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2分鐘決策的 會議技巧

2019-12-14 13:40:06
Managertoday
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Profile 吉越浩一郎 Koichiro Yoshikoshi 1947年出生,曾在德國海德堡大學留學、香港工作,1986年擔任日本黛安芬行銷部長,開始推行資訊公開與當下決

Profile
吉越浩一郎
Koichiro Yoshikoshi
1947年出生,曾在德國海德堡大學留學、香港工作,1986年擔任日本黛安芬行銷部長,開始推行資訊公開與當下決斷的行銷業務會議(MS早會),在會議現場不拖延問題到會後,當場徹底解決問題。
1987年升任副社長、1992年擔任社長至今;2005年達成連續18年增收增益的佳績,獲選為「平成100位經營名人」之一。
吉越浩一郎在1986年接任黛安芬行銷部長時,當時的黛安芬正處於連年赤字、官僚主義、溝通不暢的困境,員工之間也蔓延著一股沒有責任感、散漫的氣氛,派閥對立與組織鬥爭的惡習侵蝕了企業的根基。
而當時的會議也是如此,可以透過一張申議書就好的議題往往必須召開無數次會議,好不容易在會議中決定的議題實行之後,卻被其他的競爭對手先行一步搶走先機。
從那時開始,他就開始在自己的部門開始試著推行新型的MS早會,希望能夠藉由每天的會議,消弭組織中的溝通障礙,在會議中營造開放且扁平的溝通場域,將大家帶領朝往同一個方向努力。 他以開會為起點,帶動了企業的改革。

2分鐘為一個議題下決策

早上7點50分,日本黛安芬社長吉越浩一郎出現在辦公室,先將當天早會的議題資料過目之後,將前一天在應酬中學到的笑話說給祕書聽,先將腦子熱身一下。
8點,員工陸續出現,準備30分鐘後即將開始的早會。
8點25分,幹部與員工陸續開始聚集在與社長室互通的會議室。
8點30分,早會準時開始,除了人事與薪資之外,什麼都能在早會中攤開來談。
吉越浩一郎每天早上召集幹部、管理階層與職員的早會,從8點30分到9點30分的一個小時內,做為MS早會(marketing and sales,行銷業務會議)的時間。
MS早會是吉越浩一郎從1986年接下日本黛安芬行銷部長以來推動的會議形式,他融合留學德國期間看到的精確性、派駐香港體會到的速度感、以及日本文化一向重視的和諧度,將三者巧妙融合在每天都要召開的早會中。
吉越社長召開的會議中,一個議題不超過兩分鐘就能從討論到決定。在會議中就能當場決定「由誰、做什麼事情、什麼時候之前完成」,而不拖延到會後。
一小時的議程內,每天早上約討論40~50個議題,每個議題在兩分鐘以內解決;討論的題目範圍很廣,從業績預估到如何有效消化休假,除了人事與薪資之外的議題,全都可以攤開來討論,沒有什麼限制。
這種討論的方法,由吉越社長選定議題,由負責人報告;接下來吉越社長問問題,由負責者回答,如果想法太過天真,就會被他點出問題點,如果負責者能說服吉越社長,便進入下一個議題。
如果不能說服他,負責者必須在隔天早會之前找出能說服吉越社長的說法,隔天早會再行報告。所以每位員工都是卯足全力,用最簡短的話語連結到解決方法的思考邏輯表達想法。

訓練員工邏輯化思考與表達技巧

吉越社長認為,會議是讓所有員工了解從討論到決策的透明化過程,會議可以說是一個提供員工學習、也是經營者親身教導員工如何邏輯思考的場域之一。
他認為,會議是資訊共有化的場域,透過每天例行化的會議,每位員工均能習得將每件事情深入解析與簡潔表達的技巧,任誰都能有邏輯化思考與表達的習慣。
會議中「全都攤開來討論」,代表的是資訊公開,資訊公開才能讓員工思考時有足夠的思考材料,也好展開邏輯,也有助於會議當場就能做出決定與結論。
具有領導力的社長與員工之間有共識,關鍵就在於資訊公開能使上下一心、朝向同一個方向努力,就連紅利這個社長的專責事項,一般公司都是謠言滿天飛,直到紅利薪資條發下之後才真相大白,他的做法是,他也會在早會中宣布金額,說出紅利金額之後,也緊接著說出希望員工達到的目標營業額數字。
假使沒有紅利,他也會說清楚原因,例如營業目標沒有達到的原因,這樣一來,能讓員工了解自己工作的定位,特別是對新進員工來說,了解自己的工作在整個企業中的位置、責任、功能,能加速工作的速度以提升工作衝勁。
如果說,獨斷的社長告訴想知道多一點的員工「你只要知道跟自己工作有關的事情就好,其他跟你工作無關的事情你不需要知道。」這樣會造成員工不曉得自己的工作在企業中的位置,很有可能會減低衝勁與削弱工作速度。
因此,資訊公開與當下決策可說是一體兩面的會議關鍵。

推行由上到下的「期限」法則

「會議,就是改革企業的開端」,吉越社長說,「由誰、做什麼事情、什麼時候之前完成」的這種設定截限日的法則,是早年他在德國系企業工作時學到,MS早會中以由上到下(top-down)的方法進行,但絕對不是高壓集權式的統治,而是具有領導力的帶領。
透過每天舉行的早會,營造一個公開且扁平的溝通場域,去除溝通的障礙與派系之間的鴻溝,讓員工直接將想法說給經營者聽,讓領導力能夠充分的發揮。
期限,這是日本黛安芬MS早會中必提的事項,每天的早會必須要有當天是期限的主題與負責者報告是否已經在期限內完成指定的工作,也就是說沒有逃避的餘地。
吉越社長認為,一旦訂下「期限」,決不容許有藉口或辯解,因為一旦網開一面,經營體質就會發生問題,即便會視個人能力與主題的難易度調整期限,但是通常由吉越社長與高層定下的期限往往都在一星期之內。
吉越社長認為,資訊科技(IT)工具無法取代會議在企業組織溝通與資訊共有化的功能,從資訊公開做為基礎,讓每位員工都能具有邏輯思考進而迅速決斷的習慣,吉越社長推動融合德國文化的精確、香港文化的速度與日本文化的和諧的早會,已經成為許多日本企業學習的對象。