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彙整聽眾需要的資料,決定鋪陳方式

2019-11-19 02:23:45
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<span style="color: #ff9900;">整理‧撰文 / 謝明彧</span> 透過事前準備,了解簡報對象與目的後,簡報者的下個任務便是蒐集相關資料。《成功簡報》一書

整理‧撰文 / 謝明彧

透過事前準備,了解簡報對象與目的後,簡報者的下個任務便是蒐集相關資料。《成功簡報》一書作者珍妮佛‧羅騰多(Jennifer Rotondo)指出,針對簡報主題展開研究時,面對熟悉或陌生的領域,資料蒐集與研究方法大不相同,過程中須小心被其他無關緊要的主題影響而分心。

熟悉vs.陌生:視不同主題特性,進行有效研究

羅騰多建議,碰到十分熟悉的主題,簡報者應聚焦於「如何精準掌握目標對象的需求」,將資訊蒐集的重點放在「對於簡報對象的了解程度」和「對方為何需要你這項產品或服務」。

蒐集資料時,擁有能打聽消息的人脈當然最好,但如果找不到人,對方的公司網站與文宣品,會是很好的研究起點。不過,羅騰多也提醒,在瀏覽文字與圖片之餘,還應留意其編排的架構順序,以及「未被刊登的事物」,這有助於簡報者「知道不該把哪些東西放進去」,從而專注於處理能夠打動對方的簡報內容。

至於面對不熟悉的主題,簡報者的研究主軸則是「如何快速讓自己成為相關領域專家」,並將資料蒐集的重點放在「如何才能取得正確資訊」以及「如果碰到一些短期無法學會的技術性資訊,該怎麼辦」。

對此,羅騰多提出的解決方法是「善用公司資源」。例如,儘管自己對於所要簡報的新產品一無所知,但公司裡一定有人知之甚詳,所以只要虛心請教研發、行銷、客服等部門的專家,並加以彙整,就能一窺全貌。

必要vs.更好:依聽眾需求,妥善分類與管理資訊

無論蒐集到的資訊再怎麼多元豐富,羅騰多表示,簡報者都要設法將資訊區分為兩大類:「(聽眾)務必知道的」(need-to-know)和「(聽眾)知道了也很不錯的」(nice-to-know)。前者指的是聽眾不能不知道的資訊,所以務必要放入投影片中,以達到預設的簡報目的;後者雖然重要性較低,卻可以充當補充資料,以增加簡報吸引力。

例如,如果你即將向客戶就該公司軟體升級議題做簡報,那麼「該公司後端軟體升級的必要性」「軟體由6.0版升級至8.0版可創造的效益」等資訊,就屬於客戶「務必知道的資訊」;至於「該公司上半年度獲利成長兩倍」「軟體的研發者」等訊息,則屬於客戶「知道了也很不錯的資訊」。

羅騰多強調,資訊分類的關鍵在於依照「聽眾需求」、而非「簡報者的認知」來思考,否則簡報者就算說得再頭頭是道,難免還是會因為與聽眾的想法並不重疊,造成簡報效果大打折扣。

欲知更多內容,請見《經理人月刊》7月號