Managertoday 經理人

用議程啟動企業改革

2019-12-16 03:09:24
Managertoday
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高恩說過一句話:「沒有魔法、沒有竅門、沒有祕密,成果是來自於可靠的計畫、決心、專注、紀律與迅速執行」,日產汽車利用開會達到的成效,關鍵就在於「迅速執行」。在日產汽車的會議當中,以用一天時間討論改善課題

高恩說過一句話:「沒有魔法、沒有竅門、沒有祕密,成果是來自於可靠的計畫、決心、專注、紀律與迅速執行」,日產汽車利用開會達到的成效,關鍵就在於「迅速執行」。在日產汽車的會議當中,以用一天時間討論改善課題的Value-fast會議最具特色,因為主持人必須依照跨部門與會者提出的方案當下決斷。就讓我們來看看日產汽車開會的情形:

日產汽車的會議流程
**流程1
**會議前 籌備工作從會議的3至4周前開始,重點工作包括:
1. 副總級主管與課長級指導員確認課題;
2. 跨部門選出參加者;
3. 選出經過專門訓練的召集人;
4. 召集人與指導員確認會議的進行方式,並且準備需要的工具。

流程2
**會議當天 場地布置:將白紙貼滿會議室的牆壁,激發大家廣泛提案的欲望。
● 9:00~9:15 開場白
1. 由指導員確認課題;
2. 說明會議目的與對於此次與會者團隊功能的確認;
3. 由召集人說明會議時間。
● 9:15~10:00 團隊暖身時間
1. 自我介紹:談談公司以外的事情,營造一個適合溝通的氣氛;
2. 說明規則:由召集人說明會議規則,例如「出了此門,不對任何人說出會議時誰說過什麼」的保密條款,以及「會議室中可以無視於上司與部屬關係」的安全條款,這樣才能暢所欲言。
● 10:00~10:15 與會者歸納想對主管確認的問題 歸納想對主管確認的事情。
**主管登場

● 10:15~10:45 主管說明 由主管說明會議的目的,並回答與會者的問題。
主管退場
● 休息15分鐘
● 11:00~12:00 現狀把握與分析 將業務的流程圖像化(process mapping),並使用親和圖(affinity diagram)廣納每位與會者的意見,以此為基礎進行現狀分析。
● 午餐60分鐘
● 13:00~14:30 制定決策
1. 召集人將每一個決策以費用對效果,列出報酬矩陣(payoff matrix)。
2. 召集人將每一個決策以出優點對缺點,列出矩陣圖並以顏色區分。
● 休息15分鐘
● 14:45~15:45 擬定達成計畫
1. 召集人將前一階段的決策以條列的方式寫下,準備對主管提案。
2. 把握5W1H原則:每一項提案都明確寫下什麼事(what)、在何時(when)、在哪裡(where)、為什麼(why)、誰(who)、如何做(how)。
**主管再度登場
**● 16:00~16:30 對主管提案 對主管提案,主管當場決斷做、還是不做,如果遇到當場非常難決斷時可以緩一天,但基本上要當場做決定。

流程3
會議後 根據結論立即實行。

會議讓日產汽車得到的效果
1. 節省企業開銷:從推動新的會議以來,會議中所提出的改革方案,效果額已累計1200億日圓。
2. 培訓開會人才:全球受過指導員與召集人教育的員工,超過3740名以上。

YES, I KNOW!
報酬矩陣 payoff matrix 報酬矩陣是一種將各種可能方案進行投資對效果的矩陣表,有助於決策者選擇的評價尺度。 提供主管做最後決定
1最後決定的關鍵,在於選擇「獲利機會」區塊,實行容易且收益大的方案。
2有助於會議進入決策階段時,將浪費時間的方案當場放棄不再議。
3如果會議中沒有將每一個可能方案以報酬矩陣進行評估,就匆忙進入決策,很容易造成實行階段花時間進行卻收不到成效的結果。