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善用同理心,簡報不是One Man Show

2019-11-13 08:38:24
Managertoday
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  <span style="font-family: '新細明體','serif';">採訪‧撰文</span> / <span style="font-family: '新細明體','ser

 

採訪‧撰文 / 郭子苓編輯 / 齊立文

簡報是高階主管認識員工最直接的方法,用心、不用心,一站上台,都會被放大檢驗。可以說,要讓主管對你加分或扣分,全都維繫在簡報上。

2002年以台灣愛普生(EPSON)史上最年輕總經理之姿走馬上任以來,陳維鈞參與過無數場或精彩絕倫、或乏善可陳的簡報會議。在他看來,簡報中可能犯的錯誤成千上萬,但總歸而言,最常見的問題便是缺乏對聽眾的同理心。

「簡報,不是你一個人的事,」陳維鈞觀察,許多簡報者經常沉浸在個人的獨角戲裡,滿腦子只想著「我該說什麼」「我要怎麼說」,因而忽略了「聽眾希望聽到什麼」「怎樣才能讓觀眾聽完簡報後滿載而歸」,讓簡報成為了單向溝通,未能達成預期的成效。

聽故事的人,才是簡報主角

陳維鈞認為,一場成功且令人回味無窮的簡報,是由「3C」所組成,即Customer(顧客,指聽眾)、Creativity(別出新裁的創意)、 Control(現場氣氛的掌控,與說服力的傳達)。能夠兼顧3C,通常便足以完成一場精彩的簡報。不過,許多簡報者卻經常顧此失彼,難以面面俱到。對此,陳維鈞建議,在求簡報的「精彩」之前,應該先設法做到「不出錯」,關鍵就在於掌握住Customer的需求,把聽眾的需求放在心上。

不夠貼心,簡報者常犯4****個錯誤

陳維鈞歸納出了4個簡報者常因為不夠體貼聽眾而犯下的錯誤。

1.****未能體察聽眾狀態,造成聽眾負擔:許多跨國會議為求效率,經常會為與會者塞滿一整天的會議行程。碰到這種行程滿檔的聽眾時,簡報者如果未能妥善做好時間規畫,只是自顧自地照本宣科,將簡報時間拖得「落落長」,不難想見將換來台下此起彼落的打呼聲。

因此,依照與會者的行程安排情形,設想聽眾當時的身心狀態後,再進行簡報流程的規畫,會是比較貼心的做法。陳維鈞就曾經在正式簡報前,先秀出一些自己到日本京都遊玩的照片,或是特別規畫一段「樣品傳閱時間」,不但能夠有效地破冰,也能緩和聽眾的緊繃情緒。

2.****塞入過多資訊,讓人難以消化:在思索簡報內容時,簡報者經常忘了將聽眾「想聽的內容」「容易理解的方式」一併納入考量,只是胡亂塞入自己想說的東西,結果導致投影片上的文字及資訊量過多。這樣毫無章法的內容安排,可能壓縮到每張投影片的停留及解說時間;正當聽眾還在吸收消化投影片內容的時候,簡報者就因為時間緊迫急忙跳至下一張投影片,徒留聽眾在後頭苦苦追趕。

要了解聽眾到底想知道什麼,陳維鈞提供了一個小祕訣:事前進行小型的問卷調查,只談聽眾想知道或不知道的事。他也提醒,任何停留不到5秒的投影片,都是不必要存在的,應立即刪除。

3.****照本宣科,死氣沉沉:很多簡報者習慣窩在台上一角,看著手稿或投影片逐字照唸,導致簡報過程枯燥乏味。「聽你唸還不如我自己看!」陳維鈞認為,好的簡報者會設法讓聽眾融入其中,透過語氣、聲調及肢體語言的轉換,為簡報的氣氛添增上下起伏。

「當然不是每個人都能成為Steve Jobs,」陳維鈞說,舞台魅力固然是與生俱來的天賦,勉強不來,但只要準備充足,必定能找到最自然的表達方式。

4. ****背對觀眾,與現場「零互動」:從簡報者在台上站的位置,就可以看出他們有沒有把聽眾放在心裡。出席簡報的聽眾,真正要聽的其實是簡報者的解說,投影片只是輔助工具,只可惜,很多人卻習慣背對聽眾,對著投影螢幕依樣讀稿。

陳維鈞認為,讓投影片變成主角的簡報者,一定是從頭到尾都沒有考慮過聽眾的需求。相反地,在意聽眾的簡報者,則是會細心留意聽眾的表情,針對聽眾的反應即時調整簡報內容或解說速度。簡報者只顧著說話,放任聽眾自行解讀,是不負責任的做法。

用心、不用心,台上見分曉

「要讓主管對你加分或扣分,全都維繫在簡報上,」陳維鈞指出,對高階主管而言,簡報是認識員工最直接的方法。透過一個人的簡報表現,可以看出他的準備心力與工作態度,「同時也能看出員工對公司產品的認同感。」陳維鈞憶及1995年一次讓他錯愕的聽取簡報經驗:當時的簡報主軸,環繞在愛普生推出的第一台

彩色噴墨印表機;然而,簡報者在台上大力陳述新產品的種種功能時,所使用的投影片卻都是採黑白印刷,讓台下所有人面面相覷。「用心或不用心,站到台上都會被加倍放大,這正是簡報最讓人愛恨交織的地方,」陳維鈞說道。

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