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9大開會技巧

2019-10-15 19:19:54
Managertoday
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**如果你主持會議… 主持會議的 5大技巧** 會議召集人是會議能否成功的關鍵角色,如果你有機會召開會議,千萬不要忘記運用以下5大技巧,用中立的角度,營造讓與會者安心發言的環境,將大家

如果你主持會議…
主持會議的 5大技巧

會議召集人是會議能否成功的關鍵角色,如果你有機會召開會議,千萬不要忘記運用以下5大技巧,用中立的角度,營造讓與會者安心發言的環境,將大家的意見有效歸納、群組與分析,以形成共識的方法導出行動與決策,讓會議成為解決問題的第一線。

會議前……
技巧 1 期望明確

告訴與會者會議何時開始以及你期待會議何時結束,考量你想從與會者身上得到什麼資訊,允許大家有充分時間做準備,這樣才能收到最好的會議效益。最好要明確告訴與會者你的期望是什麼,例如:「報告目前工作進度」、「請準備提供我們關於○○商品如何在市場上銷售的意見」。如果主題超過一個以上,就要確保已經做好會議議程大綱,並且讓每位與會者在會前就已經收到,如果沒有事前告知,恐怕會產生一個沒有結果的會議。如果你有特別的需求,想請某些人提供特定的資訊,也要在開會前先告訴他們。你可以在e-mail發出書面的會議議題與相關的資料之後,在會議召開前一天,親自向每位與會者確認他們了解你的需求。

會議中……
技巧2 營造氣氛、保持中立

會議開始,試試看先培養容易開口說話的氣氛,暖身一下,等到大家心情放鬆之後再進入會議,營造良好的溝通氣氛。切記你的角色像主控全場的捕手一樣,觀察動靜,適時擲球給投手與每一位內外野手,確定沒有任何人閒著,並且因為這顆棒球(議題)的轉動,達到團隊目標。謹記自己的角色是協助與會者共同達成會議目標,而非成為意見中心,如果有些場合你必須率先發表意見帶動討論時,要讓所有的與會者感到舒適而非獨裁,例如你可以說「關於這件事情我的意見是……」。如果你想保持中立立場不發言,對於某些議題可以問與會者「關於這個意見的優缺點,你有什麼想法?」儘量讓每位與會者都有說話的機會,不可以因為畏懼於權勢,而犧牲主管以外的其他人發言的權利,但前提是要大家有進了會議室卸下職銜,大家一視同仁的共識。

**會議中……
技巧3 資訊可視化
**除了讓與會者不斷提出意見之外,別忘了主動站起來動手寫字,在白板上寫下交談的經過與結論,或是與會者的發言重點或關鍵字,將大家的交談內容建立可視化的圖解溝通(mapping communication),適時提高與會者的注意力,協助與會者理解會議進行到哪裡。

技巧4 歸納結論
如果你的會議並沒有安排任何與會者擔任計時員,在預定會議結束時間前的10分鐘,你要提醒大家:「各位,讓我們準備結束,我們必須在10分鐘後離開這裡。」藉此讓大家了解時間有限。然後,不論分配什麼任務,關於作業方式、負責人、截止日等等,都要再重複確認一遍,確認已經達到會議的目的、討論什麼事情、下了什麼決定,還有什麼事情懸而未決。如果有會議紀錄員,也要提醒會議紀錄者記下期限,以免會議結束,大家走出會議室之後還是一片空白,不知道下一步要做什麼。

會議後……
技巧 5 持續追蹤

可以將下列3件事情,做為會後自我評估,藉以做為下次改進之用: 1.發生什麼事情? 2.完成什麼事情? 3.什麼事情尚未完成? 如果你被賦予追蹤會議決策後續發展的責任,別忘記要持續追蹤到下次開會,並在會中報告上次會議決策的執行成果。

成功會議主持人的確認清單
□ 讓與會者全員發言
□ 努力讓大家討論,不會產生壁花或壁草
□ 對所有與會者採取公平待遇
□ 巧妙處理干擾者們的狀況
□ 說話的節奏明快
□ 別忘記幽默,但要高明,以免反效果
□ 有爭論、現場混亂時能應付自如
□ 時常整理要點予以確認
□ 別忽視少數意見

如何讓與會者參與發言?
1.指名發言:指名某位與會者發言。
2.依序發言:讓每位與會者至少能發表一次意見。
3.誘導發言:針對某人一定知道的事情,請他發言。
4.職責輪流:以輪流的方式安排司儀、紀錄、計時工作,讓大家當一次會議的旁觀者,藉此讓他們了解發言對於會議不冷場的貢獻。
5.製造機會:讓全員分擔主題,在下次會議中讓大家發表,製造全員發言的機會。

狀況外……會議中常見的7種干擾者
會議中,你一定遇過以下幾種干擾會議進行的人,建議你不妨這麼做:

對私語者
如果不立即阻止竊竊私語的人,將會讓整個會議失控,不妨暫時停下討論,將眼神望向竊竊私語的人,用眼神傳達「說夠了沒?可以安靜下來了」的訊息,如果對方還是不停下來,可以問其中一位:「對於目前會議的討論,你是不是有什麼意見呢?」

對偏執狂
這種人永遠有一肚子氣,不認同每個提案,同時輕視其他的與會者。建議你用直接、平靜的方式,沒有添加任何批評的語氣,要求對方停止:「我認為這些批評,正在阻礙我們完成已經設定好的工作,如果你能停止,我會很感激你。」如果他還有話要說,建議他可以找一天單獨跟你開會。

**對離題者
**只要一偏離主題就問他:「因為時間關係,我想我們最好回到正在進行的議題上」或是說:「你剛剛說的話,和我們討論的主題有關連嗎?」如果他還想說下去,你可以假裝不小心忽略他們想發言的欲望,例如眼睛不正視他,這樣才能有機會讓其他與會者有發言貢獻的機會。

**對悶葫蘆
**如果你是會議的主持人,面對不說話的悶葫蘆,如果你這麼問他:「你有沒有什麼意見?」,他肯定把嘴上的拉鍊拉得更緊。你可以找出他擅長的部分結合,換個問法:「現在我們討論的問題中,關於這一部分(他擅長的部分),你的想法如何?」 如果這位悶葫蘆開了金口,你一定要趕快把他說的寫在白板上,因為這代表的是你尊重他。

對亂碼人
會議中,為了要鼓勵有些並不善於表達,但認真說出想法的與會者,即使說出來的意見像是火星文一樣,但是如果你善於解碼,他們的意見也不失為好意見。 首先,你要肯定他們對於會議的發言貢獻,因此即使他們的發言需要再整理,你千萬不能說:「你能再重複一遍嗎?」而是要試圖幫他整理,你可以問:「我了解你的意思是……(自己幫他整理的重點),我說的正確嗎?」或是你可以說:「我不確定我了解,你要不要試試看,找出幾個重點告訴我們。」請他自己整理建議的重點。

對闊論者
這種人說話永遠沒有句點,因此你必須尋求適當的時刻打斷他,先認定他們的價值,然侯把焦點轉移到其他人身上,禮貌的說:「我了解你的想法,有其他人有不同的意見嗎?」

**對闖入者
**不曉得你的會議中,是不是常有來自外部的闖入者,推開又關上會議室的大門?
也許他真的有急事或急電要找人,也許他只是想確認要找的人有沒有在開會。不論原因如何,這類外部干擾對於與會者的集中力與議程的進行都有所影響。 你一定聽過防火牆(firewall),它不僅用於維護電腦與網路安全,也能應用在會議中,你可以在會議室的門口放一塊留言版,並準備好幾張利貼與一枝筆。
在留言板上要寫清楚目前是哪一個部門在開會、與會人員有哪些、預計開到幾點,並註明嚴禁非與會者闖入會議室,如果有其他同事代接電話或有任何事情留言,請他們寫在利貼上,貼在留言板上即可。
與會者會在休息時間確認留言板上,是否有非常緊急且重要的留言,這樣可以避免其他人闖入會議室造成干擾,成為協助會議順利進行的保鑣。

**如果你參加會議…
成為傑出與會者 的4項技巧
**全美會議權威貝格曼(Michael Begeman)曾說,「當愈來愈多的事情是由團隊進行,開會,就成為一個完成多數重要工作的場合。」別忘了會議的精神在於全員參與,積極主動地投入會議的討論、聆聽與發言,就是展現團隊精神的時刻,如果能透過你的發言及資料彙整,使得會議突破僵局,做成具有建設性的決議,更可以讓上司、同儕刮目相看。

技巧 6 提案具體
除非是腦力激盪,要不然說出太過抽象的想法,跟沒說一樣。想清楚再發言,會讓大家容易理解你的想法。

技巧7 1分鐘演講術
在會議中的發言節奏要明快,嘗試用1分鐘說出吸引人的重點。1分鐘約可講300字的內容,訓練1分鐘演講術有助於明確掌握目的、刪除多餘廢話、針對一個重點,可避免在會議中成為「亂碼人」。

**技巧8 建立體系
**會議中你一言我一語,資訊龐雜紛亂,你可以試著把別人說的重點,以及自己想說的話寫下來,從中找出脈絡,加以體系化(例如可以在會議資料上用紅筆標示首要重點,藍筆標示次要重點,綠筆寫下自己的想法),這樣一來,會議資料就變成一張資訊體系圖,成為無可取代的點子來源。

**技巧9 引用提案
**如果你將手邊拿到的會議資料經過自己的整理體系化,也有助於你引用別人的提案(請注意不是剽竊),例如:「30分鐘前A曾說X提案,可以結合剛剛B說的Y提案」,因為你的整理,不但A與B都因為自己的提案沒有被忽視而感到欣慰,也能協助會議儘快進入決策面。

**提升發言品質的自我訓練 **

收集實例
具體化的實例具有說服力,因此平時要多準備實例以應會議之需。數字常常更具有真實感,最好將常用的數字(例如營業額、主要顧客、明年目標營業額)背起來或放在記事本裡。

改掉語癖
將自己說的話錄下來,聽聽看自己有沒有常出現「那個」、「這個」、「ㄟ」等字眼。

**淺顯易懂
**避免專業術語,或是太多英語縮寫的說法。如果與會者和你不同行業,又非得用到術語,盡量對每一個專業術語簡單說明。

表情姿勢
如果你習慣聽話時雙手交叉在胸前,或是眼睛飄向遠方不正視對方,最好矯正過來,免得會議上還沒開口,表情姿勢已經透露不屑對方的訊息。