Managertoday 經理人

做會議記錄

2019-11-20 14:36:25
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 / 陳芳毓</span> 一般人做會議記錄時,通常是照著議題討論的時間順序,由上而下抄寫。這麼做的問題在於,事後

整理、撰文 / 陳芳毓

一般人做會議記錄時,通常是照著議題討論的時間順序,由上而下抄寫。這麼做的問題在於,事後整理時,必須不斷翻著筆記,前後尋找、對照、歸類,才能將相同主題的內容整理在一起,要花費較多時間。用心智圖整理會議記錄,所有的訊息都能在一張紙上完整呈現;只用關鍵字記錄,也能更快寫下內容,專心在會議內容上。(詳見【圖1】)

STEP1 會議開始前,先在第一層分類,寫下「時間」「目的」「出席人員」「議題」「決議」「今後行動」等六大基本資訊。

STEP2 會議進行時,即可照著這個架構開始記錄。會議中若出現其他討論熱烈的議題,就只要再拉線追加說明即可。

STEP3 如果擔心沒學過心智圖的同事,看不懂這樣的會議紀錄。《心智圖練習簿》建議,你可以將原本左右延伸的心智圖,改成左右延伸的心智圖,這樣看起來就很類似條列式的會議記錄。如果能再加上數字編號索引,甚至用框框把重要內容圈起來,就能讓一般人也看得懂了。(詳見【圖2】)

欲知更多內容,請見《經理人月刊》6月號