做會議記錄

整理、撰文 / 陳芳毓

一般人做會議記錄時，通常是照著議題討論的時間順序，由上而下抄寫。這麼做的問題在於，事後整理時，必須不斷翻著筆記，前後尋找、對照、歸類，才能將相同主題的內容整理在一起，要花費較多時間。用心智圖整理會議記錄，所有的訊息都能在一張紙上完整呈現；只用關鍵字記錄，也能更快寫下內容，專心在會議內容上。（詳見【圖1】）

STEP1 會議開始前，先在第一層分類，寫下「時間」「目的」「出席人員」「議題」「決議」「今後行動」等六大基本資訊。

STEP2 會議進行時，即可照著這個架構開始記錄。會議中若出現其他討論熱烈的議題，就只要再拉線追加說明即可。

STEP3 如果擔心沒學過心智圖的同事，看不懂這樣的會議紀錄。《心智圖練習簿》建議，你可以將原本左右延伸的心智圖，改成左右延伸的心智圖，這樣看起來就很類似條列式的會議記錄。如果能再加上數字編號索引，甚至用框框把重要內容圈起來，就能讓一般人也看得懂了。（詳見【圖2】）

欲知更多內容，請見《經理人月刊》6月號