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理出訊息邏輯關係,把複雜變簡單

2019-11-13 14:51:09
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 / 謝明彧</span> **<span style="color: #ff6600;">抓取「數字」和「名詞」,將長

整理、撰文 / 謝明彧

抓取「數字」和「名詞」,將長句子化為關鍵字組合
「只要一眼就能看出內容是什麼,就是一篇合格的筆記,」《超有效備忘錄》作者大勝文仁建議,記錄時可盡量省去不必要的文字,抓取「數字」和「名詞」做為重點,有效地簡化筆記。

例如,「明天從東京車站搭上午6點的新幹線xx號班車出差到大阪,預計抵達時間為早上9點」,多數人應該只會記下「東京車站 / 6:00」,其餘資訊都可省略,也不妨礙理解。

將資訊符號化,便於速記
做筆記時,很多人都會使用一些簡略符號,以加快書寫速度,例如「F = 傳真」「M = 手機」「T = 電話」「會 = 會議」「訪 = 拜訪」「★ = 重要事情」「? = 未確定事項」「※ = 注意事項」等等。

大勝文仁指出,個人想要自創符號也無妨,只要熟悉規則、使用習慣便可。他提供了3個運用資訊符號的要點:好寫、不占太多空間、一眼就知道自己寫了什麼。

附上「符號解說表」,熟記符號的意義
使用代碼固然快又方便,但如果連自己都忘了「符號的意思」,大概也沒什麼人能看懂筆記內容。

大勝建議,在完全熟悉每個符號的意義之前,尤其是習慣使用英文字詞的開頭字母做縮寫的人,不妨在筆記本最後附上一個「符號解說表」,並不時練習以便熟記。例如,會議 = M(Meeting);大型會議 = C(Conference)。

紅線標記重點,快速理解筆記內容
符號或圖形也有「強化資訊」的功能。例如,利用紅筆描繪方框、圓圈、底線……用以標記重點,不但可以在閱讀時一眼看出重點,也可讓筆記更顯得言簡意賅。

《筆記成功術》作者米山公啟建議,為文章畫重點時,可遵照以下4個步驟:

(1)把關鍵字標上紅線:每一頁的關鍵字控制在4、5個左右,數量過多就失去了簡化的意義。
(2)把結論圈起來:結論有時出現在文章開頭,有時結尾時才產生,用紅線圈出結論,有助於快速理解。
(3)印象最深的地方畫紅線:印象「最深」的地方,當然只有一個,因此畫線部分只能有一處。
(4)覺得最有趣的地方畫紅線:同理,畫線之處也只能有一個。

善用線條與箭頭,標示物件關係或閱讀動線
線條搭配箭頭所構成的「指示記號」,是筆記時最常使用的符號,也是大眾辨識度最高的一種符號,它在筆記中的常見用法有以下幾種:

(1)標示閱讀方向;
(2)標示物件彼此的從屬或因果關係;
(3)表示時間軸或經過時間;
(4)多個(指示記號)並列時,可做為項目符號使用;
(5)可做為插入符號。

練習簡單圖解,將複雜資訊化為圖像
圖解可以用簡單的視覺化圖形,闡述複雜的意義,運用得當,可說是幫助筆記簡化的一大利器。不過,想以圖解來做筆記,《現學現用的商業圖解思考法》作者開米瑞浩指出,最重要的不是「畫圖的技巧」,而是「閱讀理解的能力」。

不管是用長方形、圓形還是箭頭做圖解,先理解筆記中各項物件的關係與順序,是繪製圖解的先決條件。開米表示,這套過程包含了將內容「區分、整合、排列,再做成圖表」,亦即將筆記內容做成圖解的4步驟:

(1)區分:抓出筆記內容中的關鍵字或重要陳述。例如,「先行檢查裝備,確認本身健康狀況再出發」這句話,便可拆解成「檢查裝備」「確認健康」「出發」這3個要素。
(2)整合:重新檢視上一步驟抓出來的關鍵字或重要陳述,去掉修飾用語,再整合成共同的說法。例如,「檢查」與「確認」在意義上其實差不多,可用「確認」統稱。
(3)排列:將區分出來的關鍵字或重要陳述,依序排列成線性的步驟。
(4)製圖:將上述過程排列後,便已構成一個矩陣圖。