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讓圖像說話,強化聽眾記憶

2019-11-22 12:21:47
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理‧撰文 / 郭子苓</span> 簡報講求溝通效率,無論使用言語或文字說明,在溝通過程中都仰賴聽眾在腦中多一層的轉換功夫。「

整理‧撰文 / 郭子苓

簡報講求溝通效率,無論使用言語或文字說明,在溝通過程中都仰賴聽眾在腦中多一層的轉換功夫。「一張圖勝過千言萬語,」根據研究發現,訊息圖像化可減少25%~40%的溝通時間,因此若能在簡報中善加運用圖表、表格、圖片等視覺要素,維持「圖像80%、文字20%」的比例,將有助觀眾在黃金10秒內,瞬間掌握簡報者希望傳遞的概念與重點。研究也指出,圖像化可使觀眾對簡報內容增加50%的記憶度,並且展現出簡報者的專業態度與充分準備。

訊息圖像化:圖解4步驟,將文字轉化為圖像

將繁複的文字化為「圖解」的過程,經常令簡報者望而生畏。對此,《簡報+》作者韓明文歸納出簡單4個步驟,可幫助簡報者輕鬆將文字轉換成圖像。

Step1擷取出資訊內容中的關鍵字:以做筆記方式,擷取出關鍵字、關鍵句後,重新整理架構。

Step2找到適合的圖解架構:根據資訊內容的邏輯性與關聯性,選擇適合的圖解架構(可參考〈隨插即用的7種常見圖解架構〉)。

Step3利用連接線,定義資訊要素之間的關係:連接線的箭頭指涉方向、線條粗細、虛線實線、直線曲線等等,都有其邏輯解釋上的定義,直接影響圖解架構的精確程度。

Step4加強視覺設計感:為圖解架構上色、增加效果(立體、外框、陰影等),可使單調的圖形架構看起來更具吸引力。

視覺深刻化:圖解使用4原則,讓重點跳出來

韓明文認為,簡報中的圖像使用雖說多多益善,但仍必須遵守以下4點原則,才能收「錦上添花」之效。

1.一張投影片只放一種視覺元素:綜合兩種以上的視覺元素(例如圖解+表格),容易造成焦點模糊。
2.刪除過於詳盡的細節說明:由於每張投影片的生命周期只有1~3分鐘,應傳達的是「重點」而非「細節」,因此圖像內容也必須力求精簡,大膽割捨沒必要的數據或座標格線,只留下要解說的內容。

3.再次強調唯一的重點:要將「說明式」的內容調整為「說服式」內容,可使用不同顏色標示,並以文字框再次強調重點,為觀眾提綱挈領並加深印象。

4.將重點歸納在3~6項之間:過多的資訊會讓人無法一眼望去,盡收眼底,歸納成3~6項說明項目最為理想。

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