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避免長篇大論,讓聽眾一看就懂

2019-11-19 01:12:07
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<span style="color: #ff9900;">整理‧撰文 / 郭子苓</span> 許多人在製作簡報投影片時,習慣將投影片當作書面報告製作,導致投影片中的文字長篇大論,不

整理‧撰文 / 郭子苓

許多人在製作簡報投影片時,習慣將投影片當作書面報告製作,導致投影片中的文字長篇大論,不但造成閱讀困難,也容易讓聽眾對簡報內容失去興趣而分神。其實,簡報的精髓在於簡報者的口頭發表內容,因此文字必須恰如其分地扮演輔助角色,把握一張投影片說明一個重點的原則,用最精簡的方式表達。

《簡報+》作者韓明文認為,投影片是視覺的溝通工具,在設計上必須謹記「觀眾是『看』投影片,而非『讀』投影片」的原則,所以在輸入文字時,必須特別注意文字數量、字型字體、排列方式,讓觀眾在第一時間內,一眼望去就能掌握投影片想要表達的內容。

條列重點:把握減法原則,精簡文字4要訣

1.一張投影片出現的文字應以一個段落為限,呈現重要的核心概念。若是能夠將龐雜的文字重新做整理,像做筆記、畫重點般以條列句呈現,將更能幫助聽眾快速吸收重要資訊。

2.一張投影片的文字敘述應控制在6行之內,同時避免換行。最適合觀眾瀏覽的是3~6行文字,而換行則是會增加眼球掃描的頻率,所以最好將文字數控制在無須換行的範圍內,或透過調整文字方塊的邊界,以拉長書寫寬度。

一般而言,條列式的說明事項若是在4行之內,可採同時出現的方式呈現;但若超過4行,由於文字量過多,觀眾無法一眼掌握,便可設定動畫效果,一次跳出一行條列句,讓簡報的視覺焦點更集中。

3.一張投影片的理想字數約為90字,上限為120字。文字的視覺重點,通常落在標題、次標題上,而非標題下方的詳細內容,因此一行文字最好能控制在15字內,避免冗長贅述。若以一張投影片6行文句,每行15字估算,則一張投影片的字數約90字。

4.減少標點符號。毫無標點符號、簡潔清楚的條列句,是簡報文字的最佳表現方式。由於句點容易被混淆為沒有對齊的項目符號,因此無論在中英文簡報中,通常不使用句號結尾。

其他書面報告中常用的標點符號,在商業簡報中多半可經由其他強調手法取代,例如上色或加大、加粗字體等。

欲知更多內容,請見《經理人月刊》7月號