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【林文玲專欄】精確與彈性

2019-11-20 15:35:03
Managertoday
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Dear Wennie, 在大公司任職最糟糕的事情,就是這隻恐龍一點彈性也沒有。我們業務部門接回來的訂單卻百般不能配合,同事領不到獎金紛紛求去。真痛恨自己要扮演收拾殘局的角色。 ∼Ro

Dear Wennie,
在大公司任職最糟糕的事情,就是這隻恐龍一點彈性也沒有。我們業務部門接回來的訂單卻百般不能配合,同事領不到獎金紛紛求去。真痛恨自己要扮演收拾殘局的角色。
∼Ron

Dear Ron,
首先,別痛恨。主管的必備能耐之一就是解決困難,連不困難的事都會到你手裡的話,才是組織的悲劇。

其次,還是舉例子來說明。許多業務團隊都會遇到發票作廢、重開這類問題。業務同仁搞錯交易條件,所以發票日期開錯了;或者,在關帳之後,因為客戶預算期間的關係,他必須在年度關帳後5小時,趕快補開當月發票。

重開發票是小事嗎?當然不,它會產生成本的,例如財會部門的人力與發票往返,尤其大型企業在ERP系統已經關帳,可能連資訊部門都需要介入協助。那麼主管應該如何對待?一律禁止重開,或者一律配合重開?相信多數企業都會在符合法規情況下,盡可能配合客戶的需求。另一方面,也會制訂制度管理、降低人為疏失。

「彈性」是什麼?對組織而言,彈性是:為了創造長期利益,在短間以付出額外努力獲得成效。例如,加班、調動生產線,關鍵字是成效」。然而,許多工作者總是錯誤地將彈性理解為「配合自己的程度」,將降低犯錯的制度認為是毫無彈性,但如果不用成效來檢驗彈性,彈性總是用來彌補錯誤,這個組織應該很快就兵困馬乏。

從字面上看彈性,總以為彈性是包容度大、變動度大,但組織要具備彈性,前提卻是「精確」。產品部門的產能、品質必須精確,讓業務部門精確掌握、精確地理解客戶的需求、精確地媒合供需。如此,整個組織才能在常態之外的需求出現時,精確盤點出組織裡與組織外有多少能耐可以完成這個需求,於是,「彈性」就出現了。

那麼,精確的前提又是什麼?答案是:紀律。我的同事曾經問我,為什麼不是「專業」而是紀律?因為精確所需要的,不只是個人的專業力,而是團隊的專業力。當組織成員有紀律地執行「標準作業程序(SOP),個人的專業才能轉換成組織的專業,團隊的精確才會出現。

或許有一點難想像,但是,柔軟的「彈性」的前提,的確來自硬梆梆的「紀律」,而不是企業規模的大小。如果你希望建立一個具備彈性的組織,第一個檢查點應該是紀律。
∼Wennie


林文玲
《經理人月刊》、《數位時代》總編輯長。因為擔任財經記者啟發對組織行為的高度興趣。先後曾任電腦家庭出版集團總經理、遠見雜誌群總經理。

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