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行事曆這樣記!十字象限區分一天工作時段,達成最佳工作配置

2019-12-15 05:01:27
Managertoday
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「要讓手帳成為好幫手,最重要的,就是要了解自己要記些什麼?要怎麼記?」著有《筆記女王的手帳活用術》的筆記女王林珮玲(Ada)強調,行事曆不只是用來記錄要做的事,要開的會,更重要的,是透過「整體鳥瞰」的

「要讓手帳成為好幫手,最重要的,就是要了解自己要記些什麼?要怎麼記?」著有《筆記女王的手帳活用術》的筆記女王林珮玲(Ada)強調,行事曆不只是用來記錄要做的事,要開的會,更重要的,是透過「整體鳥瞰」的概念,掌握自己生活與工作的平衡。透過規畫,讓自己在工作休閒與交誼間保持平衡;藉由記錄,檢視感情與財務這兩本存摺,持續累積存款。

林珮玲強調,行事曆紀錄不用太在乎美觀與否,也不用怕反覆修改,只要掌握「把想到的事寫下來,把寫下的事都做完」這個原則,行事曆就會成為督促自己行動的助力,累積進展,持續提升人生。

年行事曆:6種顏色一眼掌握工作與生活的均衡度

年行事曆最主要的功能,是計畫與記錄這一年有哪些重要活動,透過分析自己不同活動發生的頻率,可以對自己生活安排方式進行總體檢。

林珮玲會在年行事曆最上方的空白處,用6種不同顏色筆寫下各種不同活動的代表色,例如學習是紫色、演講是黑色、活動是綠色等等,記錄時就以此為依歸。

如此一來,年行事曆只要一攤開,一眼就能看出自己每個月每種顏色的多少,例如要是一整個月橘色都沒有出現,就是一個警訊,自己可能放太多時間在工作上,而忘了與朋友聚會相處,這樣下個月就要提醒自己主動去關心朋友。

而選用6種顏色做區別,林珮玲解釋,這是因為「6」是統計研究中一般人能有效分辨與記憶顏色的最高限制,若使用超過6種顏色,版面很容易變得過花,不只降低一眼辨識的能力,也會造成記錄上的不便。

周行事曆:以「急迫/重要矩陣」十字切分一天工作時段

林珮玲所設計的周行事曆上,最大的特點就是利用成功學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)所提出的「急迫/重要矩陣」,搭配個人一天生理變化曲線,來切割一天上午8點~下午6點的工作時段。

早上8~10點的剛上班時段,精神最好,適合處理「急迫又重要」的工作,及早完成必須交辦與聯絡的工作,以便下午還有時間進行後續追蹤;10~12點時段,由於都是開會,或是處理外部電話,多是些「急迫但不重要」的工作;而吃完午餐睡過午覺後的14~16點,不僅精神重新充電完畢,多數庶務也已在早上處理完成,剛好用來處理「不急迫但重要」的思考工作;最後零碎的一些「不急迫也不重要」雜務,則留待下班前的16~18點處理。

身為祕書的林珮玲,採用藍、黑雙色填寫內容,藍色代表自身工作,黑色則是老闆的行程,如此一眼便能區別哪些時段自己有事、哪些時段老闆有活動,避免工作安排時發生衝突。

林珮玲填寫各時段工作時,前方一定依「急迫/重要矩陣」畫一個方格,以便完成後可以打勾,將行事曆與檢核表結合,確保工作完成不漏接。

月行事曆:隨手記帳與生活紀錄的好用工具

以工作排程來說,多數需求只要運用「年行事曆」和「周行事曆」就能有效完成,因此對於手帳上的「月行事曆」,林珮玲轉而做為「記帳」和「記錄」之用。

林珮玲解釋,手帳除了做為行動的預先規畫,也是生活各種重要資訊的良好記錄平台。例如記帳可以幫助一個了解自己的開支模式,避免在不知不覺間花費過多,有助於個人理財,將記帳整合進隨身攜帶的手帳中,不只方便,也會避免遺忘的可能,頁面格式也十分方便比較與檢視資金運用情形。

另外,林珮玲還會利用月行事曆的左側空白欄,記錄這個月自己讀了哪些書、看了哪些電影,做為生活學習與休閒的紀錄。月底看著自己這個月讀完了哪些書或看了哪些電影,感覺特別充實。

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