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超實用!會議必備的5張表格,讓老闆對你刮目相看

2019-12-14 17:41:19
Managertoday
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會議中大量的語言資訊交錯,如果沒有好用的工具將大家的思考脈絡加以整理,就很容易產生議而不決的後果。 讓與會者的雙眼能看到團體思考的過程,稱之為「可視化」,其實就是將每個人腦中的想法「圖表化」,將抽象

會議中大量的語言資訊交錯,如果沒有好用的工具將大家的思考脈絡加以整理,就很容易產生議而不決的後果。

讓與會者的雙眼能看到團體思考的過程,稱之為「可視化」,其實就是將每個人腦中的想法「圖表化」,將抽象的概念以具體方法呈現,這裡有些加強圖解表達力的方法,可以協助會議的進行。

不論是會議的召集人或與會者,都能因為可視化的過程,歸納整理會議中交流的訊息,將大家的討論拉回議題上,將白板上的資訊共有化,協助與會者了解彼此的想法,達成會議的目標。

在不同的會議情境,可以採用不同的可視化圖表。

  • 需要團體腦力激盪時,可以使用親和圖(Affinity Diagram);
  • 需要解決問題時,可以用邏輯樹狀圖(Logic Tree Diagram)逐項進行討論;
  • 需解析原因時,可以讓魚骨圖(Fishbone Diagram)上場;
  • 用來透視許多變數或原因與結果之間的互動關係時,可以使用關連圖(Relation Diagram);
  • 如果討論到一個議題的正反意見時,可以導入T表或是矩陣圖(Matrix Diagram)將兩種相反的觀點列入。

1. 用來找出原因的魚骨圖

想找出互相糾纏的問題的原因╱結果,或是目的╱手段時,可用魚骨圖,重點在於讓與會者集中內在的問題,而非表面的事象魚骨圖可進行廣而深的體系化問題分析,將問題濃縮在一個圖裡,促進取得與會者共識。

魚骨圖

方法:從問題分析原因

  1. 先將問題「改善提案無法達成目標」寫在右端。
  2. 從左端到右端劃一條線,連接剛剛寫下的問題「改善提案無法達成目標」,成為魚骨。
  3. 寫下造成問題的變數,例如:本人、上司、公司、現場,成為中骨。
  4. 針對每個變數再畫出箭線,請與會者提出「為什麼」的意見,一層一層分析下去,可以看出其中的癥結,成為小魚刺。

2. 用來透視許多變數互動的關連圖

為前頁的魚骨圖找出各種變數、原因與問題、結果之間的互動關係,要注意的是,箭線的定義不能改變,箭線指向的地方是結果。

關連圖

3. 鼓勵大家發言的親和圖

使用親和圖有許多優點,不僅可以在短時間內,整理來自與會者的大量語言資訊;方便找出資訊之間相互關連性;加上全員參與,增加大家的切身感;對於橫貫不同部門的會議,或是想突破上下從屬關係的會議更是特別有用。

親和圖

4. 找出最佳決策的邏輯樹狀圖

邏輯樹狀圖的精神在於麥肯錫公司(McKinsey & Company)發展的「彼此獨立,互無遺漏」的結構化原則(mutually exclusive, collectively exhaustive,簡稱MECE)。當你能完一份議題的邏輯樹狀圖,代表你擁有一份解決問題的藍圖。邏輯樹狀圖有以下優點:

  1. 界定問題,使個別問題都能精確地根據事實加以分析。
  2. 利用依據事實所做成的分析,再配合上膽識直覺,來做成策略性的決定。
  3. 進行有意義的訪談,並有效地將訪談所得的內容加以歸納總結。
  4. 分析所得的資料,以決定該如何處置。
  5. 向所有適切的決策者,清楚地傳達依據事實所得出的解決方案。

當你需要將會議的結論歸納成唯一的結論,向決策者提案時,可以使用金字塔結構(Pyramid Structure),金字塔結構是要有系統用來說服他人,重點在於去蕪存菁,找出支持唯一結論的原因,而這些原因通常會經過挑選而非全部。

邏輯樹狀圖

5. SWOT表矩陣圖

在進入決策階段前,將優點╱缺點、機會╱威脅、高╱低、多╱少、費用╱效果、損失╱收益等對比關係的列表。

表格是可以包括許多資訊的方便工具,寫一個T字,畫上線條,就是表格,就像我們常用EXCEL試算表功能一般,定義欄與列的關係與名稱,從最陽春的兩欄兩列,呈現對比關係,到發展應用4象限,甚至更多,用一張表容納較多的資訊,就像EXCEL的功能一樣。

SWOT矩陣圖