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敢說就有機會,不要做會議室裡的雕像

2019-11-18 21:39:14
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">採訪、撰文 / 郭子苓</span> 由於所屬部門的業務性質較為專業,台灣愛普生專業影像事業處經理王亮國,時常獲邀至國際間分

採訪、撰文 / 郭子苓

由於所屬部門的業務性質較為專業,台灣愛普生專業影像事業處經理王亮國,時常獲邀至國際間分享台灣市場經驗,每個月在亞洲、美洲、歐洲來回奔波、一年的差旅費用結算下來超過100萬台幣。

相較於現在一個月只有兩天可以輕鬆說中文,八年前剛加入愛普生時,面對第一次出國簡報(到泰國分享專案經驗),王亮國也曾手足無措,「真正體驗到什麼叫『汗流浹背』!」

王亮國說,那時候的自己沒有留學經驗、對英文也完全沒把握,經常連發封E-mail都要花一個上午斟酌字句、反覆修改,所以歷時3小時的簡報,他足足花了3個禮拜做準備。雖然他自認當時表現平平,但是因為架構、內容清晰,專案執行策略受到注意,事後竟獲邀至新加坡分公司工作。

英文不好不是藉口,表達通暢正確即可

回想一路走來,王亮國認為初期的他和許多台灣人一樣,出國開會時,經常受限於英文聽說的不熟練。然而,「台灣人就是以積極、樂觀的態度取勝,」所以英文不好絕對不是藉口,反而要以平常心面對,拿出平時在國內開會時的表現,展現企圖心,無須太在意英文腔調和文法,只求順暢溝通、正確表達即可。

「不發言、不出聲,就沒有人知道你的存在,千萬不要做會議室裡的一尊雕像,」身為跨國企業分公司一員的王亮國清楚知道,有時候個人在會議上的默不作聲,會連帶造成「台灣」沒有聲音。「雖然台灣市場只占全球銷售額的2%,但是台灣經驗絕對有20%的影響力,」王亮國表示。

每次簡報,都是一場脫口秀

隨著出國開會的經驗日益豐富,王亮國在能說、敢說之後,開始要求自己還要能說得好。在他看來,在會議中做簡報,就像是一場個人Talk Show(脫口秀),即使有再好的報告內容,若只是照本宣科地讀稿,絕對無法讓與會者留下深刻印象。

「簡報的準備與表達,是成敗的關鍵,一定要力求清晰、講求互動,」王亮國建議,製作PowerPoint(投影片)時,千萬不能像寫作文一樣長篇大論,應該少用文字,盡量善用關鍵字(keyword)與圖解。

至於簡報架構,他則是有一套「拆禮物」理論,自廣而深,由大而小。例如從全球市場現況談起,進而縮小範圍解釋亞洲、台灣的區域成長趨勢,一層層拆解核心,為聽者設立完整的邏輯思維。

針對簡報最難的部分,也就是如何讓人專注聆聽,王亮國的祕訣是,先在第一張投影片放上許多美女圖,吸引台下的笑聲與注意。接著在講解內容時,適時離開講台,到處走動,搭配發下的商品樣本,讓與會者傳閱,增加會議互動。

為了讓秀更精彩,他不但會在事前進行多次演練,也會在鏡子前練習表情及眼神,力求表現自然大方。

彈性柔軟,克服文化差異

除了頻繁出國開會之外,王亮國也經常負責國外同事來台的接待及會議主持。根據他個人的經驗,所謂的跨國會議並不僅限於正式的會議時間,私下的互動溝通也是很重要的環節。
接待外賓時,他通常會選擇道地的台灣小吃,讓大家在輕鬆的氣氛下把酒言歡,與白天的嚴肅、刻板做出明顯區隔。「黃湯下肚後,彼此距離不但能一舉拉近,隔天開會議題也能事先溝通,事情會好談許多,」王亮國表示。

對跨國工作者而言,遭遇異國文化的衝擊在所難免。「所謂的文化差異,就是你有你的想法,我有我的原則。不過,光是體認到『差異』的存在還不夠,」王亮國以兩岸用語差異為例說明,在開會時,他多半會試著用對岸的用詞溝通,節省相互猜測的時間,避免誤解。

他還提到,自己也曾因為先入為主的觀念,對韓國同事莫名地抱持負面印象,但實際相處後卻全然改觀。「有彈性、避免刻板印象,可以柔軟地為對方做調整,才是面對差異最好的溝通方式,」王亮國說。

 

出國開會教我的4件事
1.聽英文歌當喝水:熟悉英文連音,模仿正統腔調。
2.自己的話自己說:不要因為語言問題,就不敢發言,或委託他人代言。
3.發表不是一個人的事:力求互動,爭取目光,避免照本宣科。
4.爭議議題私下溝通:避免造成難堪場面,對雙方都是傷害。

王亮國 Anderson Wang
跨國會議年資8年半。曾因市場調查成果優異,獲邀至僅有歐洲、美國、日本三巨頭得以參加的會議現場,分享台灣經驗,促使總公司重新評估台灣市場價值。