Managertoday 經理人

做足準備、再三確認,善用科技不失禮

2019-11-14 00:43:42
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">採訪 / 陳芳毓、郭子苓  撰文 / 郭子苓</span> 「我常在想,他們到底有沒有在聽啊?」IBM軟體事業處專業顧問馬西

採訪 / 陳芳毓、郭子苓  撰文 / 郭子苓

「我常在想,他們到底有沒有在聽啊?」IBM軟體事業處專業顧問馬西緯回想起自己透過電話會議(conference call)做簡報的經驗時,笑著說道。

為了節省交通成本和人力資源,IBM員工利用自行研發的通訊軟體,頻繁參與跨國電話會議、視訊會議。在馬西緯參與過的跨國會議中,與會人數多則三百人,少則七、八人;時間長短依會議目的而異,半個小時或長達半天都有可能。

用心編排投影片,經營第一印象

虛擬會議和一般會議最大的不同在於無法「察言觀色」,與個人腔調差異帶來的溝通障礙。為避免會中各說各話,會後自行解讀,馬西緯通常會再三確認對話內容,確保正確傳達及解讀雙方訊息,同時輔以通訊軟體的chatting(聊天室)功能,將想法行諸文字,並以表情符號和緩氣氛。

虛擬會議的另一個不便之處,就是欠缺面對面的人際互動,所以馬西緯提醒與會者要留心準備PowerPoint(投影片)的內容編排,因為這就形同簡報者給人的第一印象。

此外,氣氛的營造也很重要,畢竟大家是透過冰冷的電話或螢幕溝通。在進入正題之前,馬西緯通常會以對方國家近期發生的大事做為開場白,或是以度假計畫等small talk(閒話家常)拉進彼此距離,當然也可以設法找尋彼此的共通喜好及話題。「很明顯,只要和大陸同事一聊到『康熙來了』,就能立刻打開話匣子,」馬西緯說。

會前測試硬體,會中隨手按Mute

為了配合美國總公司的時間,馬西緯有時難免必須在晚上11、12點連上線,參與全球分公司共兩百多人的訓練課程。世界各地同事化身為列表上的英文帳號,利用「舉手鈕」依序等待發言。

在彼此見不到面的虛擬會議中,「有時會傳來微弱的打呼聲,或嬰兒哭鬧聲,讓大家啼笑皆非,」馬西緯說,若是定於早上8、9點的早晨會議,則可能有同事因為趕不及進辦公室,在捷運、公車上就連上線,讓通勤時段的吵雜聲一覽無遺地向全球放送。

馬西緯提醒,虛擬會議的進行必須透過科技輔助,所以有些禮節和細節要格外注意。比方說,在會議中為了避免雜音干擾,與會者在不發言時,應按下Mute(靜音)鍵。

而在會前,則應提前檢測硬體設備能否順暢運作。馬西緯舉例說,曾有一場IBM大中華區(集合兩岸三地員工)的大型視訊會議,因為音控上的失誤,造成台灣員工只能看著大陸國樂團體「無聲」演出的窘境,可見事前的連線測試和主動聯絡的重要。

多練習、說重點,從基本功練起

回憶起參與跨國會議的新手時期,馬西緯坦言語言能力不足,是當時很大的障礙,「幾乎連聽都聽不懂。」為了克服困境,他下定決心從基本功夫做起,包括事先了解會議流程、詳讀與談者準備的投影片,反覆練習自己擬定的發言草稿,以及使用明確的數據敘述重點等等。

如今隨著經驗的累積,馬西緯也摸索出虛擬會議相較於面對面會議的「好處」。由於隔著螢幕和電話開會,簡報時比較不容易緊張失常,而且還能將大量資料放在手邊備用,對於上級突如其來的疑問或交辦事項,多少有點餘裕臨時抱佛腳,或向同事求助。而打字功能也給予與會者三思的空間,不會因為心直口快釀成大禍。

 

虛擬會議教我的4件事
1.勤練抑揚頓挫:虛擬會議因無法會面,欲吸引對方注意,聲音語調起伏格外重要。
2.搬救兵支援前線:若對語言能力沒把握,可麻煩擅長英文的同事坐在身邊幫忙,或利用電話、通訊軟體即時詢問。
3.「會後解釋」解決危機:若面對詢問突然啞口無言、忘了單字,可以要求會後解釋,避免當下出糗。
4.善用數字及評論:描述事件若長篇大論,可能過於抽象、難以理解,要善用具體的數字與評論。

馬西緯 Cory Ma
跨國會議年資8年。透過電話會議,向美國人上司要求加薪,洋洋灑灑列舉五大原因,一舉成功。