Managertoday 經理人

修改不塗改,讓資訊得以追蹤

2019-11-14 00:51:24
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 / 謝明彧</span> **<span style="color: #ff6600;">以「刪除線」修改紀錄:保

整理、撰文 / 謝明彧

以「刪除線」修改紀錄:保留還原及追蹤的可能
做會議紀錄或行程規畫時,碰到需要修改或調整時,你習慣怎麼做?用橡皮擦把鉛筆寫的記事擦掉,還是把原子筆所寫的記事塗黑?《超有效備忘錄》一書作者大勝文仁強調,千萬不要這麼做。正確做法應該是把原本的紀錄用刪除線劃掉,保留仍可辨識的字跡,然後在其下方或附近寫上更新資訊。

大勝表示,這麼做最主要有兩個用意:(1)保留原先的紀錄以供辨識(也就是留下證據),防止因為行程變更或計畫修改而引發糾紛;(2)避免在修改後又想改回原狀時,還要重寫一次,或是手邊紀錄已被擦掉或塗黑,只得重新徵詢當初的決議內容,不僅麻煩,也容易給人負面觀感。

記錄修改原因:不犯相同的錯
在更新或修改筆記資訊時,也可以在旁邊附註修改的原因,或是這件事帶給自己什麼感覺等相關意見,提醒自己下次別再為了相同理由而必須修改。

例如,和客戶原本約好的見面時間發生變更,可能是因為客戶在那個時段日後都有固定例會要開,把原因記錄下來,下次就能避開。又或者學習筆記上的內容修改,可能是因為自己背錯了某個公式,或套用了錯誤數據,寫下原因,就能提醒自己下次小心,不再犯相同錯誤。

醒目標示重點或大錯:每次檢閱筆記都能得到警惕
《考上第一志願的筆記本》一書建議,只要是格外需要注意的部分,例如犯了重大錯誤,或是務必要記住的重點,最好能以粗體字標示在顯眼處,好讓自己翻到那一頁筆記時,最先映入眼簾的就是那個大錯或重點,立即得到提醒。