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簡報的技術:秀出你的實力與說服力

2019-11-19 20:59:26
Managertoday
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<span style="color: #ff6600;">採訪、撰文 / 謝明彧 </span> 抬起頭,只看到簡報者的背影;低頭看,手中的紙本講義,只是講者口述內容的逐字稿。螢幕上的

採訪、撰文 / 謝明彧

抬起頭,只看到簡報者的背影;低頭看,手中的紙本講義,只是講者口述內容的逐字稿。螢幕上的投影片,不時飛進飛出各式數據資料,占滿了整個畫面;想辨識圖表上較小的數字,瞇起眼睛還是看不清楚;雷射筆射出的紅色光點,像漩渦般在布幕上亂轉。唉!又是一場讓人昏昏欲睡的會議……

這樣的場景,相信大多數人都不陌生。但是,如果你是台上的那個簡報者,而非台下那個可以對簡報者發出或批評、或讚許、甚或充耳不聞的聽眾,你作何感想?要是席間還坐著你的老闆或重要客戶,你該怎麼辦?

在職場上,無論是在會議上報告、向客戶提案、發表演說,或參加研討會等等,幾乎人人都要做簡報。簡報做得好不好,不只取決於內容花俏或口條清晰與否,更多時候是一個展現個人「實力」與「魅力」的場合,涉及嚴肅的結果,例如是否成功說服主管、達成交易、拿到案子、讓同事印象深刻。

一 般而言,要上台做簡報的人,都會預做準備,但為什麼有些人到了上台的那一刻,可以吸引人聚精會神地聆聽,有些人的簡報卻無聊枯燥得讓人想逃離現場?為什 麼既不是對講題全然陌生,也不是沒想過該說些什麼,但簡報出來的效果,就是差強人意呢?

曾為雅虎(Yahoo!)、思科(Cisco)等 企業CEO傳授簡報技巧的《簡報聖經》作者傑瑞‧魏斯曼(Jerry Weissman),一語道破了問題核心:「大部分簡報者都只想傳達資料,而不是說服聽眾。」

簡報目的:帶領聽眾從「陌生」到「理解」

許 多工作者在接獲「做簡報」的任務時,直覺反應就是想將手邊資料盡可能完整地呈獻給聽眾。對此,魏斯曼提醒,不管是會議、演說、銷售或研討會,所有型態的商業簡報都有一個共同目標,就是將聽眾從「起點」(一開始的狀態)推往「終點」(簡報者預期的目的)。

就心理層面來看,聽眾在起點時,往 往對主題一無所知、甚至心存疑慮與排斥,所以簡報可說是一場讓聽眾從一無所知到充分了解、從猶豫不決到深信不疑、從排斥 抗拒到內化為具體行動的「說服之旅」,絕非單向的資訊傳遞。

因此,「溝通與了解」才是簡報的真正價值所在,先考慮聽眾想要什麼,再告訴對 方「我可以提供什麼利益來幫助你」,逐步帶領聽眾「了解」簡報者的故事,並 「相信」其中的訊息,最終採取「行動」。

說服捷徑:給聽眾一 個採取行動的理由

魏斯曼指出,人們多半誤以為,要讓聽眾了解自己想傳達的訊息,只要「告訴他們一切細節」就好,但不難想見,這麼做的結果,只會讓簡報堆砌過多無意義的「垃 圾資料」,淪為枯燥的技術與數據報告,最終以失敗收場。原因很簡單,沒人喜歡聽長篇大論,聽眾只想了解他們「必須知道的事」。而對商業簡報的聽眾來說,一 定要知道的事就是:產品或服務的「特色」(feature)與「利益」(benef it)。前者指的是簡報者想要鼓吹關於個人、公司或產品的事實或特質;後者則是指該項事實或特質,能夠如何為聽眾獲利。

想要說服聽眾,就 要特色與利益並重,在凸顯了產品或服務的特質之後,還必須將特色轉換成利益,給予聽眾一個採取行動的理由,而且要是「『他們』想行動的理 由,而非『你的理由』,」魏斯曼強調,畢竟產品再怎麼有特色,若無法與聽眾的利益結合,也是枉然。

簡報4P:準備與練習,造就好簡報

也許你也認為,做簡報不外就是「製作投影片檔」和「上台口頭簡報」,但是別忘了,許多無效、無趣的簡報,也都包含了這兩個要件。

商 業訊息傳遞專家、《簡報+》作者韓明文就指出,通常大家認為最重要的兩個簡報步驟,其實只是簡報準備後的「結果」而已。他將一個完整的簡報流程,劃分為 4個流程:始於「準備」(Prepare),再來進入「投影片製作」(PowerPoint)階段,接著展開「練習」(Practice),最後才是「口頭報告」(Present)。

韓明文強調,唯有完整走過簡報流程的「4P」,才能做出真正有效的簡報。下一次,輪到你做簡報時,不妨試 試在「製作簡報」之前,先花時間做功課、思考聽眾的需求,讓投影片內容有意義;在「說簡報」前,設法構思場景與練妥話術,讓口頭報告成為一場精彩的秀。