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行事曆九法:讓工作排程一目了然

2019-11-23 09:26:31
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 /  謝明彧</span> **<span style="color: #ff6600;">工作排程第一步:確立目

整理、撰文 /  謝明彧

工作排程第一步:確立目標
回想求學時代,你是否曾經設定這樣的目標:「要進入XX大學,聯考必須有XXX分,數學要考AA分以上、英文要考BB分以上……」

《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出,學生時代學到的know-How,沒道理工作以後就不能用,先確立自己想要達成的「主目標」(例如「成為銷售業績第一的業務員」),然後以樹枝狀展開,將主目標分解成數個階段性目標,就能具體看見自己從現在起該做什麼,並以此安排行事曆。

用倒推法擬定計畫:從終點開始反推算
「綿密的安排是達成目標的關鍵,」弘兼憲史表示,要達成目標,確認「在哪個時刻前要做到哪些事」十分重要。他建議以「倒推法」來做規畫,先計算出下一個階段目標距離現在大約還有多少時間,據以擬定出詳細的「年度計畫」「單月計畫」「單周計畫」和「單日計畫」,並逐一填進行事曆中。

在顯眼處寫下「一年的目標」
「思考年度計畫」是年度目標最終能否達成的先決要件,弘兼憲史建議的做法是,將年度目標從大到小、一項一項寫在年度行事曆上方明顯處,或是隨身筆記本的第一頁,內容包括工作、家庭、興趣等各種年度目標,而且務必寫得翔實。

必要時,也可將各項年度目標加框,或用粗體、色字特別標明,強迫自己每次翻閱行事曆時都會注意到,才不容易半途而廢。

年行事曆:記下主要活動,把握全體樣貌
有了年度目標之後,接著還應在一年之初,在行事曆填上已知工作日程、重要企畫或私人活動,並用「←→」標示出哪些時段已被填滿,哪些仍屬空閒,如此就能概算出自己有多少時間完成各項目標,甚至粗略計算出相關花費。弘兼強調,「以長期視野清楚掌握整體樣貌」是年行事曆最重要的功能。

使用記號與色筆,標記「重大事項」
每月開始時,應回頭檢視年度目標,將當月待辦事項填入月行事曆,並在空白處醒目地標示。弘兼建議,可以螢光筆或紅筆,將重大預定事項特別標示出來,或是將公事和私事用不同顏色做區分,務必做到「易於辨識」。不過,由於月行事曆可寫字的空間通常有限,所以文字力求簡潔,必要時使用代號也無妨。

切割版面,讓工作規畫更合理完善
在行事曆上區分出「上午和下午」「公事和私事」等空間,也是弘兼憲史推薦的做法,有助於釐清當日預定要做的事,是否比重失衡?例如,某天下午時段,陸續被填入6項企畫案完成日,顯然難以達成,這時就必須及早重新安排工作。

《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲則建議用「十」字,將月行事曆上的每格區分為四象限,分別代表「重要」「緊急」「不重要」「不緊急」,然後填入當日工作,如此就能知道哪些事屬於「必辦事項」,不得遺漏。

醒目標示非預期、不確定事項
訂完年度目標和當月目標之後,「本周目標」也必須寫在行事曆上的醒目位置,做為提醒。

弘兼提醒,除了明確填入出預定的內容、正確的時間、場所、對象及電話等基本資料之外,也要格外留意和特別標示出「不是自己的預定事項」(例如「周二~周五上司出差」)和「未確定的預定事項」(例如「周三下午總部主管可能會來」)這兩種資訊,因為它們往往會對行動安排產生重大影響,甚至打亂原訂計畫。

制訂檢核表,避免遺忘與拖延
碰到「沒有非在某個時間點執行」的工作(例如去郵局劃撥雜誌續訂費),林珮玲建議應將此類事項列在每日行事曆上方,並畫上檢核表做為提醒,否則很容易一忙就忘了,甚至一天拖過一天。

誠品書店文具館區副理湯如瑩也認同檢核表的必要性,她還特別訂做了一個「□」型的小圖章,方便自己在行事曆上蓋印檢核表。

使用便利貼,擴充版面空間
如果因為行事曆版面空間較小,不夠寫上眾多待辦事項時,林珮玲建議可用小張便利貼貼在行事曆上,以創造額外空間、發揮提醒作用,還可在當日未能完成之際,直接將便利貼移到其他時段。

當然,如果某件工作不斷被延後執行,甚至貼到便利貼都沒黏性時,林珮玲認為,那就代表這件事或許根本不必做,不妨直接從預定計畫中刪除。