並用4種交談法，不再「難溝通」

本文取材自《公司裡最難說的4種話》，大寫出版。整理：蔡芳紜

無論身為主管或部屬，不免都會遇到「難溝通」的人，甚至自己不知不覺中便成為別人眼中「難溝通」的人。你或許以為，「難溝通」是工作者的個性使然，但更主要的原因其實是 「沒有使用正確的交談模式」。

《公司裡最難說的4種話》的作者傑佛瑞‧福特（Jef frey Ford）和蘿莉‧福特（Laurie Ford）認為， 職場的談話類型都是由「5W1H」的素材所構成，透過「什麼─ 何時─為什麼」（what-when-why）和「誰─ 何處─如何」（who-where-how）兩種形式，簡單陳述出6個要點：「1.基於特定原因（why）─2.在某段時間（when）─3.必須完成某件事（what）」，並且確定「4.誰（who）─5.能夠透過某處資源（where）─6.運用某種方法（how）完成這件事」。

兩位作者還將人類在工作場合所進行的談話，歸納為4種交談類型，只要在適當時機、運用正確的方式開口，就能得到想要的、避開不要的。兩人還提醒，大多數人往往傾向於只使用特定的說話方式，但唯有4種類型都使用，才能徹底完成一件事。

無論是想要提出新方案、傳達重點、跨部門合作或檢討業績，不妨採取以下4種方式開口，讓每個人都能明白你真正的意思。

1.倡議性交談：在現有環境下，對他人勾勒出一個比現在所預期的更美好的未來，並提出改變、創新的建議。使用倡議性交談，重點是必須讓目標（what）簡短並具說服力，以便引導聽眾參與後續發想。

2.理解性交談：這是為了使對方考慮參與合作的輔助性質的交談，最重要的是說清楚合作的價值（why），讓對方知道自己能在專案中做出什麼貢獻。

3 . 執行性交談：這類交談除了促使別人配合、採取特定行動之外，還必須放入「承諾」，使對方知道執行內容（what）與期限（when），藉由行動達成最後結果。

4.總結性交談：用於工作結束後、展開新任務或發起另一次倡議性交談之前。必須感謝別人的付出、告訴大家工作已經完成。注重交談品質，不僅是對職場人際關係的尊重，也能提升工作表現。（本文取材自《公司裡最難說的4種話》，大寫出版。整理 / 蔡芳紜）

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