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「我們式」7個溝通金句, 打造同心圓組織

2019-10-19 09:44:03
Managertoday
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身為主管,一舉一動都要小心,要避免消極負面發言,打擊員工士氣,即使員工犯錯,也應使用積極正面的話來鼓勵,例如「幸好你即時發現錯誤,如果再過一周,恐怕就來不及了」。《讓人人都挺你的同心圓工作術》指出主管

身為主管,一舉一動都要小心,要避免消極負面發言,打擊員工士氣,即使員工犯錯,也應使用積極正面的話來鼓勵,例如「幸好你即時發現錯誤,如果再過一周,恐怕就來不及了」。《讓人人都挺你的同心圓工作術》指出主管與員工溝通時,立即能派上用場的「金句」,讓主管與員工的關係更融洽。

1.用「我們……」代替「我……」
「我們式溝通法」(We's communication)是美國總統歐巴馬在選舉演說時常用的說法。許多主管說話時,常不自覺地以第一人稱說出「我主張如何如何……」,然而,當員工聽到這樣的說法時,心裡便會認定「這是你的說法,與我無關」。但如果是用複數型的主詞,如「我們要迎向……未來」時,員工在無形中會把自己當成「我們」的一員,迅速拉近彼此的距離。

2.「有些想法想跟各位分享」
分享的說法,目的在營造一個團隊的感覺。因此,與其說「我想說說我的意見」,還不如說「有些想法想跟各位分享」,反而更容易讓人想聽。例如,在e-mail上看到「跟您分享以下的訊息」時,通常大家都會多看一眼,但若是用「請您確認一下資料」,多數人則會等一下再看。

3.「關於這件事,希望每個人都能發表意見,那麼就從某某開始吧。」
開會時,為了讓與會者都能牢記會議內容,可以善用這樣的句子。好處是如果與會者都必須發言的話,勢必得全程認真聽取別人的意見,才能針對此事發表看法。

4.「正如剛才某某所說,我覺得……比較好。」
主管在贊同某位員工的意見時,應將對方觀點重述後,再發表自己的看法,這個舉動可讓員工充分感受到主管認真傾聽他的意見,讓員工留下深刻印象。

5.「這工作誰能勝任呢?」
主管在選擇某項任務負責人時,可以使用這句話,透過「別人推薦」的方式,讓團隊成員一同決定,而被推薦出來的人,也會因為「大家都覺得我能勝任這份工作」,產生為了不辜負推舉他的人的想法,更加努力把工作做好。

6.「請您務必多多指教……」
在與會人數眾多的場合中,使用這句話,將可讓關鍵人物參與重要的任務,特別是在了解對方以往的功績為前提,而多數人在眾人面前被大力讚揚,並被求助一臂之力,在礙於情面下,通常會覺得不幫不行。

7. 「某某先生,就這麼說定了,沒問題吧?」
會議過程中,對於最後結論持反對意見的人,可用這句話直接點名確認,就算對方沒有回應,主管還是可以接著說「那麼某某先生,這次就請你讓步一下,沒問題吧?」再度與對方確認。(取材自《讓人人都挺你的同心圓工作術》,本事文化出版。)

(整理 / 陳清稱,本文取材自《經理人月刊》2013年1月號)

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