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掌握「微溝通」,時時展現專業亮點

2019-12-08 06:21:15
Managertoday
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<span style="color: #3366ff;">史蒂夫‧賈伯斯(Steve Jobs)正埋頭準備講綱,為接下來的新產品做充足準備。踏上台,他觀前顧後細細校正每項細節,為了這3分鐘的展示新品

史蒂夫‧賈伯斯(Steve Jobs)正埋頭準備講綱,為接下來的新產品做充足準備。踏上台,他觀前顧後細細校正每項細節,為了這3分鐘的展示新品,他至少花了近百個小時,對他而言,準備從來只嫌少,怎麼都不算多。

他考慮燈光、台步跟觀眾互動,最重要的是,他斟酌每字每句,在這3分鐘內,該放進什麼樣的內容,才能撩撥消費者的心思?

以演講最佳的速度來算,1秒鐘大概是3至5個字,3分鐘約500字的內容,說出的每一字,都不只價值千金,去蕪存菁,才能留下最精要的內容;因此,美國前總統伍德羅‧威爾遜(Woodrow Wilson)表示,如果他要演說10分鐘,需要1個星期的時間準備,15分鐘則是3天,但倘若是1個小時,那他現在就可以上場。

從1樓直達101頂樓,坐電梯只要39秒;一場TED的演講,18分鐘;一部微電影,10分鐘;Twitter、微博限制字數140字;信件標題最好不超過12個字,一頁A4可容納的字數,800字。

美國前總統亞伯拉罕‧林肯(Abraham Lincoln)在1863年發表的《蓋茲堡演說》(Gettysburg Address),272字、演講長度只有2分多鐘,卻成為美國史上最偉大的公開演講之一,不僅讓飽受內戰之苦的人民重獲希望,也精準傳遞美國最重視的精神:自由平等。

如果給你3分鐘,準備一場激勵人心的演講,你有把握能讓全場為你沸騰嗎?

在工作環境裡,工作者處處都會碰到「時間」與「字數」的限制,要求我們在最精簡的範圍之內,明確的表達意見、掌握重點,這不僅只是一般的溝通技巧,更成為工作者必須反覆練習,精準掌握的核心技術。

如同堪稱全世界最難的簡報之一──電梯簡報術,就連知名顧問公司麥肯錫(McKinsey)都曾將之做為面試的標準考題。在電梯內,沒有資料、投影片,與客戶距離僅在咫尺,隨著電梯緩緩上升,彷彿就是在為你倒數案子成交的可能性,考驗的正是管理顧問,必須擁有的專業溝通能力。

而大前研一更直言不諱,在職場上在短時間內掌握重點、邏輯清楚的工作者富有魅力,能夠讓客戶、上司格外仰賴。日本學習力專家齋藤孝提出相同見解,強調在高度競爭的工作環境當中,想要取得一席之地,取決於表達自我的技巧,與任何人交談,都必須具備在3分鐘內就取得信任,掌握話題的技巧。

17秒,是人對話語記憶最深刻的時間

****除了外在的時間與字數限制之外,為什麼需要「說對方聽得懂的話、寫對方看得懂的文字」,也跟記憶力有密切關係。

早在1950年代末期,布朗─彼得森典範(Brown-Peterson Paradigm)的記憶實驗發現,其實人類的短期記憶時間,在經過15到18秒左右就會開始逐漸消逝,簡而言之,一段對話若超過17秒鐘,我們就只能留下模糊的印象,總記得結尾,卻忘了開頭。

實驗結果令人咋舌,因此《關鍵17秒說話術》作者安田正提醒我們,工作者短時間溝通的機會很多,電話聯繫、晨會簡報或是初次見面的破冰關鍵時刻,如果我們沒有辦法在有限時間內,抓住對方的心思與注意力,那很可能就失去留下好印象的良機。

簡而言之,能在17秒內就簡潔傳達心意,具有三大優點:

  1. 明確鎖定對話的要點

  2. 確認對方是否理解

  3. 保證對方一定記得

    畢竟在報告的當下,很容易發生「說了,卻誤解或遺忘」的情況,但只要抓準人的記憶比較容易記得「對自己有利的事」,在話中放入亮點,就能讓你不必再重複說明,也令人有印象深刻的表現。

「俯瞰」自己說話的內容、寫的重點,抓出邏輯架構

****懂得掌握時間之後,更重要的是,你要為這17秒放入什麼樣的內容。

安田正建議在話說出口前,先「俯瞰」過自己說話的內容,找出結構。《一秒就能作對決定》、《關鍵17秒說話術》中都提及的三角邏輯,意即在說話內容中必須包含:原因、條件、結果,這也與麥肯錫的「金字塔原則」所找出思考結構的方法,不謀而合。

先將主要訊息拋出,再分點條列次要訊息、次次要訊息,將層次整理一致之後,就能理順邏輯,見樹又見林的表達方式,應用在話術、文字上都很實用。

Yahoo!奇摩亞洲區董事總經理鄒開蓮自承,她的工作有泰半時間都花在溝通上,有效的溝通模式,對領導、管理甚至是表現自我能力有決定性的幫助。

即便溝通時間只有10秒,你也得好好把握,將之轉化為下個成功的契機,歡迎來到微溝通大行其道的世代!

(整理‧撰文 / 陳書榕,編輯 / 郭明琪,本文取材自《經理人月刊》2013年1月號)