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【主題學習】更有效率地工作、更有時間玩

2019-11-19 13:30:51
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  <span style="font-size: small;">整理‧撰文‧編輯 / 劉揚銘</span> <span style="font-size: small;">

 

整理‧撰文‧編輯 / 劉揚銘


台灣上班族的工時,在世界首屈一指,不過,應該沒有人會驕傲於這樣的「頂尖表現」,反而是為此感到困擾吧。

明明已到下班時間,公司卻還是燈火通明。事情總是做不完,被工作壓得喘不過氣,主管還嫌你:「笨懶慢、推拖拉,做事沒效率」,只好和同事一起團購維他命B群;有時連周末也要工作,忙到沒有自己的時間;即使深夜下班回到房間裡,一邊想著「這麼辛苦工作,到底為了什麼」時,一邊還是得擔心工作做不完怎麼辦?然後沈沈睡去……

總是加班、事情做不完,不只是你我的困擾,其實,幾乎每位頂尖的工作者,也都經歷過這樣的痛苦。

工作多到病倒、想死,思索效率的必要性
著名的趨勢大師大前研一,除了顧問工作、到處演講,每年還固定出書,工作量遠比一般人大,但說起休閒娛樂,他玩得絕對比一般人「更兇」。年過60的他,每個月固定與同好到山裡騎越野摩托車、冬季固定滑雪旅行,還擁有私人遊艇、自己駕船出海釣魚。

在《OFF學》書裡,大前提到:剛開始工作時,他是個工作狂。32歲推出第一本著作《企業參謀》就受到廣大迴響,顧問案件蜂湧而至。在全世界到處奔波、沒有休息的過度工作後,他在當年冬天併發氣喘而病倒。為了恢復健康,他萌生辭意。社長建議他先休個長假,但當時的大前,「根本無法想像為期3周的長假是什麼樣子。」

後來,大前帶著太太和兒子到帛琉度假。在帛琉的第五天,躺在海灘上,大前的「身體裡發出了『咚』的一聲」,促使他決心收回辭呈,改變過去的工作模式,讓自己更有效率。

所謂新的工作模式,就是把「『標準化』運用到極致,對不太需要思考的事,絕不多花力氣,把時間花在需要徹底思考的事情。」大前家裡的書房、和辦公室的裝潢一模一樣。相同的辦公桌、椅子、相同的文件夾、櫃子和文具組,甚至連檯燈的角度都一樣,為的是只要坐在桌前,就能馬上進入「工作模式」。

幾十年來,大前每天吃一樣的鮭魚茶泡飯當早餐(不用再想該吃什麼)、有63件款式相同的立領襯衫(省下挑衣服、打領帶的時間)、同一款公事包用了20年(所有文件、文具放置在固定位置,不怕找不到)。他和朋友見面的時間固定在周日下午4點,甚至每周固定時間剪指甲。

所有節省下來的時間,大前都投資在訓練自己邏輯思考的能力、投注在工作之外的休閒,造就了他獨步全球的專業素養。

19歲就取得會計師資格,創下日本史上最年輕考取會計證照的紀錄;近年來在日本書市掀起旋風的暢銷書作家勝間和代,32歲時就被麥肯錫顧問公司(McKinsey & Company)的同事稱為「第一把交椅」。但每天只睡幾小時、從沒有周末假日的她,其實工作壓力大到想自殺,有時周五晚上才臨時接到委託,胃會痛到想叫救護車,卻還是熬夜把工作趕完。

在《25歲前一定要學會的拒絕力》裡,勝間提到,當時從車站到麥肯錫大樓的路上有段斜坡,她在每天上班的路上,曾不只一次想過:「要是就在這裡倒下去,或手臂被車子輾過該有多好?」

最後把勝間從谷底狀態拯救出來的,是「勇敢拒絕不該做的事,選出所要傾注精力的領域,只把精神花在刀口上」的想法。

準時下班,工作成果絲毫不減
以「零加班文化」帶領日本黛安芬創下連續19年成長紀錄的吉越浩一郎,也是在30歲時,因苦於工作壓力,才發展出「將工作細分為小目標、訂出最後期限」「兩分鐘會議」「文件管理箱」等零加班的技術。
《打敗笨懶慢》中提到,1974年,吉越浩一郎在咖啡過濾器製造商美樂家(Melitta)工作。當時正值經濟成長的年代,吉越每天晚上加班到10點,還要再陪上司去喝酒,凌晨才回家。他的妻子是法國人,完全無法理解日本的加班文化,兩人為此爭執不休。就這樣痛苦地過了兩年,吉越終於爭取到外派香港的機會,當地德國同事每天準時下班,工作量卻不見得比日本人加班做的還少,讓吉越眼界大開,決心設法讓自己準時下班過生活。

吉越浩一郎說:「體會過清楚區分上下班時段的人,一定會愛上這種兼具緊湊與放鬆感的生活。只要實際體驗過一次,絕不會想回到過去那種拖拖拉拉、工作到半夜的日子。」

《提早6小時下班的工作術》作者泉正人,在書中倡導「架構化」工作法,於日本暢銷數十萬本。身為著名創業專家的他,在2001年、27歲那年,也曾因為同時經營3家公司,每天從早上6點拚到晚上12點,最後身體終於受不了而病倒。

於是他開始思考:「怎麼做,工作才會有效率?」「怎麼才能把工作交給屬下,也能有相同的成果?」「如何讓自己有空閒時間可以進修,讓自己成長?」因而提出了獨門的工作法則。

泉正人在書中寫道:「工作的過程總有瓶頸,但是,瓶頸也是人生的轉機。有了遇到瓶頸時的恐懼和煩惱,才會引發建立工作架構的決心。」

專屬於你的「工作架構」是什麼呢?在現代社會中,為了生存,我們無法擺脫工作;然而,我們可以建立一套屬於自己的效率工作法則,以更少的投入,得到更多的產出,用節省下來的時間、隨之而來的讚賞與報酬,把生活過得更精彩。

本期《經理人月刊》編輯群,歸納了超過30本與工作效率相關的書籍,整理出了7大法則與100個工作技巧。希望讓每一位苦於加班的工作者,都能從中找出所需,成為頂尖的商業人。

想要成為「有效率的工作達人」,可從下列這7個方向開始進行鍛鍊:
法則1:有效管理時間/設定工作截止期限,並完成。
法則2:例行事務標準化/多思考,讓繁瑣事務單純化。
法則3:有計劃展開工作/掌握全局,從目標倒推計畫。
法則4:聰明因應突發狀況/不讓突發狀況打亂工作節奏。
法則5:打造高效能辦公空間/讓辦公環境與資訊井井有條。
法則6:明快溝通與決策/清楚表達、仔細聆聽,為自己和他人省時間。
法則7:自我提升與成長/工作效率,是為了讓下班後的生活更充實的。