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寫下、確認、歸檔, 再繁瑣的工作都不忘失

2019-11-18 12:28:26
Managertoday
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簡報到一半,被台下主管質問,怎麼沒有上次提醒過該放進去的資料?完全忘記預定好的行程,等接到電話才驚覺大事不妙;人到了研討會場,打開公事包才發現忘了攜帶重要資料。該帶的沒帶、要到的沒到、該做的沒做,工作

簡報到一半,被台下主管質問,怎麼沒有上次提醒過該放進去的資料?完全忘記預定好的行程,等接到電話才驚覺大事不妙;人到了研討會場,打開公事包才發現忘了攜帶重要資料。該帶的沒帶、要到的沒到、該做的沒做,工作上我們總會遇到這些窘境,只好一邊道歉,一邊在心裡捶胸頓足,「我的記憶力怎麼這麼差?」

「瑣碎,是大多數工作的常態,」台北市專業秘書暨行政人員協會理事長蔡錦慧說道,「如何管理與統合各種零碎資訊與事物,做到不漏與不忘,靠的就是記錄與提醒的功夫。」

**便利貼拼接組合,重組零碎資訊為完整排程
**蔡錦慧表示,想要避免遺忘,第一個方法就是「寫下來」。主管一句話的交辦、客戶臨時的要求,或突然插入的行程。蔡錦慧在工作中,會將所有接收到的相關訊息,用便條紙寫下,每天早上和下班前整理記錄,與自身工作相關的,寫在桌曆上;與別人有關的,記在線上行事曆上;每晚睡前再檢視第二天所有工作,並設定網路簡訊自我提醒。

台北市專業秘書暨行政人員協會總幹事蔡麗瓊則表示,自己是利用便利貼進行零碎資訊的統合。攤開蔡麗瓊的紀錄本,每一頁都工整地貼滿25張的便利貼,她表示,老闆的交代往往零碎又不完整,因此她隨身攜帶3x5公分大小的便利貼做記錄,之後再透過重新排列便利貼順序,便可掌握行事安排上的邏輯與順序。

一旦釐清了各項作業之間關聯,哪項工作必須通知哪些人,也隨之變得一清二楚。最後針對整理完成的結果,建立檢核表,發出行事曆通知給所有相關人士,就能確保工作有效傳達與提醒。

**利用5W1H****,詳細確認行事計畫完整度
**台北市專業秘書暨行政人員協會會員陳佳宜進一步補充,為了避免安排上考慮不夠周延,她在擬定所有行程與工作時,一定會用「5W1H」反覆自問,確認行程與任務的「時間(when)」「地點(where)」「內容(what)」「與會人(who)」「目的(why)」以及「如何完成(how)」,其中若有任何一項資訊不夠清楚,她必定與相關窗口追問清楚。

「任何工作相關資訊,我必定在3小時內完成處理,」陳佳宜強調,事情繁瑣,只要耽擱久了,出錯的機率就大增,因此所有事務她都強制自己在3小時內要整理好做成記錄,杜絕不小心遺忘的可能。

**流水編號歸檔,表單管理讓重複性工作不出錯
**有許多例行工作會定期重複,若能夠透過檔案管理,為經手工作製作標準作業流程(SOP),就可以大幅減少遺忘和失誤的機會。蔡錦慧表示,自己經手過的所有文件與表單,她都一定會以「流水號+主題」來編號,流水號方便檢索順序,主題則凸顯關鍵字,一眼就知道是什麼活動。例如「2012年1月10日舉辦的台北市秘協月會」,編號可以設為「12001_0110_TPSAA月會」。

陳佳宜指出,資料歸檔最大的意義,是只要累積一兩年的資料,就可以觀察出工作的規律,做出分類:公司每年重要的例行大事、主管個人固定行程,和其他預期外的專案。據此,自己就會明確知道每年固定什麼時間點,會有哪些工作需要籌畫與完成,避免丟三落四。

另外,由於完整收集每次工作後相關文件,兩三年下來,就可以依據內容與流程找出固定待辦事項,然後做成表單,用圖像記憶來輔助工作。蔡麗瓊說,目前許多工作,自己一面處理,一面會比對腦中的表單,將表單當作檢核表,保證該做的事情沒有遺漏。

「讓虛無的口頭要求,變成明確的文字與圖像,才有辦法進行資訊整理,也才能做到不忘,」蔡錦慧強調,事務愈複雜,就要用愈基本的方式處理,與其依賴大腦強記,還不如讓行程變成白紙黑字,自然就能減少遺忘的可能。

專業秘書們記零碎資訊3要訣

1 隨手寫下,事情絕不拖過3小時。

2 自問5W1H,確認所有細節齊備。

3 歸檔整理,將作業流程轉變成表格來記憶。

(整理‧撰文 / 謝明彧  編輯 / 張良姿,本文取材自《經理人月刊》2013年5月號)