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只放要點、關鍵字,控制投影片資訊適量

2019-11-14 12:42:59
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<span style="color: #ff9900;">整理‧撰文 / 謝明彧</span>   確定簡報採用的流程架構,列出簡報大綱之後,下一步就進入簡報投影片的

整理‧撰文 / 謝明彧

 

確定簡報採用的流程架構,列出簡報大綱之後,下一步就進入簡報投影片的製作。在這個階段,「如何按照大綱安放內容」「如何將繁雜資料濃縮成要點」「又該放多少資訊在投影片上」將考驗簡報者的功力高下。

精簡二原則:只列關鍵字、1頁1主題

《成功簡報》一書作者珍妮佛‧羅騰多(Jennifer Rotondo)表示,簡報內容無論多寡,務必謹守「精簡」原則,只放上「要點」即可。

精簡的第一個準則,就是「切勿將所有資料文字直接貼入投影片」,這也是簡報時最常見的大錯。投影片只是協助簡報的一項工具,簡報者應藉由口頭演說來傳述想法,而非將所有說明文字及圖表都放到投影片上,否則反客為主,只會讓簡報失焦。

《第一次簡報就上手》作者黃彥達則建議,除非是引述名人話語,否則一定要避免在投影片上置入成段、成句的文字,僅需列出重點句或關鍵字,其餘細部內容再由簡報者口頭說明即可。

精簡的第二個原則,則是「1張投影片1個主題」。黃彥達認為,一頁投影片最好只說明一個小主題,無法歸類在同一主題類別的資訊,就不要放在同一頁面上。如果內容是條列式,一頁也以5個條列句為宜,過多不僅顯得擁擠,資訊量也會超過聽眾負荷;如果放的是圖表,一頁則以一張圖表為限,兩張以上的圖表並存於一頁,很容易造成聽眾混淆。

濃縮二方法:刪除連接詞、重組關鍵字

在精簡的前提下,如何將冗長的文章,濃縮成要點短句,將是簡報者在整理資料時的重要功課。

《不必說話就贏的簡報術》作者天野暢子寫道,其實只要「刪除連結詞」,就能快速將長篇大論化為條列式的幾個重點。例如「呼叫器的缺點是就算收到訊號,也必須先找到電話,才能取得聯繫。不過,行動電話則是可以在需要的時候直接通話,甚至無法通話時,依舊能透過簡訊聯絡」這樣一段文字,在刪除了「也」「不過」「甚至」等連接詞,就能拆分成幾個清楚的短句:「呼叫器的缺點:必須主動回電確認聯絡內容」「行動電話的優點:①可直接通話;②可透過簡訊聯絡」。

濃縮長文的第二種方法,則是「先抓取關鍵字,再重組句子」。在做法上,先刪去無意義的虛詞,再將留下的文字重新排列,就能將長文化為主題明確的短句。例如「這次要介紹的是神奇毛巾,其最大特色就是超強的吸水力」這段文字,透過抓出「神奇毛巾」「特色」「超強」和「吸水力」4個關鍵字,就可重組成「吸水力超強的神奇毛巾」一個短句。

欲知更多內容,請見《經理人月刊》7月號