Managertoday 經理人

讓老闆刮目相看的會議技巧

2019-10-17 22:22:16
Managertoday
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「咕……咕……」,眼看會議結束遙遙無期,肚子卻已經先抗議了。 坐在旁邊的悶葫蘆阿匡畫畫的沙沙聲,遮掩了飢腸轆轆的聲音,好險,沒被經理聽到。 悶葫蘆阿匡從9點進會議室以來,過去這2小時18分,一句話都沒

「咕……咕……」,眼看會議結束遙遙無期,肚子卻已經先抗議了。 坐在旁邊的悶葫蘆阿匡畫畫的沙沙聲,遮掩了飢腸轆轆的聲音,好險,沒被經理聽到。 悶葫蘆阿匡從9點進會議室以來,過去這2小時18分,一句話都沒說過,倒是握著原子筆的手從沒停下來,偷瞄了一下,原來是他在筆記本右下角,正在畫分解連環圖,是他的偶像獲選世界棒球錦標賽MVP松大輔。
看樣子,除了他畫的投球分解圖快要大功告成之外,一切都還停在原地,包括會議。
「為什麼總是不知開會的目的?為什麼悶葫蘆從不開口?為什麼召集人總沒辦法破冰,讓夠冷的會議有點生機?」
我們都怕會議太冷,但也怕會議氣氛熱過頭,場面失控。
在英國數學家杜吉生(Charles Lutwidge Dodgson)以筆名Lewis Carroll發表的童話《愛麗絲夢遊仙境》(Alice's Adventures in Wonderland),其中第7章〈瘋狂茶會〉(A Mad Tea-party)裡描述愛麗絲受邀參加一場茶會,粗暴瘋狂的馬其兔(March Hare)與滔滔不絕的帽商哈特(Hatter)讓整個場面失控,最後,愛麗絲目睹他們聯手將一直在茶會中打盹的瞌睡鼠(Dormouse),塞到大茶壺的混亂場面,最後,愛麗絲落荒而逃。   「為什麼開會變成口水戰?為什麼場面經常失控?為什麼會中總被插嘴?」   我們都是會議裡的一個角色,對於會議的技巧與方法都有所期待,希望自己不是在筆記本角落畫滿紙上動畫的悶葫蘆,更不希望命運形同那隻被塞到大茶壺裡的瞌睡鼠,至於細節,就往下看吧!

會議的6種角色
會議是一個舞台,人人都有各自的角色必須扮演,不論是召集人、主持人、提報人、與會者、計時員或記錄員,都應力求融入劇情,合力創造出完美的演出。 英特爾(Intel)前任董事長葛洛夫(Andrew Grove)曾說,「會議是從事管理工作必經的媒介。你絕對無法避免開會,但是你能讓會議更有效率。」然而,進到會議室裡,人們感受到的氛圍多半是「無可避免」,而非「效率十足」。於是,台上與台下分裂成兩個世界,大夥兒各忙各的。其實,會議是一個舞台,人人都有各自的角色必須扮演,關鍵在於融入劇情,合力創造出完美的演出。

**角色1 召集人
**會議的召開,必須投入公司的人力和資源(除了場地費之外,不妨再計算一下每個人的時薪乘上與會人數),所以召集人事前便應確定會議目的何在?是不是有必要開?是否還有其他替代方案可協助達成任務?
確立開會的必要性之後,接著便著手準備議程,清楚界定會議主題,以及欲藉由會議達成的任務及目標。
務必在會前便蒐集所有的提報內容,並在會議前一天將議程和提報內容送交與會者。議程若有任何變更,儘量在會前告知。至於硬體部分,召集人則要負責會場的選取及布置,包括租借會議室及準備視聽器材等。

**角色2 主持人
**主持人多半是主管,有時也會是會議召集人。主持人在會議中最重要的角色是確保討論不偏離主題,專注於解決問題、達成既定目標,並盡量讓部屬或與會者暢所欲言、說到重點,同時不致流於只有少數人在發言。
主持人應扮演協調者的角色,掌控會議的紀律及進度。若與會成員出現紛爭,除設法化解之外,更要能從衝突中了解事情的真相。主持人最好是沉默、被動的觀察者,可從旁了解與會者之間的互動。
為確保在會議中能專注聆聽,消化所吸收的資訊,主管可當場做筆記:對部屬而言,主管記筆記的動作,表示的是一種承諾;而上司也可以經由筆記,在下次會議中追蹤進度。

角色3 與會者
會議現場裡,姿態最多變的,莫過於與會者了。刻板印象通常是:翹起二郎腿、沉默、發呆、喝茶、看報、聊天。然而,與會者這樣的態度,不但會削弱提報人的自信,也浪費了自己的時間。
因此,與會者除了應準時到場、詳讀議程及遵守議事規則之外,更應該要專注聆聽和積極發問。如果實在很難專心,或許可以提筆抄下一些值得嘗試的事情。如果有什麼事情聽不懂,或有其他意見,就儘管發問,每位與會者都有責任在提報人說錯話或提供錯誤數據時予以更正。誠如葛洛夫所言,「『老闆是付錢請你來開會,而不是請你來午睡。』開會,也是你的工作職責之一。」

角色4 提報人
提報人所講述的主題,如果讓與會者覺得無聊或不知所云,很容易就會讓議場陷入低潮,希望會議趕快結束。
大前研一在《思考的技術》一書中指出,無論是哪一種提案,如果想打動人心,不應只按照自己想說的順序,而是要建立起對方能夠理解的順序。因此,提報內容的結構及說話的邏輯非常重要,最好能在一開始提出整體的結論,並以此結論提出有證據做後盾的建議。
如果一個話題可暢談10小時,提案人便要鍛鍊自己將之歸納整理為可以在45分鐘內講完的功力;同時也要做好很可能只有5分鐘、甚或90秒讓你陳述重點的準備。
雖然說話的說服力比視覺花招更好,但是在會議中也應盡可能利用各種視聽輔助器材;畢竟,人在吸收資訊時,視覺和聽覺同樣重要。根據葛洛夫的經驗,平均每4分鐘的討論或提案,運用1張投影片算是適當的長度。此外,圖表及統計數字也是非常重要的輔助工具,可以強化內容的可信度,並且讓聽者一目瞭然。
在整個提報過程中,應仔細觀察與會人員的反應。他們的面部表情或肢體語言都可以反映出他們是否聽得懂、是不是希望提報人再重述一次,甚或他們根本都沒在聽。

角色5 計時員
許多企業為求會議的效率,通常都會安排一位計時員,以掌控每一項議程提報與討論的時限。 無論發言人是誰,計時員都有權力透過鬧鈴或任何提示時間將盡的暗號,打斷滔滔不絕、欲罷不能的發言者。
更重要的是,這麼做可以提醒提報人時間將盡,善用剩餘的時間趕緊講到重點;或是因為特定個人占用了過長時間,而延誤了往後的議程。
計時員除了像糾察隊一般管制發言時間之外,也可在現場調配議程進行的時間。例如,問明與會者是否要繼續進行某項討論,並明確限定延長的時間為多久。
若眼看某項議題的討論短時間內無法結束,可告知在場者是否另行安排時間再行討論,並告知會議紀錄將該話題列入下次會議的議程裡。

**角色6 記錄員
**葛洛夫說,會議紀錄看似麻煩,但相較於實際的回報而言,這只不過是小小的投資而已。 一般而言,會議紀錄員的職責在於記錄會議討論的重點,格式必須清晰、精確,並應包含下列事項:
˙會議召開的日期、時間和地點。
˙出席和缺席人數,以及是否有其他重要人士與會。
˙具體描述有待討論的議題或問題。
˙摘錄討論的結論或預定達成的結果,並載明決策、執行計畫或行動方案,以及相關負責人等。
˙確保所有暫時擱置的議題,都已列入下次會議議程。
˙編輯會議紀錄,並在特定時間內(例如48或72小時,總之愈快愈好)送達與會者手中。
˙在下次會議前,應確認會議紀錄已經過各方當事人的認可,若有任何修正及變更也應送交與會成員。
˙必要時也可安排一位白板(黑板)記錄員,將與會者所激盪出來的觀點寫下,以利進行腦力激盪,並且專注於討論中的議題。