Managertoday 經理人

掌握視覺先機,15秒定勝負

2019-11-20 22:19:33
Managertoday
http://4.bp.blogspot.com/-zk48SvJ_Bv8/VFGaI5e7QTI/AAAAAAAARkQ/MlcoThGCROU/s720/ZZ066049.jpg
<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 / 郭子苓</span> 美國心理學家麥拉賓(Albert Mehrabian)指出,人在評斷對方的第一印象時,

整理、撰文 / 郭子苓

美國心理學家麥拉賓(Albert Mehrabian)指出,人在評斷對方的第一印象時,55%取決於「視覺訊息」(例如外在、表情、動作)。因此,在充滿語言與文化隔閡的跨國會議現場裡做簡報時,與其把心力用於擔心自己的英文不好、發音腔調不夠純正,倒不如全力準備簡報資料(投影片、講義),讓自己一上台、秀出資料,在15秒內就博取聽眾的好印象。

簡報製作以「清晰易懂」為首要原則,目的在於讓與會者一目了然;而在跨國會議情境下,則有助於減少因為使用不熟悉語言所產生的誤解與麻煩。

1.開門見山,從「結論」說起
傳統新聞寫作的倒寶塔敘事方式,是在導言就摘錄事件的重點與結果,讓人快速掌握故事內容。《關鍵簡報術》一書指出,簡報時最好也能採取相同方式,從「結果」談起,為聽眾直接整理出答案、個人論點,而非話說從頭,如此便能縮短對方在腦中消化的時間,同時引發其繼續深究的興趣。

2.活用「數字」,精確傳達訊息
「我是個守本分的人」和「我大學四年上課都沒有缺席過」兩句話相較,何者更具說服力?面對不同文化背景的聽眾,抽象而模糊的文字遊戲是最大禁忌。《不必說話就贏的簡報術》作者天野暢子指出,數字不但能節省文字用量,還能將簡報內容具體化,傳達精確內容。
另一個活用數字的技巧是「換算」。例如,將「一噸牛肉」改稱為「5000人份的牛肉」,或使用「5個足球場大」「快走20分鐘的運動量」等描述方法,不僅有助於聽眾理解,也能避免國際單位換算帶來的困擾。

3.善用「3」的魔力,將訊息濃縮為3個主題
對於閱讀資料的人(尤其母語並非英文的與會者)來說,一次接收太多訊息,最後反而什麼都記不住。

《思考、寫作、溝通:「3」的魔法》(書名暫譯)作者野口吉昭認為,3個字、3句話最具節奏感,可讓聽眾增加印象,舉凡連鎖餐飲店吉野家的三大訴求「好吃、便宜、快速」、美國總統歐巴馬(Barack Obama)的競選口號「Yes, We Can.」,都是運用「3」的魔法的範例。

在洋洋灑灑的資訊中,將相似的項目歸納為三大類,為自己和聽眾化繁為簡。

4.以圖解代替文字,一頁不要超過12個字
正如同漫畫因其簡單易懂,得以風行世界;在彼此語言不通的情境下,善用圖解,將有助於對方理解。《一學就會的英文簡報》一書指出,一張投影片盡量不要超過10~12個字,否則容易模糊焦點,導致聽眾無法專注聆聽(如【圖2】)。(參考書目:《關鍵簡報術》,培生集團出版、《思考、寫作、溝通:「3」的魔法》(暫譯:《考え.書き.話す「三つ」の魔法》),幻冬社出版、《不必說話就贏的簡報術》,天下文化出版、《一學就會的英文簡報》,上澤社出版。)