寫信件的不同理由,範圍可能會從嘉勉員工的成就到因為無法參加一項社交活動而表示歉意。

步驟二:提供第一部分的細節或背景資訊。
範圍可能從向客戶說明改善問題必須採取的行動,到提供有關社交活動的細節。
步驟三:摘要整理,提醒收件人這封信的大致意涵。
可以在這部分表達感謝,或者重述步驟一所提到的內容。例如,如果這是一封祝賀信,那麼在最後一部分就要再次祝賀收件人。

本章結尾部分列有一份檢查表,可供撰寫時的參考。

TYPE1
感謝對方提供建議
感謝員工或合作夥伴所提出的建議。獲得認同是員工或夥伴最大的個人需求之一,要經常撰寫這類信件。

親愛的馬克辛:(稱謂語)

感謝您對於如何規劃琳瑪曼度假中心年度的鮮魚大餐所提供的寶貴建議。您的想法意味著我們可比去年多招待一百人。這無疑是長久以來,我聽過最好的一個想法。 (第一次致謝)

如您所知,琳瑪曼度假中心的座右銘就是「賓至如歸」,而為了回饋您的寶貴建議,我們提供您和您的家人暢遊明尼蘇達州沙克比山谷園遊會的一日通行證。我們衷心期盼您們能深刻體驗到琳瑪曼度假中心的這個座右銘。 {有關公司的一般敘述(可省略)/利益}

再次感謝您所提供的寶貴意見。有了像您這樣的員工,琳瑪曼度假中心絕對會蒸蒸日上。 {再次致謝(可省略)}

謹啟(結尾敬辭)

莎麗.琳瑪曼  (署名/職稱/聯絡方式)
總裁
TEL:123-123-1234
FAX:123-456-7890
E-mail:xxxxx@mcgraw-hill.com

Dear Maxine: (Salutation)

Thank you for your great suggestion on how to organize the annual fish fry at Zimmerman’s. Your idea means we can serve 100 more people than we did last year. Without a doubt, it is the single best idea that I’ve seen in a long time. (First thanks)

As you know, Zimmerman’s motto is 「Fun for All,」 and as a reward for your suggestion, we are giving you a daylong pass to Valley Faire in Shakopee, Minnesota, for you and your family. We hope you all can live up to Zimmerman’s motto. {General statement about company(optional)/Benefit}

Thank you once again for your great idea. With employees like you, Zimmerman’s will only get better. {Second thanks(optional)}

Sincerely, (Complimentary close)

Sally Zimmerman (Signature/Title/Contact information)
President
TEL:123-123-1234
FAX:123-456-7890
E-mail:xxxxx@mcgraw-hill.com
摘錄自《第2章 教你表達善意的E-mail》

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