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一次一個訊息,圖表與口語同步化

2019-11-17 08:26:58
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<span style="color: #ff9900;">整理‧撰文 / 陳清稱</span> 簡報圖表動畫製作與運用的關鍵,在於「資訊密度」控管。簡報時必須謹守「投影片畫面一次只出現一

整理‧撰文 / 陳清稱

簡報圖表動畫製作與運用的關鍵,在於「資訊密度」控管。簡報時必須謹守「投影片畫面一次只出現一個訊息」的原則,並與口語進行非常細部的配對,才能做到「無縫隙」的簡報境界,提高溝通效率。

一般而言,圖表動畫的製作可分成:表格、圖表及圖解化文字。由於人腦一次所能掌握的資訊量非常有限,因此不論是那一種形式的圖表動畫,都必須避免以大量資訊,配合冗長的口語說明。同時簡報者也必須扮演好「主角」的角色,以投影片畫面內容為輔助工具,配合圖表動畫的運用,增加簡報說服力。

表格動畫:講到哪裡、秀到哪裡

表格動畫是簡報中最常出現的畫面之一,而製作表格動畫最常出現錯誤則是,一次提供一大張完整又複雜的表格,配上一長串口語說明。例如,當簡報畫面出現一個「8欄8列、共計64格」的表格時,台下觀眾往往會因為想要理解表格內容,而展開「閱讀」行為,這時無論簡報者在台上說什麼,台下的觀眾早已分心。

遇上這種狀況時,便可使用表格動畫功能,將繁複的表格內容分批秀在投影片上,再搭配口語說明。以【圖1】介紹某品牌電腦的產品規格表為例,簡報者可逐一秀出Process、OS、Monitor……等表格中的資訊,加上口語的細部配對說明,讓觀眾跟隨簡報者的解釋與說明,而非自行閱讀表格內容。

不難想見,若是一開始秀出整張表格,很可能簡報者還在解說前兩項訊息,觀眾的注意力早己轉移到其他訊息上了。

因此,製作表格動畫時,要以能跟口語進行細部的配對為原則,尚未講解到的表格內容,就不必全部秀出來,真正做到簡報的最高境界「活在當下」——沒有過去、沒有未來。

圖表動畫:凸顯重點和數據

 

圖表動畫的製作與運用原則,與上述表格動畫類似。

以【圖2】某公司所生產A、B、C產品各占營收比例圖表為例,當介紹到A產品的營收占比時,便可藉由圖表動畫功能,先將B、C兩項產品的營收占比先行合併,以凸顯A產品在整體營收中的占比;接著在介紹B、C產品時,也如法炮製;最後再同時秀出A、B、C產品各占營收比例,既可分別強調A、B、C產品的營收占比,又能比較三者間的差別。

若是要一次介紹大量的圖表資訊時,也可運用資訊密度控管的原則,製作圖表動畫。例如介紹某年度10部最受歡迎的DVD影片時,一般人可能會將10部DVD的畫面同時放在一張投影片上,直到全部介紹完之後,才進入下一張投影片;然而,正確的圖表動畫做法應該是,一張投影片中只放一部DVD畫面,並配合口語說明,讓觀眾的注意力聚焦。

欲知更多內容,請見《經理人月刊》7月號