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展現創意與貼心,辦場不一樣的跨國會議

2019-11-19 17:51:18
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<span style="color: #ff9900;">採訪 / 齊立文、郭子苓  撰文 / 郭子苓</span> 在會議產業——為產、官、學界籌辦國際性年會——耕耘20年,圓桌會

採訪 / 齊立文、郭子苓  撰文 / 郭子苓

在會議產業——為產、官、學界籌辦國際性年會——耕耘20年,圓桌會議顧問公司執行長柯樹人共承辦過356場國際會議,其中與會者最多曾達2000人,與會國數逾40國。

與企業內的跨國會議相較,國際年會的舉辦,在會議目的之外,還要發揮外交上的功能。從爭取會議在台舉辦、會程安排,到餐飲籌備、紀念品製作發送,每個環節都必須妥切回應不同國籍與會者的需求,同時在細節上展現主辦單位的國際氣度與文化特色。

汲取在地養分,為與會者製造美好記憶

為了成就一場不只是會議的會議,柯樹人認為,一定要比別人做得再多一些,從台灣的文化背景中汲取養分,發揮土生土長的創意。

獲得經濟部「2009會展躍升獎」的第33屆國際婦女泌尿醫學會年會(IUGA),由於是第一次在亞洲舉辦,因此柯樹人率隊大費周章地將蘭嶼達悟族的傳統漁船運至現場,並在會場布滿了台灣蘭花。至於歡迎酒會的選擇,他也捨棄正式隆重的高級餐廳,轉以台灣民間市集的形式宴客:現場備齊豆花、挫冰、糖葫蘆等傳統小吃,並發送與會者一本台灣文化護照,讓他們按圖索驥,實際體驗捏麵人、紙雕、扯鈴等民俗童玩。

「會議結束後,如果能讓與會者對於短短數天的台灣旅程念念不忘,甚至有再度造訪的意願,那絕對是非常成功的跨國會議,」柯樹人說,為了讓外國友人日後能睹物思「台」,他也特別重視會議紀念品的選擇。比方說,他曾在一次會外參訪中,刻意安排捏陶行程,並於會議結束當天,將他們捏製的成品刻上姓名,送至會場給每一位與會者,讓眾人又驚又喜。

縝密規畫與貼心提醒,讓賓主盡歡

由於要辦好一場大型跨國會議,牽涉到無數龐雜的細節,因此更需要縝密的規畫。柯樹人建議,會議籌辦人員最好在規畫之初,就將所有預定議程依重要性及流程排序,製成清單,並參考以往案例配置時間。行程確定之後,再製作檢查表(checklist),逐項確認各方需求與協調事項,以利團隊合作完成。

不過,會議過程中意外狀況不可避免,因此柯樹人也提醒,籌備人員應在會議行程安排上保留些許彈性。例如,切勿將參訪行程與晚宴安排得過於緊湊,以免與會者因為參訪行程有趣,逗留時間過長,壓縮到準備及出席晚宴的時間。

有關餐會的規畫,由於各國風俗不一,在邀請函上應優先提供賓客服裝建議,詳列宴會性質、流程等資訊,避免來賓做出不合宜打扮,造成雙方不快。餐飲選擇上,則必須事前調查各國禁忌、宗教信仰、食物季節性與賓客年齡等,盡量避免動物內臟或散發特殊氣味的食物,以及包含保育類動物的菜餚。

綠色會議,節能減碳又省成本

大型跨國會議耗日費時,動員的人力物力更為驚人。根據歐洲科學院博爾扎諾研究所(EURAC)統計,一場為期5天、與會者約350人的會議,大約需要消耗1萬2250條餐巾、1萬個塑膠杯和1萬2600瓶小罐瓶裝水。

為響應節能減碳的環保理念,柯樹人也開始積極倡導「綠色會展」觀念,具體做法包括:建議會議籌辦人以光碟取代紙本資料;採行「食物哩程」(food mileage)觀念,會議餐點盡量選用當地食材,以減少二氧化碳排放;以及重複使用名牌識別套、指示標語,並將會議報名流程全面電子化等。

「It's not your show.」這是柯樹人常對會議籌辦人員說的一句話。他認為,會議創意的發揮可以天馬行空,但是面對龐大的與會人數與緊湊議程,必須務實地考慮與會者的需求,並且優先考量所有計畫的可行性,以會議內容為主,餘興節目為輔,取得亦莊亦諧的平衡。

 

籌辦會議教我的4件事
1.合理的時間配置:依據實際會議狀況分配時間。如休息時間過短,將無法消耗大量與會者同時上廁所的需求,過長則容易讓大家開起場外聊天會,阻礙議程進行。
2.事前提示合宜裝扮:為避免文化差異,造成外賓無法拿捏服裝禮儀,邀請函上應標明宴會性質、流程與服裝規定。
3.留意餐盤繪圖:除了必須考量來賓背景,審慎挑選菜色外,還要注意餐盤繪圖,以免有侵犯宗教禁忌的狀況發生。
4.節能減碳做環保:會議舉辦易耗損大量資源,盡量電子化流程,採用可回收、重複利用的材質與當地食材。

柯樹人 Richard Ko
跨國會議年資20年。籌辦2005年第二屆臺北健康城市暨領袖圓桌會議國際研討會時,面對主辦單位會前變更聯繫窗口、外賓首長倉卒決定到訪,與行程臨時調動等緊急狀況,仍能冷靜應變,解決問題,獲得經濟部「2006卓越會議獎-優等獎」。