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與客戶共乘電梯,怎麼做才不失禮?5個一定要懂的職場待客禮儀

2019-11-19 03:59:07
Managertoday
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日本現代禮法研究所代表岩下宣子,接受雜誌《THE 21》採訪,分享不墨守成規,適時適地讓對方留下好印象的社交禮儀。岩下認為,禮貌的基本原則就是給予對方和自己同等的尊重,關鍵在於了解自己和對方,察覺自己

日本現代禮法研究所代表岩下宣子,接受雜誌《THE 21》採訪,分享不墨守成規,適時適地讓對方留下好印象的社交禮儀。岩下認為,禮貌的基本原則就是給予對方和自己同等的尊重,關鍵在於了解自己和對方,察覺自己的缺點才能預防錯誤;並且盡量設想對方的好惡。商業社交禮儀有許多繁瑣的規則,難免會不小心犯錯,如果太在意反而會綁手綁腳,只要邊做邊學習就能漸漸進步。

在公司內,禮儀可以使同事合作更順利。比如說,接受工作時,回答「我知道了」;中午外出用餐時,說一聲「出去吃飯,馬上回來」;因公外出回到公司時,也說明「剛才從 A 公司回來」等,這些都不只是每天的打招呼而已,而是公司內部資訊共有的第一步。

岩下強調,將禮貌與體貼變成習慣,培養服務同事、客戶、顧客的心,進一步分享目標與成就感,就能提升自己的能力與公司的生產力!

以下是岩下針對職場常見的禮儀,整理出 5 項提點,避免失禮:

1. 在電梯裡不要背朝著客戶

搭電梯時,首先應按外側鈕,讓客戶先進電梯;進入電梯後,站在操作面板旁邊,此時應注意,不要背向對方;抵達之後,讓客戶先走出電梯。

2. 招呼客戶時,遇到主管不需禮讓

招呼客戶的基本原則是,「移動時,在前方引導;抵達定點時,讓客戶先行。」一起行走時,走在客戶的斜前方,但保持方便談話的距離,注意不要背朝對方,要配合對方的步調前進,同時以手勢指示前進方向。

一般狀況下,若自己和主管在走廊上相遇,應當禮讓主管先走,有時也需要站定打招呼。但如果引領客戶行進的時候,遇到主管就不需要禮讓,因為這樣會使得客戶也一併讓道,顯得失禮

3. 事先確認座位與空調

在客戶抵達之前應該做的準備包括:室內通風,整理桌面,調整冷暖氣,資料準備周全等。為客戶安排座位時,**以距離入口處最遠,視野良好的位置為優先。 **

4. 交換名片後,立即確認姓名職稱

交換名片時,以對方容易收下的方式遞出,並將自己的名片置於對方名片下,但不需要太過刻意;遞出時,同時介紹自己的公司、部門與姓名;收到名片時,置於高於胸部的高度,並立即確認對方的姓名和職稱。

5. 拜訪勿遲到,結束勿拖延

進行業務拜訪,應於約定前 10 分鐘抵達,5 分鐘前到接待處最合適。如果不得已遲到,應該在約定前 10 分鐘通知對方。

到達會議室後,公事包放在地上或隔壁座位,外套掛在椅子上,不要放在公事包上,以免妨礙公事包開啟。會談可以以閒聊開場,進入正題後,要意識到自己正在使用對方的時間,應該簡潔快速。

延伸閱讀 / 社交場合別失禮!11個細節留下好印象

(本文取材自《THE 21》2013年4月號,PHP研究所出版。)

圖片來源 / Gideon Tsang via flickr, CC license