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建立優先順序,系統化管理個人知識

2019-11-13 06:27:39
Managertoday
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        整理‧撰文‧編輯 / 劉揚銘 每日的工作習慣 ** 每天的時間表大致如何?** 7:30起

 

 

 

 
整理‧撰文‧編輯 / 劉揚銘

每日的工作習慣
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每天的時間表大致如何?**
7:30起床、8:30到公司、19:00下班、23:00前睡。重要工作通常在清晨處理完畢。
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用什麼工具管理時間表?**
電腦Outlook軟體與PDA手機同步,包括行事曆、連絡人、待辦工作等資料都在其中,每周日會先做好接下來兩周的工作計畫。
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工作的黃金時段是?**
清晨4:00~8:00。平常不一定這麼早起,但有重要工作時,前一天會刻意早睡,用頭腦最清楚的清晨時段完成工作。

一天看/回幾封e-mail?
50~100封。

目前正在鑽研哪方面的知識?
創意、創新相關的都讀。

累積很多壓力時,如何排解?
專注地運動、看影集(《CSI犯罪現場》《名偵探柯南》是最愛)、找好朋友聊天。
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幹勁的來源是?**
分享與學習是最快樂的事。希望透過分享與顧問服務,幫助台灣產業和年輕人更具創新能力和價值。

「他們(研究團隊)正在要求我,出差再多,每周至少要進辦公室兩天,」工研院創意中心創新模式研究群總監葉惠娟邊說著,邊把筆電放上會議桌。研究團隊正同時進行7個專案,葉惠娟還身兼產業顧問、講師等工作,每個月有10場以上的演講行程,工作地點北從淡水、南到屏東。「如果高鐵可以累積里程,我一定是VIP,」葉惠娟笑說。

繁忙的工作之外,葉惠娟也是工研院網球隊隊長、高爾夫球隊總幹事,必須負責通知隊員練習、籌畫年度比賽。在私人生活中,葉惠娟不但定期抽空陪伴家人,逢年過節更是一定回到台北三芝的老家的豬肉店幫忙。

建立取捨座標,專注做有價值的事
「時間管理的書,都教我們先做重要的事,問題是,什麼才是重要的?」在葉惠娟看來,取捨優先順序,才是最多人的困擾。因此,要提升工作效率,應該先往上一層,決定取捨的規則。

葉惠娟用兩層篩網,迅速過濾、判斷哪些該做、哪些該捨棄。第一層篩網,是工作、家庭、個人生活的順序:家人排第一,其次是健康、很親密的朋友,最後才是工作。「過年、端午、中秋,葉惠娟就是要請假回家幫忙賣豬肉,排什麼重要會議都沒用,」陪伴家人的時間,就這麼被固定下來,不容更改。

第二層篩網,是工作的價值主張。自從12年前參加工研院的內部顧問訓練時,針對「你想成為什麼樣的顧問?你的價值在哪裡?」的提問,寫下自己的「價值主張」(如【圖1】)後,往後葉惠娟在做取捨時,都以此為參考座標,在做任何事之前,都會思考:1.這件事,是否符合「成為創新顧問」的價值主張?2.完成後,是否對雙方都有益?3.是否非自己不可?完全符合這3個條件的事物,才投入時間、精力等資源。

用價值主張取捨後,「你會發現每天做的事愈來愈聚焦,慢慢就建立自己的專業,」葉惠娟說。

建置工作地圖,善用標準化範本
對葉惠娟來說,「取捨的優先順序」屬於工作效率的上層,下層則是「知識管理的技巧」。她葉惠娟建立了4個「地圖」,做為吸收、歸納、尋找資訊的標準模式。「知識地圖」(見【圖2】)包含5個大分類(創意創新、品牌、趨勢、輔助、課程)、37個中分類和更多小分類。電腦資料夾中,則依類別儲存各式資料、研究個案等,做為研究與授課的資料來源。

「技能地圖」是葉惠娟努力加強的學習方向,例如議題分析、說故事的能力等;「資源地圖」的內容是搜尋資訊的來源,分為雜誌期刊、網站、電視媒體等類別;「人脈地圖」則是可以取得協助的組織或個人。

葉惠娟強力建議每個工作者都要建置自己的4張地圖,並且善用「範本」來統整、分割資料。她的電腦檔案的命名,完全依照「地圖」來建立;簡報檔都使用相同母片;針對每個主題的研究,也都有一個「完整版」檔案。

舉例來說,如果臨時被邀請演講「IBM的創新案例」,她會先從知識地圖的「創新類」中找出相關資料(如果不夠,就盡快從人脈地圖中找幫手、從資源地圖找參考資料),再從資料夾中找出「IBM完整版」的簡報檔(從第一次針對IBM的演講開始,幾年間不斷更新、累積的完整檔案),從中截取所需的範圍,最後加入最新趨勢,以及針對客戶的客製化內容,「80%標準化,20%客製化,」快速完成演講的準備。

高效率的背後,是有系統地過濾資料、吸收知識與聚焦在專業上的努力累積。「第一次花200%的力氣做,第二次就可以只用80%,便能做到完美,第三次以後當然更輕鬆了。」葉惠娟也把她的「範本哲學」,應用到工作的每個角落。身為工研院高爾夫球隊總幹事,她的手機通訊錄裡,有隊員的聯絡群組,電腦中更有統計出席、比賽成績的excel檔,甚至頒獎獎狀的範本等應有盡有。「知識管理做好,就不用每次都從頭做起,可以用短時間產生好的解決方案。」

最後,葉惠娟提出「6、21、90」的魔術數字,勉勵想提升效率的工作者。「凡事看6遍、做6遍、練6遍,大腦才會記住;要改變行為,做21次才能成為習慣,而想成為專家,同一件事至少要做90次以上。」

我的效率工具
1.價值主張:12年前寫下的價值主張,是優先順序的取捨標準。符合個人價值的事才做,這樣做會更聚焦,也能打造自己的專業優勢。

2.知識地圖:依據大、中分類,來建立電腦資料夾,以將吸收的資訊歸類儲存。檔案命名則依據小分類,可在30秒內找出10年前的資料。

3.行程表+PDA手機+電腦:每周日先計畫好隔周、再隔周的工作,寫入電腦,並與手機同步。

4.各種範本:為例行事項制定標準化範本,無須每件事都從頭做起。例如,利用圖形範本(流程圖、圓餅圖等)加上歷年蒐集的資料,葉惠娟可在20分鐘內完成兩小時演講所需的簡報

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