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如何克服「對部屬沒信心就無法交辦」的迷思?

2019-11-19 01:15:07
Managertoday
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<span style="color: #0000ff;">如何克服「對部屬沒信心就無法交辦」的迷思?</span> <span style="color: #0000ff;">運用3大

如何克服「對部屬沒信心就無法交辦」的迷思?

運用3大交辦訣竅,部屬接受任務不說NO

「這件事交給部屬會不會搞砸,最後又要我出面善後?」「報到不滿3個月的新人,恐怕無法負責大型專案。」「這個專案太重要了,我必須自己動手。」行銷部門主管暗自盤算該如何交辦滿手的工作,遲遲無法下決定。

《交辦的技術》作者小倉廣強調,把工作交辦出去,是做為主管第一件要學的事。但是,為何多數主管做不到交辦?根據小倉觀察所得發現,多數主管都有一個通病──只有在對部屬有信心時,才會將工作交辦出去。在這個觀念作祟下,主管往往無法順利交辦工作,更帶來雙重弊端:主管自己承攬大小事,忙得團團轉,無暇規畫未來,造成工作效率低落。更糟的是,主管因此剝奪了原本屬於部屬的工作,部屬成長空間受限,影響組織未來發展。

要如何克服無法交辦?小倉建議,主管不妨回想自己過去的經驗:當自己還是基層工作者時,自己的主管是在什麼情形下委派工作?他強調,部屬並不是已經具備了什麼技能後才被賦予工作,而是在被賦予工作後才開始學習;因此主管不必等到對部屬有百分百的信心時,才將工作交辦給他,而是要透過交辦工作,協助部屬進一步學習、累積經驗。

而在將工作交辦給部屬時,主管也應做好風險管控,既要透過交辦工作讓部屬成長,也要確保交辦的工作可達成績效,以下是主管應具備的3個觀念:

1.主管要善於溝通,部屬才樂於承接

「主管的重要職責之一就是與部屬溝通。」《第一次當主管就該學會的領導技巧》作者小山昇強調,主管要培育部屬能力,第一步就必須勉強部屬接受任務,即使交辦的工作會讓部屬感到厭煩、痛苦,也必須要求部屬做出對團隊有益的事。但是,這樣可能會讓主管的人際關係愈來愈差,這時,主管的溝通能力,就成為交辦能否成功的關鍵。

小山指出,主管可以「少量多餐」為原則,將溝通內容規則化,例如,將每年1次、每次1小時的年終面談,改成每年6次、每次10分鐘,靠著提高溝通次數,了解部屬的想法,並確實讓部屬聽到自己的意見。

2.提供部屬犯一次錯的權利,鼓舞部屬的冒險精神

主管在交辦部屬工作時,更要給部屬有失敗的機會,讓部屬能從失敗中學習。身為主管必須從旁輔助,即使發生了任何差錯,也必須保障部屬從工作中學習寶貴經驗,方法之一,就是給予部屬犯一次錯的權利。

前星巴克(Starbucks)執行長詹姆‧唐諾(Jim Donald)在出任展留連鎖飯店(Extended Stay America)執行長時,發現員工只等主管下命令,不敢自己做任何決定的情況,於是授與所有員工每人一張免死金牌,賦予員工犯錯的機會,鼓舞冒險精神。

唐諾的做法隨即獲得豐厚回報,一位分店經理,在聽到某電影公司計畫在當地拍片後,自動打電話向這家公司推銷公司的服務,為飯店帶來了25萬美元的生意。更重要的是,唐諾徹底扭轉員工想要嘗試新事物,又害怕失敗的企業文化。

3.利用份外工作,讓部屬學習主管技能

想要培養部屬能力,可先從份外工作開始。小倉指出,只有早就在做課長工作的人,才具備升任課長的條件;等到當上主管後,才開始做主管的工作就都太遲了。

那要如何將非職權範圍內的工作交辦給部屬?小倉強調,只要賦予部屬非職權上的責任即可,例如,指定沒有法定權限的部屬負責主管級的工作,讓部屬學習以承擔那份責任為榮,有朝一日,部屬也會因為早就在做主管的工作,順利晉升成為主管。

謹守五大戒律,做個稱職主管

交辦工作時,部屬冷漠的反應有可能來自於主管平日不當的作為。只要避開5個常犯的錯誤,就可讓部屬重拾工作動力。

❶****不斷批評:主管經常批評犯錯的部屬,除了被批評的部屬會喪失工作動力外,其他員工,也會同樣失去動力。

❷****設定無法達成的目標:設定過高的目標,當部屬意識到無論多麼努力,結果都註定要失敗時,就會產生負面效應。

❸****缺乏正當理由解除部屬某項責任:把一項有價值的工作,從某位部屬的責任範圍中移除,而沒給予同樣重要或更大責任時,部屬將會抗拒改變,失去工作熱忱。

❹****將部屬的努力據為己有:為了爭取升官機會,將部屬功勞、點子據為己有,將導致團隊失去動力。

❺****侵入式監督部屬工作:對部屬的每個動作、細節都要加以指揮,並禁止任何人自行決定下一步行動,將會剝奪部屬的成就感。

資料來源:《最困難的事別交給最有能力的人》,大樂文化出版

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(撰文 / 陳清稱  編輯 / 鍾碧芳,本文摘自2013年7月號《經理人月刊》)