Managertoday 經理人

從最細節 管到最大量

2019-10-16 16:06:24
Managertoday
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企業開會不稀奇,但是會議要能開得密集,而且還能大事小事通通都可以檢視,就絕對不容易了。不過亞洲最大資訊通路廠商聯強國際的「月報會議」制度,就做到了這個不可能的任務。 企業開會的一大目的,是為了

企業開會不稀奇,但是會議要能開得密集,而且還能大事小事通通都可以檢視,就絕對不容易了。不過亞洲最大資訊通路廠商聯強國際的「月報會議」制度,就做到了這個不可能的任務。
企業開會的一大目的,是為了有效管理、解決問題,聯強的月報會議也不例外。聯強非常強調「大量管理」的能力。為了做好大量管理,聯強的主管就必須對每一項執行細節都要能確實掌握。聯強總裁杜書伍就常對部屬說:「我們公司的主管要管大事,也要管小事。」
在他看來,細節才是最關鍵的地方,因此每個月定期召開的月報會議就是一個很好的管理工具,可以讓管理的張力貫穿到組織的神經末稍。
而聯強的月報會議之所以可以做到這一點並且成效卓著,主要就在於聯強將大量管理的精神,有效地運用在會議上。聯強維修服務事業部總經理許偉德就指出,聯強的月報會議不僅每一位員工都要參與報告,而且是透過層層管控的方式來實施。
「透過層層向上的月報,各階層的主管就可以清楚掌握底下工作執行的狀況和相關訊息,而且可以強化部門內部和部門之間的協調性,」許偉德表示。

檢討問題:分析異常和自我檢視

除此之外,聯強的月報會議在檢討問題的方式上也是鉅細靡遺、絕不含糊。許偉德指出,在月報會議當中,每個與會者都必須將上個月各自執掌負責的工作成果加以彙整,並且透過不同角度、不同剖面的統計分析,將分析的結果以報表的形式有結構地呈現出來,以針對異常或缺失加以檢視。
「透過一層一層的分析,就像剝洋蔥一樣,可以一直剝到問題的核心。」許偉德笑著說,與會者如果在報告時只把現象呈現出來,一定會被主管K。所以在報告前如果看到什麼異常的狀況,自己就要先從各個層面去探討、分析可能的原因,並在報告中提出解釋。
換句話說,在月報會議之前,員工其實已經先進行一次自我檢討。而在會議中,透過同事和主管的重複檢視和集思廣益,則可以再次確認異常的情況以及問題的所在。
此外,月報會議的與會者也會進行名為「Win/Loss」的檢核方式。「所謂的『Win/Loss』,就是把自己覺得這個月做得好的和做得不好的地方,做一個自我評估,」許偉德解釋說,「無論是工作面的、情緒面的、生活面的、或是學習面的都可以提出來。」
他舉例說,如果某位員工上個月因為個人心情不佳,在和同事的相處上有一些磨擦,就可以把這件事列在「Loss」裡頭;如果參加了一個研討會覺得頗有收穫,則可以列在「Win」裡頭。
透過這種「Win/Loss」的檢核,使得聯強的員工在工作檢討之外,也可以有檢視個人在非工作層面的心得的機會。

知識傳遞:練習分析問題、找答案

從公司或主管的角度,許偉德認為月報會議最主要的功能,就是經由各個員工、各個部門從不同角度的檢視,包括縱向和橫向的連結,看到公司營運的全貌,這對聯強在發掘問題、解決問題上是非常重要的。
此外,許偉德還指出,由於月報會議都會累積相當多的報告資料,這些資料會由聯強的資訊部門放到公司內部網路的資料夾,而且聯強每一位員工都可以透過網路,隨時取得同等級的同事或下級部屬的報告資料。
在這些會議的資料中,經常會有許多有用的資訊和know-how,因此也發揮了知識管理的效果。
另一方面,月報會議也具有目標管理的作用,「聯強每個部門都會訂KPI(關鍵績效指標),而KPI必須持續追蹤,訂定KPI才有效果,」
許偉德表示,「所以每個月的月報會議,KPI的回顧和分析就是其中一個重點。」而透過月報會議對品質、費用、成本等各項營運KPI的檢討,可以讓主管對目標的達成度獲得即時的了解,進而做為績效管理等方面的參考。
而對員工來講,月報會議的意義正如杜書伍所強調的,是一種訓練系統性思考、結構性分析的能力的重要管道。許偉德進一步指出,由於月報會議的檢討過程和報告內容都很嚴謹,所以員工在找資料做準備的時候,就等於在練習分析問題、找出答案,其思考的成果就以月報的形式來展現和檢驗。
而員工在會議做報告時,藉由主管的指導和觀摩其他同事,不僅得以改善自己的思考力,並且可以練習表達能力和簡報技巧,對於員工也是一個學習與成長的絕佳機會。
「透過月報會議精準綿密的檢討,使得聯強在激烈競爭的環境中,依然能以卓越的營運績效勝出。」
許偉德強調,現在企業要賺錢很難,很多時候必須靠省錢來維持,聯強能夠將這一點發揮的淋漓盡致,就是憑藉月報會議扎實的檢討功夫。
如果每一間公司在開檢討會議時,都能夠有條有理、追根究底,相信也可以和聯強一樣,靠會議找出企業的競爭力!