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【編輯台時間】用資訊力觸發 正確的行動

2019-11-19 12:34:31
Managertoday
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**《經理人月刊》執行副總編輯齊立文** 在職場上,資訊的蒐集與整理,不只是一種技能,更是一項競爭力。你未必能像某些博達之士,彷彿腦中已然建立起一座龐大的資料庫,總是能夠旁徵博引、信手

《經理人月刊》執行副總編輯齊立文

在職場上,資訊的蒐集與整理,不只是一種技能,更是一項競爭力。你未必能像某些博達之士,彷彿腦中已然建立起一座龐大的資料庫,總是能夠旁徵博引、信手拈來無數的靈感與資訊,但至少你要能夠知道怎麼找到你所需要的資訊,補足知識的缺口。

管理大師彼得‧杜拉克(Peter Drucker)在《21世紀的管理挑戰》一書中寫道,「對知識工作者、尤其是經理人而言,資訊已成為他們最重要的資源,是他們和同事、組織之間的聯繫橋梁;換句話說,因為資訊能夠交流,才能讓他們有效地工作。」

然而,資訊無所不在、浩瀚無涯,蒐集或搜索的技巧,都只是找到資訊的管道,更根本的問題在於,你必須知道自己需要什麼樣的資訊,才能將資料整理成可以為工作所用的資訊,並加以組織、應用。杜拉克建議,要產生經理人需要的資訊,我們必須自問以下問題:1.我需要提供什麼樣的資訊給與我共事的人?以什麼樣的形式?在多長的時間內?2.我自己需要什麼樣的資訊?從哪裡可以得到?以什麼樣的形式?在多長的時間內?回答了上述兩個問題、初步有了蒐集資訊的「方向」,也就可以善用資訊蒐集技巧及媒介,找到真正重要、有用的資訊。不過,緊接而來還有另一項重要工作,那就是「整理資訊」。杜拉克說,「資料如果不加以組織整理,再多的資訊仍然不過是毫無意義的一堆資料。」

而整理,當然不是只把資料分門別類,放在固定位置,而是必須建立起一套原則或架構,隨時能夠取用這些資訊。誠如杜拉克所說,「經理人必須學習兩件事:1.如何清除與所需資訊無關的資料,以及如何組織、分析與解釋資料2.如何將資訊轉化為行動,畢竟蒐集資訊的目的不是為了充實知識,而是為了採取正確的行動。」

最後,不管網路上、書報雜誌裡有多少資訊,永遠都別忘了留意外面的世界。親近市場、工作現場、客戶、良師益友,永遠都能夠為你帶來最寶貴的資訊。