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尋求更貼近真實 的虛擬會議

2019-10-17 04:50:43
Managertoday
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全球化通常被視為是市場的巨幅擴張,其中對企業影響最深遠的面向之一,便是勞動力不再局限於本國,而是分散在世界各地。 由於各地分公司的表現與貢獻,均攸關整體組織的產品開發、行銷策略和願景,因此如何

全球化通常被視為是市場的巨幅擴張,其中對企業影響最深遠的面向之一,便是勞動力不再局限於本國,而是分散在世界各地。
由於各地分公司的表現與貢獻,均攸關整體組織的產品開發、行銷策略和願景,因此如何管理跨國團隊,讓跨地域的合作與溝通,運作得更為順暢、有效率,也就成為企業致勝的關鍵所在。
既然在職場上要進行團隊合作的對象廣及海內外,成員之間溝通協調的頻率便有增無減。如果大家都同在企業總部,要召開一場面對面的會議,相對而言就很容易;但是如果要召集散布各國的成員,勢必有相當一群人得舟車勞頓、勞民傷財地趕赴特定據點。
對許多任職於跨國企業或公司業務遍及海內外的經理人而言,出差到國外開會的「興奮程度」,絕對是與日遞減的;對於老闆而言,在收到差旅費用申請單的那一刻,大概心情也不會太好。然而,會總是要開,於是有愈來愈多促進合作的科技,都是試圖要趨近於面對面會議的效果或感覺。

會前充分溝通,會後紀錄追蹤

對於身處外跨國企業的經理人而言,開會總是有增無減,然而開會的形式和工具,卻變得更多元。雅虎(Yahoo!)網路通訊產品經理林柏蒼就指出,無論是透過自家的即時通訊軟體(IM)、網路電話、視訊會議工具,甚或是出國開會,都還是交迭地出現在他的日常工作行程裡。
由於許多同事分處多國,時區也各不相同,因此每當要透過網路召開一場「虛擬會議」(virtual meeting)時,他們通常會在兩個星期前(如果是臨時或緊急會議,當然就另當別論)就先確認彼此的行程表,敲定一個大家都可以「出席」的時間;接著則會擬定議程,連同相關的參考文件寄給與會者,而與會者則會事先瀏覽,提供一些意見回饋;最後正式發起一場會議。
等到會議結束,負責摘要會議內容的同事,會將紀錄寄給與會者,並設定一個「截止日」(due day),請與會者在此期限之前,針對會議紀錄提出修正或建議,最終得出會議的結論與決策。專案經理人或會議召集人會以此文件為共識的基礎,提出相關要求,交付各地的與會者分頭執行任務。
林柏蒼說,通常最後底定的會議紀錄,就形同具有正式的效力,在他印象所及,似乎不曾發生過有同事「不認帳」的情形。
至於透過電腦和網路召開會議的感覺,和面對面的會議有何不同?他則認為,「見面三分情」這句老話還是有幾分道理,畢竟有些同事確實是之前根本就不認識,加上語言的隔閡和文化的差異,誤解所在難免。
不過,在透過即時通訊軟體開會時,偶爾使用一些「表情符號」,倒也有助於增進彼此的理解。曾在傳統中小企業工作過的林柏蒼認為,有些企業主對於即時通訊軟體這項工具,仍帶有「會導致工作效率不彰」的疑慮,但對他而言,「聊天不見得對工作有害」。有時,正因為平日就在網路上和某些「不認識」的同事聊過天,等到正式開會時,反而有種「比較熟」的感覺。

結合多媒體的會議平台,為未來趨勢

對於熟悉即時通訊軟體的工作者而言,必定知道這是一個結合了文字、語音及檔案傳輸的平台,而這3種功能在會議所扮演的角色,均不可或缺。有些事情只要透過文字溝通即可;若覺得打字太麻煩,「用講的比較快」,當然網路電話、室內或行動電話,隨時都可以拿起來撥;至於議程或參考資料,也可透過檔案傳輸來解決;甚至「儲存對話內容」的功能,也可充當初版的會議紀錄。
通訊科技的演進,旨在促使人際溝通日趨於便利和即時,然而人們卻永遠不會感到滿足。看得到字之後,就希望能聽到聲音;通上話之後,就渴望看見對方的臉部表情和肢體語言,畢竟這些細微的線索,有時也足以影響溝通的品質和效果。
即時通訊軟體搭配網路攝影機,當然也能看到對方的影像,但一般而言,有些企業還是會添購視訊會議系統。不過,這類設備價格較為昂貴,使用上也不是立即就能上手,而且還必須在會議雙方或多方均有類似系統時,才開得成會。
儘管應用科技以召開會議的工作者,通常會視需求來選擇合適的工具,但可以想見的是,未來勢必會出現一種價格更低廉、對使用者更友善,並且結合了文字、語音和影像的單一視訊會議系統。
市場情報分析公司Frost & Sullivan指出,未來企業在召開跨越國界與時區的虛擬會議時,勢必會從目前同時使用多項會議技術的情況,轉變為單一一項整合了「多媒體」(media-rich)形式的會議,結合諸如出席狀況檢視技術、即時通訊、聲音、網路和視訊會議等元素。 換言之,未來的「會議科技」,將朝向將影音、文字和應用程式分享等功能整合在同一平台發展,讓跨越時區與國界的合作更具效率。

線上會議流程
1考量地域及時差,在兩周前敲定開會時間。
2擬定會議議程,連同參考資料寄發給與會者。
3與會者應事先閱讀議程及參考資料,並提出意見回饋或建議。
4召開會議。
5摘錄會議會議內容,寄送給所有與會者。
6訂出意見回饋時限,確認會議結論。
7專案經理人依據會議記錄,提出任務要求,交由與會者分頭執行。

夢工場動畫:自己動手開發視訊會議系統
夢工場旗下的子公司「夢工場動畫」(DreamWorks Animation)的CEO傑弗瑞‧卡贊柏格(Jeffrey Katzenberg),對於目前市面上的視訊會議系統非常不滿。為此,該公司的技術部門乾脆自行研發一套或許堪稱是全世界最精密的視訊會議系統。
根據《快速企業》(Fast Company)雜誌2006年1月號的報導,自從911恐怖攻擊事件發生,使得在城市與城市之間的遊走變得日益複雜麻煩時,夢工場的科技團隊便開始在市面上找尋視訊會議的套裝軟體。然而,夢工場的科技長艾德‧李奧納(Ed Leonard)卻發現,市面上的視訊會議系統多半連線困難、品質很差,因而即使組織添購了設備,也是被棄置在角落。 卡贊伯格表示,夢工場是透過影像和文字,以傳遞故事、創意和情感。這既是一門科學,也是一門藝術,而且其中有很多都是非口語的溝通。例如,要透過喇叭擴音器或傳統的視訊會議系統,說明史瑞克(Shrek)的鬼臉或露齒微笑,根本就不可能。
卡贊伯格指出,「夢工場之所以想投資在視訊會議系統上,不光是因為這是一套有助於提升生產力的工具,也因為這是一項社交工具,將我們分散三地的辦公室連結為一體。」
在卡贊伯格提出挑戰後3個月,技術部門就設計出一個模擬典型會議室的空間,有著光滑木桌和舒適座椅。實際在現場的會議參與者坐在桌子一邊,位於另一地的同事則「坐在」他們對面,透過3個巨大平面螢幕,投射進房間裡。安裝在最上面的第四個螢幕,目的是讓參與者分享文件、作品和動畫連續鏡頭。
會議室裡的聲音系統(audio system)則是讓與會者能夠彼此對話、討論,就像在「實體」的會議裡一樣,而非一定等待某位發言人把話說完,才能發表自己的看法。
在這間會議室裡,座椅的椅臂被移除了,目的在鼓勵與會者的身體向會議桌傾斜,從而更接近攝影機。會議桌腳則儘量避免人們會因為坐姿和位置的關係,使得他們的臉落在兩個螢幕之間的隙縫,導致另一邊的與會者看不見。
然而,厲害的不僅止於此。在一間名為「影牆室」(Video Wall room)的會議室裡,動畫創作者不但可以拿著安排電影拍攝程序的記事板進行溝通(可以調整焦距,看得更清楚),有時還會乾脆就從椅子上跳起來,直接把想像中的情節和動作演出來。
目前,夢工場的技術團隊正在開發另一項功能,亦即讓在某處的簡報者能使用雷射光筆,將光束實際投射到遠在另一端的影牆室,以指出記事板上的細節。
至於卡贊伯格,他對於系統的運作還是不甚滿意,尤其是在兩個人頭一次進行虛擬會議之際。他說,「當你遇見某人,就是會有一種出於直覺、不由自主的化學反應,憑藉這點,你在當下就可以研判自己的想法,或是決定要不要信任對方。」複製這樣的互動,就是他對於下一次系統升級時的要求。