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非開不可的信件主旨:一句話打中客戶需求,開啟成功交易契機

2019-12-13 13:01:41
Managertoday
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<span style="color: #0000ff;">電子郵件是工作者每天都會使用的主要微型訊息,但卻不是每個人都懂得正確的使用技巧。王爾德曾言:「如果你想在世上贏得聲譽與名望,別錯過任何推銷自

電子郵件是工作者每天都會使用的主要微型訊息,但卻不是每個人都懂得正確的使用技巧。王爾德曾言:「如果你想在世上贏得聲譽與名望,別錯過任何推銷自己的機會。」一封好的電子郵件,就能讓你在辦公室就打開人脈。

在《微寫作》中克利斯多福.強森(Christopher Johnson)認為,微型訊息變成一種手段,用簡單的言語、文字讓對方想要進一步更認識你。

而電子郵件是工作者每天都會使用的主要微型訊息,但卻不是每個人都懂得正確的使用技巧。事實上,正如作家王爾德曾言:「如果你想在世上贏得聲譽與名望,別錯過任何推銷自己的機會。」而一封好的電子郵件,就可以讓你待在辦公室對外打開人脈。

《寫出好業績:業務老鳥、菜鳥都要懂的銷售信函寫作術》作者蘇.赫許可維茲寇爾(Sue Hershkowitz-Coore)表示,撰寫電子郵件,你得「穿上對方的鞋子」,給他想知道的資訊,因此《畫出答案來》作者池田千惠建議,身為作者,你得先幫讀者畫重點、排列優先順序,因此她建議應用英文寫作的5W1H法則,意即:你要寫給誰(Who)、你為什麼要寫給他(Why)、你要達成什麼目的(What)、你要如何勾起他的興趣(How)、你想與他相約在哪裡見面、什麼時候(When、Where),用這樣的組合,打造一目瞭然的電子郵件寫作格式。

真誠,建立信任關係
赫許可維茲寇爾進一步提醒,一封好的郵件內容簡要,但務必包含真誠的心意,若對方能感受到你的誠意,信件內容就比較容易被認真看待,所謂「真誠的心意」,他認為是能「觸動共同連結點的內容」,用《簡報聖經》作者南西.杜爾特(Nancy Duarte)的形容:「在彼此間建立一條信任的道路,讓對方覺得『跨到你這邊很安全』」。

客戶購買的不是商品,而是商品帶來的效果,大多數人買東西都是「憑感覺」,而感覺得從信任開始建立。因此能觸發客戶的信件內容,勢必要從解決客戶問題出發,在標題中放進與對方相關的「一個」重點,勾起對方點開信件的動機。

進到內文後,得想清楚該封信件「想要達成的目的」是什麼?是保持聯絡、達成下次邀約的目的或是促成交易?點出明確的動機讓你們的關係圍繞著主軸前進;緊接著放進對對方來說的「好處」,單向地給予罐頭訊息完全是無用的,講出只有你能幫得上忙的事,「客製化」的內容才能拉近彼此距離。

最後,謹記「保持信件的完整度其實不需長篇大論」的原則,網路使得溝通變得便捷、也使人的耐心變少,大多數時候我們只是「掃過」眼前的文字,真正的訊息卻不會停留在心裡,因此,要使讀者停下來細細思考內容,你得精挑細選用字。

 

(整理‧撰文 / 陳書榕,編輯 / 郭明琪,本文取材自《經理人月刊》2013年1月號)