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想提昇工作效率?4個技巧,你一定要學會出一張嘴!

2019-11-12 02:14:47
Managertoday
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堆在眼前的工作千頭萬緒,不知從何著手?突如其來的變化弄亂計畫,讓人七葷八素,進度直直落後?……這些職場工作者常見的煩惱,其實都來自於缺乏「安排工作」這項基本功,導致工作效率不彰。 《一定做得到的效

堆在眼前的工作千頭萬緒,不知從何著手?突如其來的變化弄亂計畫,讓人七葷八素,進度直直落後?……這些職場工作者常見的煩惱,其實都來自於缺乏「安排工作」這項基本功,導致工作效率不彰。

《一定做得到的效率工作法》指出,培養安排工作的能力,除了有助於預測和控制問題之外,還能針對實際狀況加以應變。

至於如何提升安排工作的能力,進而增進工作效率?方法之一便是學習調整在工作上與他人溝通的方式,不但節省時間,也能夠避免不必要的失敗
以下提供4個實用的溝通技巧,讓你動一張嘴就能讓工作的進行井然有序。

1.談話、聯絡、再報告,有問題立刻回報:

一般的資訊共享原則是「報告、聯絡、再談話」,也就是在驚覺進度不如預期後,才向上稟報、聯絡相關部門,結果往往發現其他部門已經開始作業,要改變計畫必須耗費相當心力。

這種做法充其量只是「放馬後砲」,正確順序應該是「談話、聯絡、再報告。」一遇到問題就找人商量,避免一個人毫無頭緒地摸索。若能及早進行「談話」,自然能避免發生問題。

2.提供多個選項,加快決策流程:

當老闆指派你尋找與客戶用餐的餐廳時,你通常如何回報成果?比較好的做法是提供多個選項和參考訊息,例如「居酒屋氣氛輕鬆,有獨立包廂」「中華料理店交通方便,價格實惠」等等。

這種先總結自己的建議,再探詢對方意見的做法,不僅可以加快老闆的決策流程,身為部屬的責任也會減輕許多。

3.學會事前交涉,增加提案成功率:

進行新商品簡報或首次提案時,通常無法一次成功得到與會者的一致認可。會後參照各方意見做修正,固然是很好的做法,卻會耗費不少時間。

因此,若能在會議前先篩選出案子的「利害關係人」(對於提案通過與否,具有決定性影響力的人),徵詢他們的意見以利事前修正,將可避免一來一往的時間浪費,同時建立起雙方間的信賴感,讓工作進行得更為順暢。

4. 懂得拒絕,量力而為:

很多人經常不自量力地將所有工作攬在自己身上,進而延誤本來應該做的事,導致一事無成。因此,面對同事的聚會邀約、上司臨時交派的工作,勇於說「NO」也是自我時間管理的重要一環。

不過,如果單純是為了減輕工作壓力,因而就連自己能力範圍內的事也拒絕去做,反而會限制個人的可能性,失去表現機會,所以「拒絕的分寸」也必須謹慎拿捏。

(本文取材自《一定做得到的效率工作法》,商周出版。)

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